内控角度下的高校合同审签探讨

祁麟

摘 要：近年来高校办学规模不断扩大、高校经济活动种类逐渐增多，由此产生的经济合同种类与数量也呈不断上升和增加的趋势。为了防范学校经济风险，规范学校的经济合同管理，经济合同审签成为高校内部审计一项重要内容，同时也是高校内控管理的重要环节。通过高校经济合同审签的含义展开论述，分析了经济合同审签的现状、问题，审签过程中的关键风险点，最后对如何加强高校经济合同审签工作做出阐述。

关键词： 高等学校；合同审签；内部控制

中图分类号：D9 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.03.081

1 引言

随着国家对高等学校事业的重视，高校办学规模不断发展、扩大，学校办学、发展科研事业筹措资金的途径越来越多样化，高校经济活动种类逐渐增多，由此产生的经济合同种类与数量也呈不断上升和增加的趋势。

为了防范学校经济风险，规范学校的经济合同管理，经济合同审签成为高校内部审计一项重要内容，同时也是高校内控管理的重要环节。本文通过高校经济合同审签的含义展开论述，分析了经济合同审签的现状、问题，审签过程中的关键风险点，最后对如何加强高校經济合同审签工作做出阐述。

2 经济合同审签的含义及必要性

高校经济合同是指学校作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的法人、其他组织之间就明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。按照开展的业务不同，高校对外主要签订的合同种类包括以下几种：（1）基本建设和修缮工程项目合同以及与其相关的材料、设备采购及安装等合同；（2）物资采购合同；（3）房屋租赁合同、资产处置合同；（4）对外合作办班培训合同；（5）科技服务合同；（6）资产租赁合同；（7）委托管理合同以及其他合同。

高校合同审签是指高校内部审计机构及人员按照国家、学校相关规定，通过一定的审计程序及方法，对上述经济合同在签订之前，进行的审查、复核和签批工作。

高校合同管理是内部控制管理的重要组成部分，而合同审签工作的开展能够有效促进高校合同管理工作，加强对经济合同所涉及的经济活动的监督，防范学校经济风险，维护学校合法权益，提高办学效益。

3 经济合同审签现状及存在的问题

3.1 经济合同审签权责落实不到位，审计的监督职能不能得到充分发挥

随着高校对经济合同管理的重视，大部分高校已经建立了合同管理方面的制度，对于合同的文本起草、合同签订、合同执行、合同审签、合同印章管理的部门做出了权责划分。然而在实际的审签过程中发现如下问题：

一是部分职能部门并没有认清责任，没有认识到合同审签是合同签订的最后一关，而是把合同审签作为一道屏障和保护伞，在合同文本起草、合同的初审工作中敷衍了事，把本部门应该完成的工作推向了审计部门，使得审计部门既承担了管理部门的初审工作，也是终审部门，原本文件规定的多个部门把关变成了不作为，最后使得审计人员往往疲于奔命，审计效果也会大打折扣。

二是有的管理部门以时间紧等为理由在合同已经执行后报审合同，这样形式主义的合同审签基本已经没有意义，审计监督职能难以得到发挥。

上述问题产生的原因在于管理部门责任意识不强，合同管理制度执行不到位、缺乏追责机制。

3.2 合同管理的信息化建设亟待加强，需建立合同管理信息系统进行有效管理

随着高校办学规模的扩大，高校涉及的经济业务增加，每年签订的合同呈几何数量增长，伴随着合同签订前审签的结束，合同后续签订、付款、执行的一系列环节均需要加以把控，合同结束后的专项审计、经济责任审计可能也要对以前的相关合同进行调用。建立合同管理信息系统，对合同的审签的全过程进行管理和把控显得尤为重要，这也可以使相关部门及学校领导及时了解合同执行的进度，加强对合同的管理。

3.3 审计部门由于自身原因造成审计职能及独立性不能充分发挥

高校合同种类广、数量多，涉及业务丰富，合同审签人员既要具有法律、财经、工程多方面的知识，又要做到主动沟通，具有一定的专业技术知识。目前高校审计部门一般分为财务审计、工程审计两个科室，对于合同审签需要的法律方面的知识有所欠缺，从知识结构及人员配备上不能满足合同审签的需要，使得审计的监督职能不能得到有效发挥。另外由于内审部门与招标办、后勤处等报送合同的部门存在长期合作关系，对于发现的问题可能会存在“多一事不如少一事”的心理，损害审计的独立性。

