档案人员轮岗实施方案研究

冯佳

档案人员轮岗，有利于调动和激发档案人员积极性与创造性，提高档案人员的业务水平和专业技能，持续激活档案人员的潜能，进而实现工作效益提升；在档案部门内部形成专业上的合理搭配、知识和工作经验上的优势互补，从而达到岗位和人员的最优匹配，有助于增强档案部门的整体凝聚力和档案部门的高效运转，轮岗不仅是岗位的轮换，更是知识、信息、技术和经验的交流，对提高档案工作整体水平具有重要意义。

在通过岗位轮换取得上述优势的同时，如果对于轮岗管理不当，也会带来一些问题。一是思想观念转变上的问题，很多档案人员已经完全适应了岗位上“从一而终”的工作方式，习惯和安于本职位工作，一旦轮岗会顾虑重重，产生种种畏难想法。初始推行轮岗，必然会有很多思想、意识上的阻力和观念上的障碍。二是表现在成本上，包括时间、培训成本以及被轮换者在新岗位上产生错误所带来的成本等。三是在过程控制上，如果缺乏有效控制手段会出现短期甚至较长一段时期的混乱局面，延误或中断一些工作的执行与实施。

一、轮岗原则

1.自愿原则

档案人员有自己的职业生涯规划，有的乐于轮换岗位，而有的则未必需要通过轮岗的方式来激发工作的积极性和创造性。在岗位轮换的过程中，需要注意因人而宜，避免一刀切的现象。年龄偏大的档案人员完全适应了岗位上“从一而终”的工作方式，暂时无法理解和接受轮岗，被迫调动岗位，有可能会出现工作不积极，工作兴趣不高等情况，反而降低了原有的工作效率。所以确定轮岗对象时一定要兼顾档案人员的个人意愿。在实施岗位轮换之前，必须对档案人员的特点和发展方向进行深入的分析和把握，进而确定最终的轮岗方案。我觉得可供借鉴的一种思路是主动轮岗，也就是由档案人员个人主动提出轮岗申请，再由档案部门管理者负责审核，统筹安排。

2.总体稳定，局部轮换的原则

坚持在总体岗位稳定的基础上，局部范围实行轮岗，以保证档案工作正常开展和档案人员的工作相对稳定。在轮岗前，制定出一套详细的轮岗制度，规定出轮岗的周期、控制好轮换的范围和人员，形成一套完整的方案，达到有目的、有次序、有针对性地轮换。有计划、有步骤地或交叉、或跟进地进行，做到循序渐进、稳步推进。

二、轮岗方法

岗位轮换一般有3 种方法：第一，完全轮岗法。全部或大部分按一定顺序或周期进行轮岗。第二，部分轮岗法。根据岗位需要和人力资源情况，以相互学习知识和技能为目的，在小范围内，部分人员之间进行轮岗。第三，混合轮岗法。是将以上两种轮岗方法结合起来，按一定的组织程序来实施的轮岗方法，这种方法适应性强。

基于自愿和总体稳定，局部轮换的两个原则，档案部门内部轮岗建议采用部分轮岗法。可以采取以下三种形式：

1.新员工巡回实习

新员工即刚分配来的毕业生以及从外单位调入未从事过档案工作的人員，前者具有较系统的专业理论知识，但缺乏实践经验；后者对档案工作很陌生，心中无数。为了解档案工作全貌，应视其本人情况，安排到每个岗位上见习，让他们亲自体验不同岗位的工作情况，经过见习轮岗后，再根据他们的工作能力和适应能力给其确定适当的位置。

2.培养复合型人才的轮换

档案人员轮岗交流是培养复合型人才的一种既经济又有效的方法。选择综合素质高、业务能力强的业务骨干作为轮岗的对象，对这些业务骨干进行有计划、有目的的轮岗锻炼，培养他们一专多能的能力，以便在档案业务内容发生转变时， 能够胜任工作。

3.岗位对换

对于出现倦怠情绪的档案人员进行合理轮换，提高其积极性和主动性，提高工作效率。轮岗交流可行性比较高的方法是双向的、互换的，即你到我这儿来，我到你那儿去。即有利于保持档案工作的稳定，又能达到经验交流的良好效果。

三、轮岗管理

1.切实做好轮岗的整体安排

轮岗应该制定科学详细的岗位责任制和切实可行的轮岗计划，明确轮岗对象、轮岗时间、轮岗目标、岗位交接、岗前培训、考核标准、轮岗效果评估及轮岗工作协调机制等一系列问题。事前对档案人员的发展能力进行综合判断，以做好人员及岗位匹配安排，并制定配套体系，以保证个人能力与岗位要求能有效地过渡、结合。长期、正规、有计划的进行轮岗，将轮岗细化、规范化，形成有据可依、有章可循的一套制度，循序渐进，稳步实施，以保证轮岗的规范性、有效性、可持续性，并在实际操作中不断总结经验，调整改进方法，使轮岗制度日臻完善。

2.确定合理的岗位轮换周期

岗位轮换的周期要根据各个岗位的特点合理确定，注意对不同岗位给与不同的周期，对工作强度大、技术复杂的岗位应给予较长的工作时间，轮换周期也可相对长些，保证档案人员有充分适应工作性质和发挥潜质的时间。对工作任务简单、业务性不强的岗位，可以根据实际情况拟定时间，达到轮岗的目的。轮岗周期应根据实际情况而定，不应该是个统一的标准。

3.务必完成轮岗交接工作

档案人员轮岗交流时必须相对保证工作的连续性和稳定性，否则，就会影响正常工作的开展。所以，搞好交接，是轮岗工作的一个重要环节。这就要求每个档案人员都应在离岗前做好本岗位的结尾和交接班工作，保证轮岗的顺利、通畅的实行。

即将离岗者将移交、归档的资料全部及时移送、交清，包括文件清单、物品清单、工作进度清单、工作注意事项、工作经验总结报告等，确保各项资源完全移交、确保各项进展中工作接收者清楚了解。在轮岗中建议实行交接过渡期，在过渡期内，原岗位人员有责任辅导继任人员的实际操作，及时提醒注意事项等，以便后行接岗者在短期内尽快适应熟悉新岗位工作要求，确保档案工作的衔接、稳定和连续。

4.建立可量化的岗位评价标准和考核制度

轮岗不可盲目的进行，要有严格的考核制度和评价标准制约，定期对轮岗人员进行工作考评，对轮岗结果进行量化，结合档案人员表现和岗位性质对其工作态度、工作能力、发展潜力、工作绩效等进行综合考核，作为奖惩、晋升、轮换、年终考核的依据。从整体上建立一种较公正的档案人员岗位责任，这是档案人员轮岗得以顺利实行的关键所在。制定完备的考核制度，才能对今后工作进行现实的指导，才能达到预期目标。

5.抓好监督机制和反馈机制

在实行轮岗过程中，档案部门应该注重发挥监督指导作用，适时监督档案人员的轮换情况，考察档案人员是否适应和胜任本岗位工作，发现问题及时解决。对个别不能胜任者，及时予以调整，以便合理使用人才，充分发挥现有员工的使用效益。必要时应给与相应的指导和帮助，引领档案人员进行轮岗，避免盲目轮岗和出现混乱。

在轮岗后，及时将轮岗考核结果反馈给被考核人，并提出书面评议及建议。定期对当事人进行追踪调查，倾听个人意愿，指导和帮助轮岗者解决工作中的困难和问题，并对其进行一个专业性的评估，了解其特点和不足，给予尽可能的培训和帮助。

（工作单位：中国石油辽河油田分公司勘探开发研究院）endprint