网络环境下高校档案管理系统的设计与实现

扈妍珺

摘 要：为了使高校能够更安全、更快速地实现档案管理系统对于档案信息的保护以及检索提取，面对高等教育改革以及先进技术发展带来的难题，分析高校档案管理中的实际需求并设计档案管理系统，从而能够在网络环境下实现对高校档案信息的数据库共享使用且确保数据库在管理系统中安全运行。

关键词：网络环境 高校档案 管理系统 設计

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）10-00-01

一、高校档案管理系统现状

大多数高校在档案管理方面使用的依旧是很久以前落后的档案管理系统，这使得在进行档案信息检索或提取利用时很不方便，而且与使用一些独立的数字化管理系统相比较，使用先进便捷的档案管理系统对于档案信息的保护以及检索提取利用方面都是更为可靠、更为快速方便的。虽然多数高校已经成功对大量档案数据实现了数字化，但是档案管理系统仍然存在诸多方面的不足需要继续完善与改进。

第一，大多高校的档案管理系统仅拥有着狭窄的管理范围，其只实现了对于档案信息目录级别的管理，而无法对一些电子信息的档案及文件进行有效科学的管理，具体来说高校档案管理系统单单就是对于单纯的数据的一种录入归档。

第二，档案管理系统维护工作量大，工作人员精力耗费多，维护所需成本较高。这是由于使用了C/S模式的应用系统后的高校档案管理系统就需要为其安装客户端的专用应用软件，同时应用了该模式的档案管理系统对硬件和软件的环境有着极为苛刻的要求，而且对于操作系统也有着很强的依赖性。因而，一旦在使用过程中出现了计算机硬件或软件的故障后，重新安装计算机操作系统而会造成巨大的维护时间与维护成本。

第三，档案管理系统检索功能不完备、使用时用户权限冲突等问题也影响着对高校档案数据信息的管理。

二、档案管理面临的难题

1.现代先进科学技术

第一，现代化先进科学技术的发展与数据信息的传播使得政治、文化、社会、经济、生态等渗透到了各个领域，进而导致了急剧增长的档案数量，丰富多彩的档案内容加之先进技术的强烈应用，储存、保管、检索并利用档案信息的载体逐渐趋向于多元化发展，如何选择载体以便是使档案管理科学发展并顺利进行管理工作一个不可避免的难题。

第二，高校校园网络化的发展影响甚至冲击着传统的档案信息管理模式与管理系统，如何科学将现代技术及网络化优势应用于档案管理与利用也成为了档案工作人员不可避免的难题。

2.高等教育的改革

随高等教育改革而来的师生人数扩增而不断发展的高等院校、完善并不断增长的基础设施、提升的教学与科研水平等等的繁荣发展，这也使得高校档案管理系统里档案数量急剧增加。与此同时，档案管理系统的工作人员由于教育改革而被精简化并给予较低的待遇，所以，高校档案管理系统在教育改革的大背景下遇到了严峻的挑战。

三、档案管理系统的设计

1.档案管理系统设计目标

在网络环境下实现对高校档案信息的科学化、高效化管理即为档案管理系统的设计目标，从而能够在网络环境下实现对高校档案信息的数据库共享使用且确保数据库在管理系统里安全运行。

2.需求分析

高校档案管理系统进行设计的主要目的就是为了方便对档案的检索与使用管理，它需要在一个清晰美观界面的前提下拥有以下几个必要的功能：能够识别录入字段并差错且能生成档案分类号的档案录入功能；能够采集存储全文数据和音频视频的数据处理功能；能够对系统登陆用户进行管理及权限设置功能；能够对录入信息备份的功能；能够将录入的档案信息进行归类整理并统计的功能；能够进行多种方式检索的信息查询功能等等，这些都是高校建立档案管理系统时所需要具备的基本的实用功能。

3.划分功能模块

高校的档案管理系统在设计时会遵循计算机硬件和应用软件之间相独立，数据信息和应用程序之间相独立使得日后在对系统进行转移或扩充时方便操作，另一方面也有助于不同高校间共同享受档案数据信息。通过对需求的分析可以将档案管理系统分为信息录入；信息删除；权限设置；信息备份；信息统计；信息查询；信息发布等功能模块。

4.设计数据库

据需求划分出高校档案管理系统的功能模块后就要分析并对所录入的数据信息进行归类整理，即进行设计数据库。在设计系统的数据库时要在遵循设计原则的基础上着重考虑数据库的可靠性与安全性。通过先进网络技术可以进行数据信息的共享与传递，用户对于数据信息的共享直接关系着档案管理系统中大量信息的安全，因而在网络环境下更要对数据库的信息安全重视起来。

四、档案管理系统的实现

高校依据自身的实际需求以及现用管理系统情况来制定具有特色的独特校园档案管理系统并在实践中进行相关的测试。就多媒体对于档案管理系统中数据信息的管理方面需要顺利进行，以方便对档案数据所包含的的图片信息进行压缩与存储等等。在实际测试中档案管理系统也需要拥有以下的功能特征：

第一，符合并适应高校管理档案的操作顺序是档案管理系统成功应用到实践的首要的前提，此外使管理系统的信息录入及检索方式多样化也是方便对档案管理的重要措施，与此同时一个清晰明了、美观大方的用户使用界面也是方便用户使用数据信息的重要保障。

第二，通过设置访问数据库的权限以及对数据信息备份的方式以确保档案管理系统数据库的安全性，并且分层次对用户进行合理的管理也是确保数据库共享时的安全运行。

第三，通过使得档案信息查询方式以及检索利用端口多样化，而方便对多种多样的档案数据在输出时快捷有序，从而能够让档案管理系统以科学有序的方式正常进行正常运行工作。

结束语

面对大多高校档案管理系统仅拥有着狭窄的管理范围，档案维护工作繁琐且维护成本高，档案管理系统检索功能不完备、使用时用户权限冲突等问题，加之高等教育的改革和先进技术的发展使得档案管理系统面临巨大的难题。在网络环境的大背景下，档案管理系统在设计时要依据高校实际需要划分功能模块并合理设计数据库，最后通过分析测试以检测档案管理系统设计的合理性以及运行效果。高校建立一个安全可靠的档案信息管理系统不仅有助于数据库信息的管理与共享，而且也有助于推动我国高校档案管理事业的发展与进步。

参考文献

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