如何加强基建工程档案管理

黄金华

摘要：探索基建工程档案管理的加强措施。方法：通过认识档案管理工作的特点和重要性，结合目前档案管理工作突出的问题找到合理的管理工作加强方式。结果：档案管理工作对基建工程具有重要意义，需要加以重视并提高管理工作效率。结论：可以通过加强意识、健全机制、提高工作人员素质、引入计算机技术来加强基建工程档案管理。

关键词：基建工程；档案管理；管理方法

基建工程即基础建设工程，包括基础设施建设和建筑主体基础建设，是城市建设的基础，提高城市建设品质的核心，基建工程中的档案记录了整个工程的进展情况，是重要的参考资料，如何加强基建工程档案管理，是需要引起现代化工程企业重视的课题。

1基建工程档案管理概论

1.1档案管理重要性

（1）保证工程质量。基建工程档案一般来说贯穿了整个工程包括工程前期项目决策审批、预算编制、概要计划，施工过程中材料供给、技术方案等的所有文件信息，实行档案管理，能够系统便捷地存储、查找这些文件信息，保证工程更能够有条不紊地进行，一旦出现纰漏也能够快速在档案中找到问题来源，良好的档案管理能够很大程度上保证工程的质量。

（2）提高工程企业发展水平。基建工程档案真实地反映了工程建设的全部过程，为企业的发展提供了依据和保障，在企业不断发展的过程中，档案管理必然逐步趋向规范化、系统化、科技化，工程档案为基建工程各阶段建设提供了凭证依据，加强档案管理就是提高企业工程管理水平，对企业的长远发展有着积极的意义。

（3）促进经济发展。城市经济发展与城市建设规划息息相关，基础工程建设是城市建设的重要组成部分，管理好基建工程的文档资料对于工程建设、工程后续跟进都有很大的指导意义，基建工程档案不仅仅记录着工程进展状况和企业发展里程，更代表着城市发展进程，是城市建设和城市管理的重要参考资料。

1.2档案管理特点

（1）涉及部门多。基建工程项目工程量大，涉及包括行政许可、涉及、勘查、施工、设备等多个部门单位，所产生的档案信息也就来源广泛，需要各部门协调配合，加强档案管理工作。

（2）专业性强。在工程施工过程中不仅仅会产生纸质的文件资料，还包括了大量的图纸设计、技术参数、视频图片等等，这些资料具有很强的专业性，这就要求了参与档案管理的人员需要有足够的能力进行不同领域和性质的资料分类。

（3）形成周期长。基础建设工程涉及范围广，施工过程复杂，流程多，从一个工程计划实施到竣工往往需要很长的时间，工程档案的收集和管理工作就比较吃力，需要紧跟工程进度并保存好已产生的档案。

2基建工程档案管理存在的问题

2.1档案管理意识不足。

很多企业领导没有认识到这项工作的重要性，所聘请的档案管理人员很多是缺乏专业知识和工作经验的业余人员，没有专业的档案管理流程和制度，对档案疏于管理，造成重要资料的损坏、流失，在需要调用资料的时候不能及时准确查找到资料所在位置，给工程和企业都带来了不必要的麻烦。

2.2档案管理模式过于陈旧。

随着经济发展现代化工程建设注入了新的活力，越来越多的工程建设采用高新科技提高工程进度，人们生活的提高对工程质量也提出了更高的要求，参与建设的企业单位也越来越多，基建工程正快速地发展着，传统的档案管理模式已经与现代化工程建设逐步脱节，管理措施不够完善，使得管理工作效率低下。

2.3管理體制不完善。

很多工程和企业因为人力资源缺乏和资金缺乏没有建立专业的基建档案管理部门，只是随意地将档案资料存放在资料室，也没有专业的档案管理工作者和档案管理设备来保存、整理，使得档案质量和安全都得不到保障，严重影响档案管理的工作效率和经济效益。

3基建工程档案管理加强措施

3.1提高的档案管理的重视。

要加强档案管理，做好档案管理工作，最源头的措施就是提高对档案管理的重视，认识到档案管理工作对基建工程的重要意义和推动作用，给予档案管理工作人力物力方面的支持和保障。要规范化档案的收集、整理、存储和调用流程，建立标准、切合企业实际的档案管理网络系统，实现档案管理科学化。在企业内部要宣传档案管理理念，协调各部门积极配合管理人员工作，及时将档案移交档案管理处；企业外部要加强档案收集力度，积极与其他参建单位沟通，保证档案资料的完整性；档案管理人员更应该在工程之初就整理好需要收集保管的档案名目，积极参与工程建设，深入现场，恪守管理人员职责。

3.2建立健全档案机制。

首先在项目设立开始就要建立相关档案管理部门并招聘专业的工作人员进行档案管理工作，按照相关法律法规建立健全的档案管理机制，制定严格的工作制度，明确管理人员工作内容和责任义务。在档案资料方面，资料信息要齐全，保证文件的完好，坚持档案收集与工程建设同步，管理部门与工程建设部门相结合，使每个部门的档案资料齐全，分类明确，体系鲜明，存取方便，提高档案管理体系的使用价值；移交手续要正式正规，档案管理人员要在交接档案的时候保证档案的真实性、精确性、完整性，监督资料生成进度；做好后续整理工作，确保为工程项目提供可靠地数据，将档案管理工作的价值发挥出来，保证基建工程的质量和进度。

3.3加强档案管理工作人员综合素质。

档案管理工作繁琐复杂，企业应优先招聘有专业管理知识的人员或者有管理经验的人员担任档案管理工作，要对档案管理工作人员进行专业的业务培训，拓展他们的知识面，强化专业管理素养，提高档案管理理念，培养现代化管理意识。除此之外，还要提高档案管理人员的职业道德水平，严格遵守相关法律法规和企业管理规定，保证档案管理工作不托工程后腿，做好档案保密工作，保证基建工程核心信息不被透露，维护工程企业基本权益。

3.4建设现代化管理手段。

计算机技术的高速发展给很多行业带来了质的改变，档案管理也应该顺应时代潮流，紧跟科技发展的步伐，将档案管理工作与计算机技术相结合，利用网络进行对档案资料的传输、分类、管理、查阅，建立基建工程档案数据库，普及电子档案的使用，引进先进的档案管理技术和设备，实现基建工程项目现代化管理，提高档案管理工作效率。

结束语

现代化城市建设是国家经济发展的重要组成部分，基础工程建设是城市建设的基础，基建档案能够真实反映工程面貌，对于提高工程质量，保证工程进度，工程后续跟踪服务都有重要作用，应该得到相关企业和部门的高度重视，切实加强基建工程档案管理，为城市建设提供可靠地保障，促进社会经济发展。

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