4 经济合同审签过程中的关键控制点

合同管理是高校内部控制管理的重要组成部分，而合同审签是合同管理的一项重要环节，在合同审签中，内审部门应注意把握以下关键控制点，明确控制措施，通过合同审签提高内部控制的针对性和有效性。

4.1 审查合同内容的完整性、合法性、合规性

学校对外发生经济行为，除即时结清方式或按规定可不签订合同外，均应当订立书面合同，明确双方权利义务。根据我国《合同法》第二章第十二条规定，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。

在对合同进行审查时，应按照《合同法》及学校相关管理规定，重点审查以下内容：合同内容及条款是否完整；合同内容及条款的合法性、合规性：合同内容及条款、技术指标与招标文件、投标单位投标文件是否相符：合同内容及条款在重大问题上有无做出不当让步，导致学校合法利益受损或承担额外的法律责任。

在对合同的文本进行审核时，对涉及权利义务关系的条款应当进行重点审查，并根据实际情况进行适当修改。合同文本须报经有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。

4.2 审查合同签订主体的资质，降低合同签订风险

在合同订立前的审核工作中，应调取合同对方材料，充分了解合同对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容，评估对方当事人是否具备履约能力。

采购合同是学校合同的主要组成部门，对于采购合同，应重点对签订合同供应商的主体资格、信用状况等进行审查，尤其是采取预付款方式的，应当按照学校规定权限和流程签署采购合同，防止学校利益受损。

4.3 审查合同文本签字双方是否是法人或授权代理人

正式对外订立的合同，应当由甲乙双方法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖规定印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书，未经授权的人员不得签署合同。

学校应当加强对合同印章的管理，合同经审签后，通過管理部门审批及法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同印章，降低学校不当损失的风险。

4.4 对于高校的技术合同及其他涉密合同

在审查过程中还应注意合同的保管及签订保密协议，防止因合同保管不当或未签订保密协议，泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密，导致学校乃至国家利益受损。

5 做好高校审签工作的建议

5.1 完善合同管理、审签制度，做到权责分明并建立追责机制

针对还未建立合同管理规定、合同审签规定的高校，应根据实际情况，结合国家、省市对合同管理方面的规定建立适合本校的合同管理、审签的相关制度，对于合同的起草、审核、审批、签订、执行、核算、保管和归档，明确部门责任，使得合同管理工作步入正轨，职能部门在开展工作时有制度保障。

针对已经建立合同管理相关规定的学校，应完善制度，对于合同各个环节的工作，各会签部门应明确责任，并建立岗位责任制及追责机制，使管理部门合同责任人不再有“干多干少一个样”的思想，如相关部门对合同把关不严，未尽到自身责任，应严肃追究，起到防范学校风险，加强内部控制管理的作用

5.2 建设合同管理信息系统，注重沟通，营造良好审计环境

大数据环境下，做好审计监督工作，信息化建设是一项重要保证。高校应建立适合自身的合同管理信息系统，对合同从签订、履行、保管等方面进行线上审批、控制，全面提高审计的质量和水平。

合同管理、审签工作是多部门协调才能做好的工作，不是一个部门的“独奏曲”，而是多个部门通力合作的“交响乐”。在对合同审签过程中，审计部门既不能有做“老好人”的思想，遇到问题应从学校角度考虑，从制度角度、学校利益出发审核，做到维护学校权益，防范经济风险；同时审计部门也不能以审计监督者自居，高高在上，在发现问题时应做到与职能部门认真沟通，态度良好，提出合理化建议，为学校的合同管理共同做出贡献。

5.3 加强高校审计队伍建设，做好合同审签工作

合同审签涉及的合同种类广，数量多，并且随着学校经济业务的拓展，新的经济合同类型也会随之产生，这要求审计人员在埋头工作的同时，要加强对业务的学习，重点学习合同审签相关的经济、法律、工程方面的知识，以及国家、省、市出台的相关规定。同时高校应定期组织对审计人员的培训，与其他高校的同事的交流、沟通、学习，这有助于更好地做好合同审签工作。对于专业技术合同，应充分与职能部门沟通，借助其专业优势进行审核。从多角度，多方面提高合同审核质量，为学校防范经济风险，提高学校的合同管理水平。

参考文献

[1]何海梅.高校经济合同审计的思考[J].市场论坛，2017，（5）.

[2]高磊.高校内审部门开展合同审计的实践与困境[J].财经界，2010，（5）.