浅谈“互联网+”思维下智慧档案建设策略

方璇

摘要：随着计算机技术和信息技术的发展，在很多领域因为这些新进的变革，发生了翻天覆地的变化。很多行业在这种背景下逐步融合了“互联网”思维在竞争中，极大的促进了行业的发展。笔者通过对“互联网”在档案管理方面的发展进行研究，就如何增加档案管理水平提出一些建议，期望能够给相关的人员带来一些参考与借鉴。

关键词：“互联网+”思维；智慧档案；建设策略

档案管理是很多政府单位需要进行的重点工作，对于现在的机构管理模式而言，良好的档案管理模式能够很好的记录各方面的信息，对于后续的管理和人员信息的保存有着重要意义。随着计算技术的发展，传统的纸质档案已经逐渐消失，很多的政府和机关已经开始使用了电子档案，电子档案已经作为信息管理的主要载体。但是随着电子档案管理方式的发展，大部分机构都出现了落后的管理模式和信息持续增长的档案之间的矛盾[1]。电子档案同传统纸质档案相比存在巨大的优势，就可以用较低的成本实现大量的数据记录工作，可随着档案数量逐渐变多，档案管理人员在不断减少的情况下，对于档案管理工作已经形成了极大的矛盾。为此，依托于当前的信息技术和互联网技术，采用智慧档案管理方式逐渐成为了目前档案管理的主流趋势。

一、“互联网+”背景下智慧档案服务理念的解读

在“互联网”背景下所建立的智慧档案管理方式，虽然在很大的程度上依托于现在的计算机技术和信息技术，但是在发展档案管理的过程中，还是需要重视“以人为本”的科学发展观，再将共建共享的资源整合观、注重效率和公共服务观以及创新发展服务观，全部融合到档案管理的发展中，才能够让档案管理的发展方向更加符合社会对于档案管理工作的要求[2]。

（一）“以人为本”的核心服务观

档案管理工作主要是对人民群众的各个方面的数据和信息进行收集和整理，对于普通大众而言，这一工作在很大的程度上属于国家机关的专项工作，是属于权力的象征，普通大众难以对这一工作进行具体的了解，这一观念在信息技术还未全面发展的时代特别流行，所以在推行智慧档案的管理过程中，就需要将档案管理工作切实作为服务于任命大众的一项工作，将“以人为本”的科学发展观融入到档案管理工作中，使得档案管理工作能够在拥有“互联网”思维的情况下，为大众创建一个良好服務性平台，打破传统的档案管理工作中只有具体机关单位参与档案建设的情况[3]，促进档案服务的纵深发展，使得档案管理能够形成一个涵盖公众档案资源的体系，使得档案管理工作在新的形势下绽放出全新的活力。

（二）共建共享的资源整合观

首先，在“互联网+”背景下所创建的智慧档案管理体系，在很大的程度上是一个服务于大众的公共信息平台，为了实现服务水平的提升，就需要在进行资源中心创建过程中，对各方面的资源进行细致的整合，并及时的将各个部门的信息和资源进行合并，形成一个统一的信息平台，目前的国内的信息技术和计算机技术而，这一工作在执行难度上并不是很高，所以通过对档案管理工作的最终目的进行分析[4]，可以发现单一的信息管理数据库在很大程度上并不能拥有良好的发展前景，将所有的档案资料库进行合并，才是当前档案管理工作的主流趋势，但同时，在建立共享的档案管理系统时，还需要遵循相关被服务人员的意愿，在获得其认可的情况下，利用现在的云技术、大数据等手段，将各个方面的资源全部进行正确的整合，以实现档案管理工作对人民大众服务质量的提升。

（三）注重效率的公共服务观

对于传统的档案管理工作而言，计算机技术和信息技术的发展，无疑是一个非常巨大的冲击，在传统的档案管理模式下，在档案管理方面的管理工作因为工作方式的原因，使得这一个工作一直难以给民众带来良好的服务体验。再加上很多的档案管理工作还需要进一步的审核，在传统档案和进行相关数据的查阅和审核工作中，往往缺少相应的工作效率，同时在很大的程度上，档案管理工作因各个方面的掣肘，也使得这一工作必不可少的遇到很大的难题[5]。对于民众而言，政府的服务质量过低，对于一些政府介入的事件，一趟解决不了已经成为了一种常态，所以在这方面的管理，需要政府建立起相应的档案管理工作的服务观，依托于现在“互联网+”思维下所建立的智慧档案管理体系，实现各个部门的无缝对接，实现公共服务质量水平的提升。在增加档案管理工作的服务效率方面，首要完成的就是增加这一工作的工作效率，为此，第一要优化档案管理工作的公共服务流程，使得档案在各个服务环节都可以快速的流通，第二，就是需要注重创新的发展观念，对于档案服务工作的管理方式和服务方式都需要与时俱进，不断的吸收好的技术和想法于档案管理工作中，从而实现管理质量的提升。

