中小企业档案管理信息化建设思考

叶俊聪

摘要：档案是企业在经营和生产中形成的重要资源，其对促进中小企业的稳定发展具有积极作用，新时期下，随着我国科学技术的蓬勃发展，实现档案管理信息化已经成为其发展的必然趋势。本文主要针对中小企业档案管理信息化建设进行分析和研究，希望给予我国相关企业以参考和借鉴。

关键词：中小企业；档案管理；信息化建设；分析

一、中小企业开展档案管理信息化建设的积极意义

1.提升工作成本和效率

实现档案信息化，可以节约档案信息查询的时间和成本，提升档案资源的共享程度，为使用者提供更加便捷的服务，节约企业在档案管理方面的成本，有效提升工作效率。

2.促进企业稳定发展

实现档案信息化能够为企业与客户的有效沟通提供帮助，促使企业掌握客户的消费意向、消费能力以及消费习惯，为企业开展产品宣传提供平台，提升中小企业的社会影响力。

二、当前中小企业档案管理在信息化建设中存在的几点问题

1.缺乏足够重视

当前，很多中小企业对档案工作缺乏足够的重视，甚至一些企业在实行扁平化管理的过程中，通过精简档案机构、分流档案人员的方式，降低企业的管理成本，在这种思维模式下，对档案信息化带来了一定程度的负面影响。

2.缺乏硬件设施

档案管理实现信息化需要相关软件和硬件设施的支撑，但是很多中小企业经济实力有限，更愿意将有限的资金应用于市场拓展和产品开发中，档案信息化建设作为新生事物，没有得到中小企业的普遍重视和认可，企业领导和大部分员工也对其缺乏足够的热情，没有给予信息化建设以资金方面的支持，在缺乏硬件设施的前提下，导致相关工作难以开展。

3.安全性較差

档案安全是信息化建设的关键环节，企业需要配备入侵检测、防火墙以及网关等安全设施，进而保证档案安全、系统安全以及网络安全。但是当前，由于中小企业没有配备相关安全设施，导致档案信息化存在一定的安全隐患。

4.管理人员能力匮乏

当前，很多中小企业对于档案管理缺乏正确认识，管理人员的薪酬也要低于其他岗位员工，而在这种较低的薪酬工资下，难以吸引到高素质的专业化人才。同时，企业对现有的档案管理人员缺乏培训和激励，导致其能力和素质难以满足信息化建设的需求。

三、实现中小企业档案管理信息化建设的相关途径

1.提升员工的档案信息化意识

首先，中小企业要结合自身的具体情况，在企业内部加大档案信息化的宣传，为员工普及有关档案信息化的内容与知识，提升员工对档案管理的重视程度，充分认识档案信息化的意义和价值；其次，中小企业领导要给予档案信息化以高度重视，认识到档案不仅是对企业发展历程的记载，更是推动企业发展的原始资料，对企业竞争力的提升具有积极作用；最后，企业要针对档案管理人员开展系统的培训，提升管理人员的信息化水平和业务能力。

2.更新信息化管理设备

信息化档案与纸质档案相比较，其需要硬件设备作为支撑，因此，中小企业要结合自身具体情况，更新信息化管理设备。首先，企业要为档案部门配备复印机、扫描仪以及计算机等现代化硬件设施；其次，企业要在遵循“高效、节约、可靠、通用”的原则下，配备档案管理所需要的软件设备，保证系统具有较强的安全性、兼容性以及开放性；最后，企业要结合信息化建设的经验和成果，完善数据库系统以及计算机网络，提升信息建设的覆盖面积，引入符合企业需求的管理软件。

3.加强管理人才团队建设

实现档案信息化建设需要以现代化的人才作为支撑，在信息时代下，档案管理者不仅需要具备较强的档案管理技能和知识，同时还要掌握信息设备的操作技术，例如信息化工作以及计算机应用等技能，因此，中小企业要加强管理人才团队建设。首先，企业要对现有档案管理人员进行综合考评，对无法胜任岗位的员工进行分流安排，招聘具有较强专业能力的管理人员，提升管理团队的整体素质；其次，企业要对管理人员定期开展新技能、新知识的系统性培训，提升管理人员的技术能力、业务水平以及职业道德；最后，企业要建立以及完善绩效考核制度，对管理人员的工作量、工作态度、专业技能以及工作内容进行全面而综合的考评，并且将其作为员工薪酬调整和岗位晋升的重要依据。

4.完善档案安全系统

企业档案具有传承性、唯一性以及原始性，其具有广泛的利用价值和社会参考价值，因此，企业需要对档案进行科学的保管，档案内容不仅要可读、有效、完整以及真实，同时还要确保档案不被泄漏或者窃取，保证档案的历史痕迹和原貌，因此，企业在开展信息化建设的过程中，要完善档案安全系统。首先，企业要建立档案风险评价体系，通过有效科学的措施和方法，预测档案可能出现的风险，制定有效的预防措施，确保档案的安全性以及可靠性；其次，随着信息技术的发展，黑客、病毒以及流氓软件的攻击能力更强，企业想要确保信息档案的安全，需要提升自身的免疫力，采用生物识别以及防偷窃等硬性措施，确保储存、传输的档案信息有效、完整、真实。

5.规范信息化管理流程

科学的制度以及完善的程序是实现档案信息化管理的重要举措，因此，中小企业要针对应用操作、数据管理、网络系统等方面科学制定相关规范和制度。首先，企业要结合自身具体情况，在遵循系统性、开放性、兼容性以及前瞻性原则的同时，健全相关制度体系，包括档案查阅、数据保存、档案储存、档案鉴别以及档案定义等方面，通过规范的制度保证档案信息化的有序进行；其次，企业要根据档案信息的保密程度和安全级别，制定不同的规范制度，明确档案数据的存储和组织方案；最后，企业要进一步规范档案操作，例如制定主机房、服务器、交换器以及网络设备的操作规范和管理制度等。

四、结语

总而言之，档案资源是中小企业的宝贵经验和理念传承，其对企业的稳定发展具有积极作用，因此，企业一定要给予档案管理信息化建设以高度重视，通过各种措施和途径提升档案管理工作的效率和信息化程度，进而企业发展提供更加优质的服务。