高职院校档案的收集与信息化管理策略探究

摘 要：随着我国社会经济的快速发展，我国的教育事业也取得了很大的进步，不仅是普通高校出现了一定的改革，同时高职院校教学信息化管理也得到了发展，我国高职院校信息化管理的意识比较薄弱，缺乏先进的手段与技术，在人才方面也比较欠缺，高职院校管理者应该及时的发现这些问题，建立起优秀的档案管理人员队伍，本文就对高职院校档案的收集与信息化管理问题进行具体的分析。

关键词：高职院校；档案收集；信息化管理；策略

随着我国高职院校办学规模的不断扩大，高职院校教学内容也更加的丰富，应该让教学档案在具体的教学活动中发挥出作用，才能够更好的服务于学生，目前在我国高职院校教学中还存在很多的问题，例如：1.教学档案管理意识比较薄弱。高职院校在教学档案方面的制度还不够健全，且管理意识也不够强，很多学校仍然按照传统的制度进行安排，这对学校的改革与发展产生了一定的影响。2.缺乏先进的管理技术。很多高职院校都采用传统的档案管理方式，从文件整理到最后的组卷，但是随着电子技术的快速发展，档案管理工作也变得更加的困难，消耗的成本也比较高。3.缺乏专业的管理人员。要想提高管理的整体水平就应该对管理人员提出高要求，加强管理人员的专业素质与能力，是十分重要的部分。针对出现的这些问题，本文就对高职院校教学档案管理策略进行具体的分析。

一、高职院校教学档案的主要内容

高职院校教学档案是在进行教学管理的时候形成的，它对学校的发展来说起到了十分重要的作用，这些资料应该做到足够完整、真实才能够反映出教学的整个过程，作为教学工作的重要部分，档案管理工作是重点也是难点，具体来说高职院校档案主要包括以下几个方面的材料：1.综合材料。在教学管理中会出现一些综合性的材料，它包括有上级下达的工作规划、规定、办法以及工作计划、工作总结，或者有关于教学方面的奖惩制度、评估以及各种材料等。2.招生工作中的材料。这里面包括招生工作的文件，招生的规定与计划以及新生录取的名单等。3.教学运行中的材料。这主要包括有校历表、运行表、课程表以及其他，还有就是质量管理方面的文件，有教学的大纲、课程建设以及各种经验总结等，对于教师的基本情况以及教学记录也都要进行一定的报告，还要进行适当的试卷分析。4.在实验教学中的材料。在教学实验过程中也会有一些材料，包括对实验室的规划、建设材料、教学实习的材料、计划、总结等等，在学科建设中形成的主要是有关于学科、专业方面的资料，或者简报、总结等等。5.学生毕业工作中的材料。毕业生的档案管理也是十分重要的环节，这主要有上级关于毕业生分配的材料，毕业生的工作计划以及所在单位的信息，毕业证书的发放或者毕业生的合影等材料。由于现在电子技术与信息技术发展的较快，因此很多人也应用了教务管理系统形成的电子档案，在该系统中会采用不同公司的软件与产品，这其中包含的信息也越来越多，主要有：师生信息档案、专业班级档案、在校奖惩档案等等，这些信息与内容直接关系到教师与学生的以后發展。同时还有教学运行的档案，包括人才培养方案，实践环节以及教学日志等等，都是教师指导的具体过程。教师之间也可以利用这种方式来进行一定的教师互评、意见反馈、企业评教等。

二、高职院校教学档案的收集工作

（一）掌握教学档案的特点

高职院校教学档案是档案收集的关键部分，也是整个档案管理的基础，只有做好该方面的工作才能够确保档案的完整性，才能够系统、完善的为教学而服务。高职院校的教学档案与其他的档案是一样的，有着一定的利用价值同时也是自然形成的，它能够准确的反映出教学的特点，其内容与形式有不同于专业的档案，这具体体现在记录的成套性，对于教学档案来说要有工作数量、工作质量各个方面的内容，还要有计划、有组织的进行活动，对于每一届的新生来说都应该拥有这些材料，从招生材料、教学准备材料、教师教学材料、学生成绩材料到最后的毕业设计材料等，这些档案材料之间是有联系的，高职院校档案还有一定的时间周期性，通过教学档案不会采用公元年度的方式，而是利用学制年度、教学年度来进行衔接，从而构成完整的循环周期。教学档案也是由教学文件转化而来的，有的来源是教务系统、有的是管理机构，有的来源于教学单位，这些内容又全部都分散于各个部门中，因此给教学档案的管理也带来了一定的难度。

