文件全生命周期理论下对基建项目档案管理的探讨

刘友俊

摘要：文件生命周期理论（Document life cycle theory）即一些国外学者十分推崇的理论，同样亦为现阶段档案管理学中的核心理论，是档案系统与相关工作者将档案管理预先渗透至基建项目文件材料的阶段，是基建项目档案全过程管理的凭证。文章将以文件全生命周期理论下对基建项目档案管理的探讨作为切入点，在此基础上予以深入的探究，相关内容如下所述。

关键词：文件全生命周期理论；基建项目；档案管理；探讨

1.文件全生命周期理论基本概念

文件全生命周期理论即从文件的生成、利用履行组织职能阶段，直至效用的消失，亦或在完成使用对其予以销毁或归档永久保存（Archive permanent storage）的全过程。文件全生命周期理论基本理念即：（1）现行文件（Current document）、转化档案（file conversion）直至销毁是一系列的运动程序，无法被分割；（2）文件從生成直至档案消亡的运动程序包括生成、使用、留存以及长时间保存等阶段；（3）差异化阶段的文件和服务目标、留存机构与管理体系间具有一定的联系，即文件运动环节各阶段性变化的主要因素。文件全生命周期理论对现阶段档案管理意义深远。

文件全生命周期理论是现阶段档案管理学的依据， 其实质作用无可替代，文件全生命周期理论从根本挖掘了文件的运动脉络同时进行合理抽象，不但为现行文件至档案全过程控制构建了明确的指导思想，而且为档案系统与相关工作者预先介入文件管理奠定了良好的基础。

文件生命周期理论从整体揭示了文件运动各环节的变化，因此为文件各环节管理铺平了道路，因为不同阶段的价值结构有所区别，因此服务目标、保管场所及管理方法都存在各阶段的特性，这就需要需要管理系统亦或管理人员尊重各阶段文件的差异，有指向性的处理各阶段的价值形态，在深化全过程管理的基础上，依附于各阶段的特性予以阶段性管理。

文件生命周期理论诠释了文件运动环节的内在联系及相互作用，为现行文件至档案的整体有效管理，为档案系统及档案工作者对文件予以预先控制提供了理论依据。现行文件至档案就像一个白酒生产工序，是阶段性且连贯的运动工序，一定要将从现行文件至档案的管理当做一个系统工程来做，通过整体的工作体系及方法去控制各有特性却存在内质联系的档案周期。切勿将文件管理和档案管理理解成两个独立的系统，一定要侧重于从组织体系、管理方法的统一性。

而且，现行文件的质量从根本影响着档案管理的优劣，因此需要档案系统或相关工作者主动的予以文件预先控制，从根源控制文件材料的质量与数据传输，用以保障档案的质量，降低重复工作率，最大化的加强工作有效性。从根本避免由于现行文件管理不到位造成现行文件材料缺失的问题。文件生命周期理论印证了文档整体管理的合理性。在档案工作过程，尤其是在基建项目档案管理中，相关工作者要侧重于工程管理和档案管理一体化原则，依附于基建项目文件的运动脉络，实现基建项目文档的整体管理，构建前沿有效的项目档案管理体系，深化预先管理，加强全程管理及预先控制的统一性，保障基建项目档案的安全性、完整性以及准确性。

2.档案管理概述

档案管理涵盖了：（1）档案搜集；（2）档案整理；（3）档案价值评估；（4）档案保管；（5）档案编目和档案检索；（6）档案统计；（7）档案编辑；（8）档案提供利用。上述工作程序的划分仅相对稳定并非绝对，而且一些档案工作人员也将上述工作分成六个环节，更有将档案工作分成基础工作与利用工作两大类的。因为目前档案管理工作已具有较强的系统性，因此也有依附于多层次予以划分的模式。其第一层次即为档案实体管理与档案信息拓展两部分，下属系统又分成很多层次的子系统。档案实体管理包括搜集、整理、鉴定、存储以及统计等程序；档案信息拓展包括信息完善与信息传输等因子，信息加工通过目录编辑、文献汇总及编写参考资料所构建，信息传输通过提供阅览、复制、咨询、函调、外借与出版、展览等服务工作所组建。整个档案管理机制与下属子系统在运行过程均构建反馈模式。伴随档案管理现代化的全面进程，对档案管理工作的构建会存在一定的影响。档案管理的主要侧重点即为社会实践服务提供有效的档案信息，档案管理机制的构架依附于这一基本理念而设置。其中所有环节工作都是不可或缺的，同时有一定模式。其构建一个有机整体，为实现档案管理机制的整体功能而起到各自应有的作用，同时相互存在内置的联系。

3.文件生命周期理论在基建项目档案管理中的应用

基建项目档案即工程建设项目从开始设计、决策直至开工整个过程中形成的需要归档保存的一系列文件，其中主要涵盖下述几个主要文件：（1）调研（2）基建项目的提出（3）评估（4）可行性分析（5）设计（6）决策（7）现场勘测（8）招投标（9）监理（10）工程（11）试运行（12）设备验收（13）竣工。

基建档案保存内容包括工程建设的所有过程，再现了基建项目管理过程与工程实体的原貌。基建档案的特性即：（1）系统性（2）多元化（3）准确性（4）真实性，精准而系统的基建档案不但为工程验收、事故成因以及责任认定奠定良好的基础，同时为未来予以维护及扩建等工程铺平了道路。因此，从指标化的层面分析，我们都知道，任何一个工程项目都一定要通过准备、监理以及竣工验收等环节，而不同的环节势必会生成相应的文件。举例说明，在工程前期需要可行性分析与立项文件相关工程协议；在监理方面包括监理会议提纲、监理计划、质量控制、造价控制以及进度控制等；在工程环节有建设工程资料、相关设施资料、设备装置工程资料、工程记录、材料检测文件以及相应工程试验等文件；竣工验收环节包括相应的竣工单、竣工图、工程结算、验收记录以及各环节的声像与电子文件等，发生了问题还有相应的变更说明，很多批件材料均为评定工程建设质量的主要参照。伴随经济建设的全面进程，基建工程项目不断增多，因此深化对基建档案重要性的认识，构建齐抓共管的基本思想，已然成为未来基建档案管理的核心内容。

文件生命周期理论揭示文件需要历经几个阶段，这几个阶段其实即为文件转型成档案的几个基本环节，从现行文件直至档案生成是一个具有衔接性的一个过程。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）就是依附于文件生命周期理论对基建项目文件归档及档案管理予以了指标化规定。基建项目档案工作实践过程，相关人员一定要依附于工程建设，把工程建设和档案管理进行全面整合，根据基建项目文件的生命运动脉络，构建有针对性的档案管理模式及管理网络，对文件予以预先控制及全程整体管理。我们要做到文档整体管理，最化的降低重复劳动，进而深化档案管理绩效与工作的有效性，并保障项目档案的完整性。

参考文献：

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[3].蒋晓强.加强六项建设 夯实业务基础努力开创全市档案事业发展新局面[N].天水日报，2014.