办公自动化与文书档案管理分

章桂旻

摘要：伴随着当前我国科技的不断发展，在计算机硬件方面和网络也得到了很好的发展，文书档案的管理方式也在进行着不断的创新，在当前的办公使用已对自动化的系统进行了很好的使用。在当前的办公当中使用到自动化的系统可以有效的提升文书档案管理的工作效率，但是在这一体系的使用过程当中还有有着很多的问题。因此，就当前办公自动化的文书档案管理当中存在的问题进行相关的分析，且提出合理的解决方案。

关键词：办公自动化；文书档案管理；问题分析

引言：

在当前的企业运作发展当中对文书档案进行有效的管理是非常重要的一项工作，这关系到企业诸多方面的内容，且管理的工作是每一个企业发展当中非常重要的一部分。在以往的文书档案管理工作当中必须要投入大量的人力和资金，但是在当前科技高度发达的环境下，办公文书档案的管理已在向着自动化在发展，为了更好的确保文书档案管理工作是顺利进行，那么就必须要对这一工作当中存在的问题进行有效的解决。

一、文书档案管理办公自动化

在企业的文书档案办公工作当中自动化的管理方式是一种全新的理念，这一种技术的使用必须要建立在良好的计算机技术和互联网技术的基础上，这样才可以有效的去发挥这一种技术的功能。在当前的办公自动化系统当中使用了非常多的信息化技术和全新的设备。在进行文书档案管理期间，必须要使用到各种各样和工作有关的办公档案数据，必须要对打印机和计算机进行有效的结合，根据文书档案管理办公自动化的系统而言，工作人员在进行办公自动化操作期间，必须要将有关的档案数据都录入到计算机的数据库当中，从而工作人员才可以有效的按照相关步骤来进行操作，且才能对数据库当中的相应资料进行寻找，同时去有效的完成有关的工作。另外，在进行文书档案管理办公自动化期间必须要对相应的操作系统和软件进行不定时的维护和更新，从而才能让自动化的体系达到长期有效的效果。

二、运用办公自动化带来的益处

2.1有效提升工作人员的工作效率

在使用办公自动化这一系统期间，必须要在计算机的基础上来构建起一个完善的系统，对计算机强大的存储能力进行有效的利用，从而来实现文书档案的规范管理。在以往的文书档案管理工作当中，必须要每一个工作人员及时的对档案信息进行收集，且还必须要对使用的时间进行详细的记录，同时还需要不定期的对纸质的文书档案进行检查，这样一来会消耗大量的人力和资金，久而久之一直的去重复这样的工作，会使得企业出现文书档案堆积如山很难再进行存放的情况，根据这样的情况，在文书档案办公的工作当中使用到自动化的方法来进行工作，同时也让文书档案实现无纸化，使用这样的方法可以对档案信息进行有效的收集和汇总，同时也利于工作人员对档案信息进存储，这样就可以在很大程度上提升工作人员的工作效率。

2.2实现信息资源的迅速传播

当前，办公的自动化当中一般使用的都是较为先进的软件，且还是离不开对各种资源的利用，如果是出现文书档案管理办公空间较大的情况，那么就很容易造成人与人之间交流的障碍。在提倡办公自动化以后，企业当中的工作人员在日常的工作所受到的信息一般都是计算机上来的，这样就不会受到区域和时间的等条件的限制，且可以在很大程度上提升信息资源的传递速度。同时在进行办公自动化期间，使用到的软件操作也是非常的便捷，且还有着较强的实时性，可以让文书档案的管理工作变的更加的高效。

2.3增添信息接收的途径

如果是想要构建一起一个完善的自动化办公体系那么就必须要有着很好的互联网基础，且互联网最为常见的一个特点就是信息量非常的巨大，同时文书档案的管理工作就是随时都在进行信息资源的处理，因此使用到自动化的系统可以很好的增添信息获取的途径，同时还可以让文书档案管理工作人员之间可以进行很好的资源信息的共享，如果是出现档案信息和载体出现分离时，那么就可以使用自动化的系统来对两者进行有效的结合，从而让彼此都可以提供对方所需的信息，这样就可以让整个信息交流平台的有效交流得以实现。

三、开展文书档案自动化管理的方案

3.1提升资金的投入

在一个企业进行自动化办公文书档案管理体系期间，最为重要的就是进行新设备和新技术的引入，根据这样的情况，那么就必须要在这一方面加大对资金的投入，从而才可以有效的对当前文书档案管理工作人员的工作环境进行改变，同时还可以有效的提升他们的工作效率。在使用这一体系的过程当中，还必须要对整体的系统进行实时的更新，这样才可以为文书档案的工作提供很好的帮助，从而才可以去实现自动化办公文书档案的管理工作。

3.2對企业内部互联网进行严密的保护

在进行文书档案自动化办公期间，因为网络有着非常多的特点，很容易出现数据上的问题和系统上的漏洞，这样的情况会使得企业的正常运作受到影响。因此可以看出，根据企业内部互联网布局来对整体的系统进行优化，并且在这一个过程当中进行严密的保护，且还需要多公司内部的网络安全进行保密的设置，在进行文书档案管理办公期间有关的工作人员不可以随意的将公司内部的网络和外部的网络进行连接，从而这样才可以有效的对公司内部的系统进行保护，同时才可以确保文书档案的安全。另外，在进行自动化体系的建设期间也必须要选用有着高技术软件公司的产品，从而在最大程度上去降低文书档案信息从软件当中泄漏的可能性。

3.3对文书档案管理人员进行专业的培训

在当前的文书档案办公管理工作当中，如果是想要对自动化的系统进行很好带来利用，那么相关的人员就必须要具备较高的专业性，根据这样的情况，企业就必须要定期的开展专业知识的培训课，从而在短期内对工作人员的专业技能进行提升。在这当中还有一个问题就是，大多数的文书档案管理人员一般都没有较多的职位经验，从而使得在办公自动化系统出现问题后都没有办法进行有效的解决。根据这样的情况，企业来开展专业的培训，一般方面可以很好的提升文书档案管理的水平，同时也可以很好的提升整体系统的安全性，且还可以让管理人员更好的了解到文书档案管理工作是多么的重要。

结束语：

在当前的文书档案办公管理工作当中，如果是使用到自动化的管理系统那么就可以很好的提升文书档案管理工作的工作效率，不但可以很好的让工作人员在进行工作期间带来便利，并且还可以很好的降低文书档案管理期间出错的几率。因此可以很好的看出，如果是在当前的文书档案管理工作当中使用到自动化的办公系统那是多么的重要。

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