（二）加强档案法制建设

高职院校教学档案收集工作最关键的就是依法治档，要按照《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理法》的有关规定进行制度建立，高职院校的档案管理应该体现在各个方面，让这些工作与制度都有法律相关的规定，还要大力的宣传与执行档案相关法律，从而提高全体师生的档案管理意识与法律观念，根据高职院校的教学特点来制定出相应的管理方法，从而加强教学工作的管理力度，让教学档案朝着更加规范化、科学化的角度发展，同时还要定期的开展高职院校教学档案的活动，对这些工作要进行及时的发现与表彰，出现了问题要及时的更改，如果问题严重的话要批评并改正，这样才能够有效推进高职院校的执法力度。

（三）掌握档案收集的时间

掌握档案收集的时间也是十分重要的环节，从高职院校教学档案的特点来看，教学文件材料的形成是有一定的周期性的，作为档案管理人员来说，应该合理的安排教学文件的归档与收集时间，并且将时间选在10月份前后比较适合，在每一个学年度结束几个月之后基本的准备工作就可以开始了，特别是学生要开学或者期末考试这段时间都是比较紧张的时间，且时间更加的充足一些。

三、教学档案信息化管理与发展是趋势

（一）档案管理工作难度加大

教学档案是教学管理中较为重要的部分，也受到了高校领导的关注与重视，在教学过程中会保存很多有价值的文字、图像以及各种材料，这些内容涉及的范围很广，能够帮助高职院校得到更大的发展，因此对这些材料进行合理化的管理也是很有必要的。近些年来，高职院校的资料管理比较困难，主要是由于信息量在不断的加大，原来一位档案管理人员就能够完成的工作，现在需要多个管理人员才能够完成，原来只需要四个文件柜就能够将这些文件存放，现在需要多一倍才能够容纳，这样的信息量增加直接导致高职院校人力财力的损失，同时如果出现了这方面的问题在短时间内是无法得到解决的，因此就会影响到教学档案管理的整体质量，同时很多办公软件以及计算机技术的普及，让很多资料都采用了电子档案的方式进行存储，这样就比传统的纸质存储方式更加的方便简单，也让一些管理方面的难题得到了及时的解决。

（二）档案管理手段落后于发展

目前的教学档案管理手段已经受到了一定的限制，随着高职院校评估的不断深入，档案的管理受到了人们的重视，很多信息与材料也都来自于档案，因此要想确保档案的完整性就应该整体提高教学质量，可以通过档案管理人员来找到相应的档案资料，当然这样可能会耗费一定的人力物力，还有可能损害原来的资料，因此这种传统的管理模式已经不适用了，不能够再采用这种被动的管理方式，而是要满足对档案的整体需求，要求在最短的时间内能够获得最全面的信息。

四、加强高职院校教学档案管理的措施

（一）重视教学档案开发的价值

档案其实就是历史的真实写照，也是工作的新开始新起点，高职院校在建设档案的时候也要注意对信息资源的进一步开发，只有不断的深化教学改革，强化教学管理的质量，才能够获得更大的进步，例如可以将教师的课件、电子教案等刻录成光盘进行保存，等有新的教师入职的时候可以来进行参考，或者可以设置相应的精品课程来提供依据，学校的优秀毕业生或者获奖的人员也可以将他们的信息整理起来归档，可以供在校学生观看或者应用在教学研究方面，高职院校要充分的借助网络这个平台进行信息的发布，实现优秀资源的共享，让更多的高职教职工以及学生能够学到更多的知识，提高他们的工作效率。

