高校学生档案信息的数字化管理方案

王欣童

摘 要：随着社会科技的飞速发展，全球已经进入了网络化、大数据的新时代。因此对于档案信息的管理建设也应当做到及时创新、与时俱进。随着信息数字化的日趋发达，建设高校学生档案信息的数字化管理方案也已然成为必然趋势。而事实也证明，学生档案的建立对于高校的发展和建设有着关键性意义，既可以提升学校对于学生的管理效率，又帮助学生在各方面完成发展和提升，这也是实现中国公民档案信息数字化管理的关键一步。

关键词：高校学生；档案信息；数字化方案；管理建设

高校学生档案是记录学生的成长和教育的重要部分，其中的主要内容是学生在受教育的过程中所取得的成绩以及个人成长等信息，本身具有真实性、代表性等特点[1]。学生档案的创建是我国高校管理学生的重要部分之一，但由于档案信息的数字化管理模式仍处于发展早期阶段，如何从纸质档案转化成数字信息？如何实现网络数字化管理？现实与理想存在很大的差距，因此需要通过多元化的视角来进行分析处理、并提出可行性的方案。在本文中，笔者就建设高校学生档案信息的数字化管理的理由和功能以及其中所存在的不足之处以及问题展开探讨，以期可以为高校建设学生档案数字化管理的创新和改革带来一些借鉴和参考。具体内容如下：

一、高校学生档案信息数字化概念

高校学生档案信息数字化同数字化档案、数字档案等并非同一概念。高校的学生档案数字化更加侧重于档案的发展状态、模式以及趋势等[2]。而数字档案以及数字化档案则侧重于档案所存在的具体状态，换言之也就是档案本身。高校学生档案尽管也存在一些特点，但是它本身的工作体系跟别的档案工作却没有什么不同，其中具体包括有学生档案的归类和整理、统计与接受征集、研究与编辑、检索与编目、各种服务的提供与管理维护等。所以高校学生的档案信息的数字化是应当包含有档案工作的每一内容和环节，这是随着扫描技术、计算机运用、摄影、OCR、储存与数据库、互联网等各种现代化信息技术的发展而产生出来的新一代档案发展态势。它主要是将各类学生档案资源载体变为标准的数字化档案信息，并且通过网络技术来推动整个学生档案系统中的诸多程序往数字化方向发展，从而达到提升高校学生的档案给用人单位、学生来提供档案利用效率的目的。

二、数字化建设在高校学生档案管理中的重要作用

（一）有利于提升学生档案信息的安全性和完整性

学生的档案信息是对学生成长和教育的记录，在传统的管理模式下，我国高校基本全部是所采用纸质档案，通过人工抄写或者电脑输入来对学生的信息进行记录和保存，导致在记录、使用、利用中出现效率低下、信息检索困难等一系列的问题。然而随着我国高等教育的不断发展，教育水平得到不断提升，学生档案中的信息量也在不断增加，如果还停留在纸质档案的操作与管理模式，会导致在对学生档案信息进行整理过程中，因为缺乏人力而导致误差发生，从而无法最大程度的保障档案信息的完整性和真实性。此外，在纸质保存的具体过程中，因为是学生档案采用单套制保存，并且储存设施和场地都存在不规范的情况，也会造成学生档案的信息出现缺失和遗漏的情况[3]，因而创建学生档案的数字化管理，可以为档案信息安全性和完整性带来相当程度的保障。

（二）帮助提升对学生档案的管理水平

以往所使用的传统纸质档案，使得学生档案的调查和使用工作存在重重困难[4]，所以无法迅速、及时、准确的获得学生档案内的信息内容。取档、查档的过程也是对人力、时间以及物力的一种较大的损耗，一方面使学生档案工作人员的工作量无形中被加大，另一方面也很大程度的降低了工作的效率。

在创建学生数字化档案信息的基础之上，档案管理者只需要获取并整合校内学生网络管理的各项数据，汇总合并为以学生（个人）为单位的数字化档案，建立数据库并可以实行异地备份等形式，安全、真实、高效、准确。同时，档案利用者只需要使用网络和电脑便能快速、准确的申请获得学生档案内的有效信息，通过网络申请和查询平台的使用来实现无地域限制（不局限只在档案保管地）、24小时（不局限于只在工作时间）全方位的档案服务，从而及时有效的对高校学生的档案信息进行管理，由“重藏轻用”向“藏用并重”发展，不仅提高了档案保管的完整程度和安全系数，更是大大的提升了学生档案信息利用的效率，优化了学生档案的管理水平。

（三）学生档案信息的数字化是推进全社会档案数字化的基础

高校学生档案（学生档案）是现阶段我国公民产生的第一份个人档案，是人事档案的基础。在学生从高校毕业之后，参加社会工作时产生的其他相关材料与高校的学生档案合成以后，形成了公民个人的人事档案。在现代中国的社会模式下，人事档案的使用贯穿了人的一生，非常重要，然而庞大的人口数字之下就产生了庞大的人事档案管理，纸质、原始、低效一直是无法解决的难题。从问题产生的根源来看，只有能够从第一份学生档案开始实践档案信息的数字化管理，才有可能实现涉及全国每一个人的人事档案信息的数字化，这是推动全国档案数字化的关键契机和有力抓手。

