利津县开展土地承包经营权登记颁证档案工作的主要做法及成效

2018-01-15苏勋

山东档案 2017年6期

文·苏勋

为切实做好农村土地承包经营权确权登记颁证档案（以下简称“承包地确权档案”）的收集、整理、管理和利用工作，确保承包地确权档案完整与安全，利津县档案馆将全县6.04余万件（卷）、101万页农村土地承包经营权确权登记颁证档案全部接收进馆，进行统一整理并数字化，实现了统一管理、机上查阅。

一、基本情况

利津县农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作于2016年启动，2017年8月结束。目前全县456个行政村农村承包地确权工作已经全部完成，全县6.04万余户的合同签订、登记簿建立和证书颁发工作已经全部完成。利津县档案馆在承包地确权登记工作中，深入探索、主动指导、务实创新地开展了承包地确权档案工作，共完成全县7个乡镇（街道）的456个行政村“一户一档”档案6.04余万件（卷），乡镇和村级综合管理类档案3500余件。

二、主要做法

（一）加强业务指导，做好前端控制

1.提前介入，抓好业务指导工作

一是从政策上高度重视。利津县承包地确权工作启动以来，一直坚持承包地确权档案工作与承包地确权登记颁证工作“同步部署、同步实施、同步检查、同步验收”。县委办公室印发的《利津县农村土地承包经营权确权登记颁证工作实施方案》中多次提到了关于承包地确权档案的整理，县档案馆的业务工作人员列入县农村土地承包地确权登记颁证工作领导小组，对农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作进行统筹协调、整体推进、督促落实。

二是从人员上充分保障。为做好承包地确权档案的工作，县档案馆、县农业局派专人盯上、靠紧。各乡镇（街道）也确定了一名责任心强、熟悉本乡镇（街道）承包地确权工作的工作人员作为档案整理的联络员，确保了县档案馆业务工作人员和乡镇（街道）工作人员的无缝衔接。

三是从业务上积极指导。县档案馆业务工作人员经常深入乡镇（街道）、村，从承包地确权登记颁证文件材料的收集范围、乡镇（街道）及村级分类、整理方法、归档质量要求等方面进行详细讲解，使乡镇（街道）、村的工作人员明确了承包地确权档案的归档要求，树立起了文件材料收集意识，认识到收集工作的重要性。

2.明确收集范围，做好前端控制

一是明确收集范围。根据《农村土地承包经营权登记颁证档案管理办法》《山东省农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理规则》的要求，以及全县承包地确权工作的实际情况，制定了全县承包地确权档案的收集范围及保管期限表。收集范围主要包括农户家庭承包地土地摸底调查表、农村土地承包经营权登记调查确认书、利津县农村土地承包合同书、农村土地承包经营权登记簿，实测草图、地块分布图等测绘图纸，乡镇（街道）及各行政村制定出台的实施方案、成立领导小组等与承包地确权工作相关的文书材料。

二是做好前端控制。为保障承包地确权工作形成的全部档案能够真实完整地记录承包地确权工作实际，真正为维护承包地确权成果服务，真正保障农民切实利益服务，利津县承包地确权工作文件材料采取了分类收集的方法，综合管理类以各乡镇（街道）为单位收集，包括每个行政村关于承包地确权工作的实施方案、领导小组等文件材料。确权登记类又分为两类收集：一类是以户为单位，采取“一户一卷”的方式进行收集，方便了下一步的整理和利用；另一类是将各种测绘图纸（包括实测草图、地块分布图、成果公示图等）进行收集。

（二）做好档案整理工作，实现统一管理

1.接收进馆，实现全县承包地档案统一管理

为保证承包地确权档案的安全保管，利津县档案馆将承包地确权档案统一接收进馆。在进馆过程中，严把交接关，确保承包地确权档案齐全、完整。首先，对进馆的承包地确权档案按照参加承包地确权工作的村数、户数认真进行核对，对缺少承包地确权档案的村、户和每户缺少的材料列出了详细目录，要求县农业局、各乡镇（街道）进行了补充完善。其次，对移交进馆的承包地确权档案认真填写交接单，各乡镇（街道）、县档案馆分别对移交进馆的承包地确权档案的村数、户数、件数确认并签字。

