浅谈企业建设项目档案规范化管理

近年来，随着企业的做大做强和跨越式发展，各种建设工程项目急剧增多，给建设项目档案规范化管理带来了严峻的挑战。如何科学系统地做好企业建设项目档案的管理，真实记录建设项目的准确信息，完整规范的收集整理项目档案，为档案的管理和使用以及企业今后产业升级提供有力的保障， 实现“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，就成为了本文探讨的目的。

本文拟以金堆城钼业集团有限公司（以下简称“公司”）为例，通过分析该公司建设项目档案的管理现状，探讨提高建设项目档案管理规范化的途径。

公司建设项目档案管理现状分析

在实现跨越式发展的过程中，公司根据总体布局实施了一系列的产品升级换代的建设工程项目，相应的档案工作自然而然被推到了管理的第一线。在努力规范管理的同时，也出现了一些具有典型意义的现象，有些是共性的，有些是建设项目档案独有的。

为了方便分析，这里我们把建设项目档案的工作环节可简化为 “收、存、用、管”4个字。

“收”，是指档案的收集工作。价值体现在档案收集第一线的工作人员大部分为兼职人员或临时指派。这种兼职或临时指派在技术角度上不可避免地存在着档案概念模糊，视野狭窄，导致收集范围有限，部分有价值的档案在源头被忽视或流失。表现有二：

一是重文件档案轻非文件档案。以文本档案为例，受传统错误认识影响，现阶段仍有部分人依然片面地认为只有文件才是档案，对其他各种有价值的材料档案（指非文件形式出现的材料）处置随意，不予重视、造成被忽视或流失。

二是重纸质档案轻其他新介质档案。现阶段大量新材料新介质的使用，特别是各种以音像、电子为载体的档案。

“存”，是包括档案的整理、保管和统计。主要是由传统整理和保管向现代整理和保管转变的问题。有三个方面：

一是公司实行的OA办公系统，势必推动公司档案的电子化进程。但无纸和纸质如何对接的工作尚待研究，相关制度也须尽快制定出台。

二是电子档案没有得到有效收集和保管。

三是档案目录检索数字化的工作滞后，严重阻碍了建设项目档案工作的提升。

“用”，是指档案的管理和使用。主要是提高检索的效率和有关课题的开发研究上，这方面的工作还很薄弱。

“管”，是指档案机构的管理功能。存在档案的管理体系定位含糊，管理职能不能落到实处。表现有二：

一是做为档案管理部门与各控股子公司之间的业务管理渠道不畅，弱化了对应收档案进行有效监控，造成被动收档或收集不全。

二是档案工作人员的业务培训不够，特别是有效指导培训缺乏，存在部分档案工作人员档案意识陈旧，方法落后，管理粗放。

由于以上问题的存在，在建设项目档案的管理上瑕疵不少，在收集上或丢三落四，或东补西凑，或勉强成军；在质量上难免信息失真，记录不全，差强人意。

做好建设项目档案管理规范化的实践思考

1.提高重视程度，增强公司的档案意识

首先，要积极主动地通过公司网络、广播、报纸等媒体大力宣传企业档案在企业发展中的重要作用，引起对档案的重视；其次，将档案工作纳入公司及各二级单位绩效考核管理，可加大档案工作的督导落实力度，对提高档案资料的完整程度和工作管理水平发挥重要作用；再次，要在各部门明确1名档案管理工作的对接人，对其实行培训，让其全面了解建设项目档案的归档案范围和收集动向，以方便大家更好地为档案管理工作服务；第四，各单位、部门要积极参与配合，把日常工作中接触到的建设项目档案要及时交给档案管理人员让及时归档。

2.建立档案机构，实现文档一体化管理

建设项目档案管理工作围绕“三纳入、四参加、四同步”的思路，明确项目档案管理体制、模式的设置及其管理职能，成立文档管理部门，实施文档一体化管理，配备专、兼职档案工作人员，建全档案管理网络，落实项目档案工作的组织保证体系，这是企业做好建设项目文档管理工作的前提。例如在公司金堆城郭杜小区、钼都长安大厦等项目建设之初，公司就在基地建设项目指挥部,综合科设置了专职档案管理岗，负责项目部所有档案管理工作，并在设计和工程管理科配备了兼职档案人员，负责本部门产生的文件材料的收集、整理工作；另外总包、监理、各分包单位的资料员，具体负责本单位产生的文件材料的编制、收集、整理工作，由此建立起了工程建设项目档案管理网络。

做好项目文件前端控制，实施文档一体化管理。档案人员在项目文件的形成阶段即开始介入管理，将档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入文件过程控制中，把对档案完整性、准确性、系统性的控制要求提前到文件管理阶段，并从源头上控制项目文件的形成与流向。

通过这些方式实现了对项目文件的前端控制及文件和档案的“无缝”衔接。

3.制定管理标准，强化制度执行

建立健全企业项目文档规章制度，明确文档标准规范是确保企业建设项目档案工作制度化、规范化和标准化的重要前提，是做好企业建设项目档案工作的重要保障。公司金堆城郭杜小区建设项目在三年的建设过程中，不仅产生大量的项目文件，管理人员也不断发生变动，因此管好这些项目文件仅靠人员保证是不够的，必须要有一套比较完备的管理程序和规范才能持续地做好此项工作。我们依照国档局第10令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，公司制定的《金堆城钼业集团有限公司档案制度汇编》《金堆城钼业集团有限公司建设项目（工程）档案管理制度》等对各方提出了具体要求，通过各项制度和标准将档案工作渗透于项目建设的每个阶段、每个工作环节之中，使项目建设中形成的每一份文件都处于受控状态。保证了建设指挥部各部门及各参建单位在文件的形成、积累、整理、归档过程中有据可依、有章可循。

4.严格合同约束，绑定各方责任

在项目建设中，合同是甲方约束、管理项目参建各方行为与工作的有力手段，约束参建单位按照条款履行各自责任，完成各项内容，从而实现整个项目的实施。将档案管理纳入合同管理，通过合同条款形成工程项目文件责任约束机制，是加强企业建设项目档案工作控制与管理的重要保障。

我们作为公司的档案管理部门，严格按照公司项目建设档案管理制度要求，主动与合同管理部门沟通，合同管理部门非常支持工程建设项目档案工作，建议我们将工程建设档案管理的具体要求作为工程类合同的附件，成为合同文本的组成部分，明确规定各参建单位对项目文件的责任、要求和完成标准，通过这一举措收集项目文件既有了法律上的保障，又取得了档案工作的主动权。

合同是约束整个项目的关键，也是对项目建设过程中各方面实施控制的龙头，控制住了每份合同执行完毕应提交的文件，也就收齐了所有的工程项目文件。

结束语

做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，也是企业管理工作的一部分，科学规范管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。档案管理工作做好了，一方面为企业及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。