三、推进高校学生档案数字化管理所面临的问题

（一）管理水平和管理意识有待进一步提高

盡管当下对于高校学生档案的数字化建设已然开始起步，但是在建设的过程中，在管理水平以及管理意识等方面还存在着诸多问题。相当一部分的管理工作人员对于高校学生的档案数字化管理工作的认识不透彻[5]，导致无法对高校学生的档案进行专业化、科学化和规范化的处理，而当下的高科技信息网络技术也无法充分利用起来。消极的、保守的管理者往往会止步于传统的管理方式和方法，并不能够自觉运用科学管理的思想方法和原理原则去认识、分析和解决面对的学生档案管理的瓶颈问题，缺乏整体意识、人本意识、市场意识和创新意识。

（二）对于高校学生档案数据库的建设尚不完善

高校学生档案信息的数字化建设核心基础是拥有完整的信息数据库。但目前我国高校在建设学生的档案数据库方面发展尚不完善，对于高校学生档案信息的数据分析以及管理工作，尚在初步发展阶段，如果缺乏完善而健全的信息化数据库，也就意味着无法对高校学生的档案信息展开规范化和科学化的管理[6]，如此也就导致管理信息的工作人员无法将信息进行及时有效的收集、整理和储存，更无法及时、准确的学生的信息档案加以分析和利用，从而在实用性方面就打了折扣。

四、提升高校学生档案数字化管理的具体方案

（一）提升高校档案管理工作人员的专业水平

对于推进高校学生档案信息数字化建设而言，档案管理工作人员是不可绕开的存在。所以如果想要提升高校学生档案数字化管理工作水平，就必须要求档案工作人员提升自身的技术水平。在以往，高校学生的档案管理工作人员在数字化网络信息系统以及计算机网络应用技术方面水平较低，从而极大的阻碍了各高校档案管理工作的水平和效率。因此，省级档案行政管理部门可以有针对性的组织对高校档案管理人员档案管理最近发展情况、信息数字化、计算机网络技术等方面的专题培训，从而提升管理者的档案理论水平、激发信息数字化的改革追求。

（二）对管理模式加以改进

从高校的学生档案管理的具体工作来看，应从学生进入高校之时就开始建立对应的学生信息档案，并创建完整的学生信息档案目录和模块，及时且准确的把学生的教育内容以及成长信息进行汇总，以便在切实保障档案信息的完整性、安全性和真实性的前提之下，能快速并准确的对档案信息进行整理、分析、储存和管理。

从高校的学生档案管理机构来看，应以省级为单位统一学生档案信息数据化模式，才能打破各高校之间因管理差异造成的阻碍和隔阂，实现同其他专业性单位进行信息共享和信息交流的目的，最终建成全国高校学生档案信息网络管理体系。

（三）不斷增加、完善学生档案的信息内容

2017年教育部颁布了新修订的《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号），此次修订的内容对3000多万在校大学生的学习和生活产生重要影响，已经于2017年9月1日起施行。修订内容主要涉及5个方面：一是进一步强调坚持社会主义办学方向，着力促进高校落实立德树人根本任务；二是落实高等教育综合改革新要求，为高校学生创新创业提供制度和改革支持，鼓励和保障高校建立更为灵活的学习制度和适应自身特点与需要的学生管理；三是贯彻以学生全面发展为本的理念，强调高校要建立公平公正的制度环境；四是着重规范了高校学籍管理行为；五是推动高校转变管理理念，促使学校管理更加科学化、人性化。

作为高校学生档案信息的管理部门应当认真透彻的学习文件精神，结合《规定》中的五项要求，增加、丰富、完善、改革、创新学生档案信息的内容，从而提高档案信息管理的全面性，为信息数字化提供更多的服务内涵。

五、总结

对于高校学生档案信息的数字化管理，是管理高校学生档案信息的关键所在，因而笔者立足于现代信息数字化管理的发展观，提出了高校实施学生档案信息数字化的必要性和紧迫性，认为只有完成了这一步基础性的、实质性、跨越性的工作，我国才能逐步实现全国公民档案信息的数据化管理。

参考文献：

[1]储华.高校学生档案管理中信息数字化管理模式应用研究[J].中国管理信息化，2017（17）：190-191.

[2]陈淑香.新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策[J].山西档案，2016（1）：128-130.

[3]刘倩.影响高校数字化档案信息安全管理的因素及对策分析[J].蚌埠学院学报，2016，5（5）：164-166.

[4]程秋平，王辉.基于数字化标准的学籍档案信息管理系统[J].兰台世界，2016（22）：78-80.

[5]刘亚静.高校档案管理数字化的实践意义及建议[J].赤峰学院学报（自然科学版），2017，33（14）：179-180.

[6]徐德光，位晓晓，李常先.基于FlexPaper的高校纸质档案数字化平台建设[J].中国信息技术教育， 2016（9）：92-95.