（四）持续创新的发展服务观

档案管理工作之所以能够拥有良好的发展前景，实现服务质量的提高，离不开当前诸如大数据、云计算、互联网思维等各种技术和思想的影响。云计算技术在智慧档案的建设中，给该体系提供了良好的技术依托，使得可以建立起一个基础的信息平台，实现大量数据和信息的储存，并且能够实现信息的快速检索，这种信息处理方式在一定程度上实现了资源的拓展和备份，是信息储存数量得到提升的关键所在。大数据技术更多的是对档案管理工作提供检索支持，实现对于信息平台中大量数据的管理工作，使得档案管理工作可以快速的实现数据查找和数据分析，极大的减少了工作人员的负担。当然，在智慧档案建设中，云计算、物联网及大数据等技术并非孤立存在，而是相互联通、相辅相成的。因此，在发展智慧档案的管理体系时，需要对于这些核心技术的发展状态进行持续的关注，只有不断的更新各方面的技术，才能实现提升服务质量。

二、“互联网+”背景下智慧档案服务的优化策略

（一）基础设施建设

为了有效实现智慧档案基础设施建设，应当集成云平台、大数据、互联网以及人工智能等多种技术，共同建立具有现代特征的档案协同管理系统。

1、构建“智慧档案云”，实现资源共建共享

“智慧档案云”建设是智慧档案中的关键部分。传统档案馆在进行档案查阅时，只能对本档案馆保存的资料进行查询，无法查询关联档案馆资料，这在很大程度上影响了用户的查询效率和服务体验。借助大数据和云平台技术建立的“智慧档案云”可以将各档案馆分散的档案进行整合，由此便能在最大程度上方便用户进行查询。

2、建立智能感知系统，实现实体档案智能监管

实体档案管理是档案馆日常工作中的难题，智慧档案建设过程中应当对其进行兼顾。首先是在实体档案检索、定位方面，传统档案馆虽然会对实体档案进行记录，但也只是在某个特定的区域内，无法实现精准定位。另外，档案使用者缺乏归档知识，在使用档案后会导致档案归类错误的状况产生，而这也在很大程度上妨碍了档案管理工作的进行[6]。为此，智慧档案引入物联网技术，通过建立完备的感知系统，形成对实体档案的精准追踪。实体档案的保存也是相关工作中的重点，只有温度与湿度保持在合理范围内，档案才能长期得到保存，智能化监控设备的使用可以建立科学的管理系统，进而为档案的长期保存提供支持。档案的智慧化源自对数据的精准分析与科学利用，档案馆应当在这方面保持关注。

3、搭建智能服务平台，享受智慧查档新体验

档案馆的主要作用是查询档案，智能技术在智慧档案的体现方面也集中于此。提高用户的服务体验，应当从查档工作开始。在智慧档案中，档案馆可以收录用户的指纹信息；当用户通过相关设备结束本次查档后，通过指纹激活设备再次使用时，设备将自动弹出用户查档记录等，并为用户提供相似信息的推送，以此方便用户操作。与此同时，智能化设备的存在还能强化档案馆的安全系数，在机密档案的保存点设立人脸识别系统，防止非法进入。另外，处于便利操作、方便更多人群使用的目的，人工智能设备也可以应用语音识别等，便利查档过程。

4、开发“掌上档案馆”，提供便捷优质的档案服务。

移动终端设备的普及化是智慧档案建设不得不考虑的环节。现代人使用最频繁的设备是手机，档案馆在普及智慧档案的过程中可以有效利用这点。通过建立“掌上档案馆”等专用软件，可以更加便利的为用户提供档案服务。当然，只建立专用平台无法大规模推动智慧档案应用，档案馆应在各热点应用进行推送，提高自身知名度，以便为更大范围人群服务。