2.规范整理，确保承包地确权档案规范完整

辐射区域是指服务品牌所关注的目标人群或地域。比如，公共图书馆的目标人群一般是普通公民，包括上班族、退休人员、学生、特殊人群等，覆盖范围比较广，地域除了在本市，也可能扩展到邻近省市。而高校图书馆的目标人群相对比较单一，地域面积小，一般控制在校内。辐射区域的设定可以为品牌的设计、品牌文化的确定等方面提供方向性指导。

利津县档案馆专门印制了统一的农村土地承包经营权登记颁证档案封皮、专用档案盒，组织专门人员按照统一标准对承包地确权档案进行了整理，做到了“一户一卷”，按村装盒，按乡镇上架，做到了整理规范、查找方便。

（1）综合管理类档案的整理。承包地确权档案中的综合管理类包括承包地确权登记领导小组、工作小组以及其责任分工等文件材料，按照文书档案整理。县档案馆采用了“年度—保管期限”二级分类法，全宗号用其所属乡镇全宗号。

（2）确权登记类档案的整理。以村为单位，一户一卷，统一整理、统一排列、统一编号。以村为单位的优点在于，一是将同一村的承包地确权档案集中在一起，保持了同一村承包地确权档案的完整性；二是保持了承包地确权工作的有机联系，也便于承包地确权档案的保管和利用；三是可以充分利用原有的整理基础，减少工作量。

整理方法。一是以村为单位归集文件材料，同一个村的所有承包地确权材料集中到一起，不同村的不交叉；二是以“卷”为整理单位，一户一卷，每卷包括农户家庭承包地土地摸底调查表、农村土地承包经营权登记调查确认书、利津县农村土地承包合同书和农村土地承包经营权登记簿等4份材料，做到了统一标准、统一装订顺序、统一页码及目录；三是同一个村的承包地确权档案编制一个案卷流水号。

档号结构，全宗号—保管期限—行政村代码—案卷号，如0089—01—0008—001。全宗号、保管期限与文书档案相同。行政村代码采用4位阿拉伯数字标识。案卷号用3位阿拉伯数字标识。

案卷目录、卷内文件目录、备考表，参照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）执行。

案卷封面式样

档案盒封面式样

档案盒脊背式样

（三）开展数字化扫描，方便查考利用

为了方便今后承包地确权档案的利用，利津县档案馆将归档完成的承包地确权档案进行了数字化扫描。

1.完成数字化扫描。为完成承包地确权档案的数字化扫描，县档案馆专门购置了两台扫描仪、两台计算机，并聘请了两名工作人员，对全县7个乡镇（街道）的6.04余万件（卷）、101万页承包地确权档案按照“一户一档”的要求进行了扫描。扫描工作完成后，立即对已经扫描的档案逐一验收、逐份校对，对扫描出错的扫描件进行登记修改。

2.挂接馆室一体化档案管理系统。为了方便查阅利用，县档案馆针对承包地确权档案的特点以及从档案管理系统的技术功能、售后服务等各方面出发，选购了尚德馆室一体化管理系统。扫描完成的承包地档案挂接在档案管理系统中，实现了县档案馆、乡镇（街道）异地查询，达到了在查阅时只要输入人名就可以在1分钟内查询到农村土地承包经营权确权登记颁证档案的摸底表、确认书、合同书、登记簿等，极大的提高了承包地确权档案的利用效率。

三、取得成效

（一）“一户一档”资料齐全、完整

承包地确权工作形成的档案资料来源广泛、内容丰富、载体多样、数量众多，这些档案资料是否真实、准确、完整、规范，是承包地确权工作的基础，也代表农户的根本利益。利津县档案馆紧扣承包地确权工作的每一个环节和每一个节点，确保做好前端控制，注重分级抓好文件材料的收集，做到各门类和载体的文件材料应收尽收、应归尽归，保证了收集到的文件材料能够真实完整地记录确权工作全过程。