（二）加强组织领导提供组织保障

高职院校档案管理工作应该以高职院校的发展为主，高职院校领导也应该重视该方面的问题，充分认识到档案管理的重点，多开发相关的信息资源，档案信息资源对经济社会的发展有着十分重要的意义，也有着不可替代的重要性，对于整个的学校来说，这就像是一种反射点能够反映出具体的情况，从客观的角度来分析出现的问题，将教学过程中的每一个环节都进行详细的分析与说明，因为这也是广大师生共同的心愿与想法，把握好客观规律才能够将这些问题合理的解决，对于学校来说应该给予高度的重视，特别是要将现代化的管理放在首要位置，不断地为档案管理部门提供新的资料，作为一门涉及广泛的工作，档案管理工作是十分的严谨的，档案管理人员也要有很高的素质与水平，多充实自己的思想与能力，加强大家的档案管理意识，让每一个人都能够从岗位上得到满足，对于自己的岗位也都能够尽心尽力的去工作，做好档案管理的每一个环节。

（三）建立健全的档案管理制度

高职院校领导应该对教学档案管理问题提高重视，或者开展档案意识的宣传，不断的统一职工的整体思想，让这些教职工人员认识到档案管理的重要性，及时的对教学进行评估、研究以及改革才能够获得更大的发展，为了保证教学的整体质量可以制定出合理的档案管理制度，在学习《高等学校档案实体分类法》和《普通高等学校档案管理办法》的时候，可以制定出严格的责任制度，有学校的各个部门进行分配工作，还可以建立起明确的责任机制，对这些管理部门进行一定的监督、检查，确保问题能够及時的解决，对一些工作做的不好的地方要及时的改正与提高。

（四）建立高素质的档案管理队伍

档案管理人员的业务水平与综合素质是十分重要的部分，档案管理人员的素质高低直接影响着档案管理工作的好坏，高职院校要做到有规律、有针对性的进行教学档案培训，学习更多的先进手段，不断的提高管理能力，才能够加强与其他院校之间的交流与沟通，多学习他们的成功经验，从而提高自己的管理水平。作为高职院校来说，应该拥有先进的教学管理软硬件设施，例如打印机、投影仪、计算机等都是必备的，同时还要注意对档案信息化管理方面软件的开发，对电子文档做好分类的管理，从而提高教学管理工作的效率。这种保密的方式要比纸质保密方式更加的简单，对收集的资料应该要有备份，让这些文档处于只读的状态中，还可以根据不同的职责来进行管理，对于管理者或者使用者来说都能够自由的使用这些资料，或者下载下来使用，对一些比较重要的文件要进行加密管理，才能够得到更好的利用。

（五）推进管理达标升级

信息化建设应该充分满足高职院校工作需求，这也是高职院校未来工作的主要标志，推动高职院校档案工作的数字化与网络化，就能够让高职院校朝着更好的方向发展，这也是未来发展的必然趋势，学校还应该加强在该方面的资金投入，也可以与政府相关部门相结合，进行档案信息化的重点管理，不断地开发出更加创新型的网络管理软件，将数字化作为重点部分，让传统纸质管理转变为电子化的管理模式，同时根据新形势下的档案管理工作提出具体的要求，才能够进行信息的检索与收集，从多个角度去分析出现的问题，并进行合理的解决，坚持将网络计划融入到现代档案管理工作中，实现多方位的档案管理目标。

五、结束语

综上所述，主要对高职院校档案的收集与信息化管理策略进行分析，可以看出，档案管理工作是一项十分重要的工作，它能够反映出科研、行政以及各个方面的内容，是历史发展的真实写照，作为高校档案工作来说应该不断地实现信息化，加强高职院校档案信息化建设，才能够认清楚当前的形势，不断的创新得到新的进步与发展。在信息技术快速发展的今天，高校应该对各种资源都进行充分地利用，这样更有利于学校教学质量的提高，学生也能够得到更好的教育与服务，对于广大师生来说，应该本着互相学习的目的，加强信息化档案管理的促进作用，为以后的高校档案管理工作提供更多的帮助。

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作者简介：

黄瑞洁（1987—），女，汉族，广东台山人，本科，办事员，研究方向：档案管理。