（二）软环境建设

智慧档案的建设固然需要设备、技术方面的支持，但缺乏软环境的有效支持，建设工作也会显得举步维艰。

1、加快出台政策法规，完善管理体制

智慧档案建设的政策法规在国内还处于空白状态。基于这种现实状况，政府部门应当积极做出回应，派出专门调查人员，了解相关行业实际发展状况和行业基本规定等，继而根据我国实情做出调整，出台合理的政策法规，为智慧档案的建设做出指导[7]。另外，智慧档案建设是一个长期持续的过程，政府部门必须设立专业部门对其进行管理，助力智慧档案建设有序推进。

2、制定共性应用标准，形成行业规范

由于国内智慧档案发展时间较短，所以在其具体的应用方面也处于无例可循的状态。如果不能建立起比较完善的应用标准，必然会导致智慧档案工作呈现出无需状态。为此，档案馆要积极学习外国先进经验，结合智慧档案工作中的实际需要进行调整，构件合理应用体系。

3、构建多元融资机制，保证资金到位

智慧档案建设需要增设智能化设备和大数据管理系统等，而这无疑要消耗大量资金。众所周知，档案馆不同于其他生产、管理部门，政府在日常工作中对其关注普遍不足，在建设资金投入方面尤是如此。所以，建成智慧档案不能完全依赖政府投入，档案馆必须寻求更加广泛的资金支持。比较可行的方法包括吸纳民间资金、银行借贷等。在獲得资金支持之后，档案馆必须高效的使用资金，建设比较完善的资金审核制度，确保每一笔钱都能落到实处，进而稳步推进智慧档案建设工作发展。

4、 加强人才队伍建设，优化发展环境

任何行业的发展都离不开专业人才的支持，智慧档案建设工作同样如此。为了推动智慧档案建设工作整体发展，应当全面引入高素质的专业人才，确保其建设过程和日常运行能够得到稳定支持。另外，智慧档案的建设需要多方技术支持，单独依靠档案管理方显然无法满足要求。因此，档案馆要积极寻求科研单位的支持，开展人工智能、大数据等方面的长期合作，借助其科研优势强化智慧档案整体效率[8]。针对目前档案管理人员专业素养较低的现实问题，档案馆在引进人才的同时，还需要开展各项专业培训，务必保证在工作人员能够达到后续工作的基本要求。

5、 注重品牌宣传推广，牢记服务使命

事实上，即使实现上文中描述的各项技术要求，也不代表智慧档案的建设达到了完美的状态。随着相关技术的不断发展和档案工作需要的提高，与之配套的服务也应当作出提升。因此，档案工作者必须提前做好思想准备，持续对档案建设工作保持关注，与时俱进，不断提高自身专业能力，在必要情况下还需要加深对档案使用者的联系，以此有效发挥自身作用，为社会、群体提供优质档案服务。结合现实情况，可以将档案平台多样化，依托各新兴媒体进行工作创新，以求提高档案资源利用效率。

结语：

综上所述，“互联网+”以强大的跨界融合、创新驱动、重塑结构、开放生态、尊重人性、连接一切等特征引发了传统档案工作模式的巨大变革。未来“互联网+档案”发展模式将以“智慧档案”的形式呈现。借助云计算、物联网、大数据、人工智能及移动互联网等技术，智慧档案实现了馆际间的互联互通与信息资源 的共建共享，使人们享受到“一站式服务、一键式检索”的便利，真正响应了国家“让信息多跑路，群众少跑腿”的号召。

参考文献：

[1]樊晓霞.推进智慧城市档案建设措施研究[J].城建档案，2017，12：12-13.

[2]徐玲.“互联网+”思维下智慧档案建设途径[J].郑州铁路职业技术学院学报，2018，3002：87-89.

[3]徐洁.“互联网+”背景下的智慧档案服务建设[J].山西档案，2018，04：58-60.

[4]金智智.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略[J].办公室业务，2016，07：96.

[5]王文华.人工智能在工程咨询行业的应用[J].中国工程咨询，2018，10：35-38.

[6]杨诗涵.智慧城市发展中档案服务工作新走向[J].档案天地，2018，11：37-40.

[7]吴加琪.智慧城市背景下智慧档案建设原则、顶层设计及推进路径研究[J].档案与建设，2015，01：30-33+53.

[8]王素红.对智慧档案馆建设和研究热的冷思考[J].档案学通讯，2015，04：39-44.