出版企业存货内部控制

陈静

摘要：我国出版社转企改制近十年，依然没有将“以产定销”的计划经济烙印彻底消除，甚至进入一个怪圈，出版企业积压的存货逐年呈上升趋势。本文首先阐述对出版企业存货进行内部控制的重要性，再分析了出版企业存货内部控制存在的问题，最后提出加强出版企业存货内部控制的对策建议。

关键词：出版企业；存货；内部控制

存货内部控制制度是企业为管理好存货，使其在耗用或销售过程中发挥最大使用效益，并有效保证其信息资料的真实完整，事先制定的一套相互牵制、相互验证的内部监控制度。存货内部控制是企业整个内部控制中的重点内容和中心环节。出版企业中的存货，主要包括了已经印制完成的图书、存放在库房用于印制图书的纸张、编辑加工过程中的书稿以及低值易耗品、包装物等。其中，库存图书是出版企业的主要存货之一，本文主要以库存图书为例。一直以来，出版企业存货管理就是保证库存图书堆放与看管，而忽视了如何对其进行更有效的内部控制，来确定存货资产的合理存量，提高资金使用效益，降低经营风险，为企业创造更大的利益。

一、出版企业存货内部控制的重要性

随着出版业的发展，为了更快更大地占领市场，图书的品种越来越多，积压在库房的图书数量逐年呈上升趋势，以某大学出版社存货数据为例，2014年至2017年图书数量分别为10，431，330册、11，162，475册、16，298，146册、21，706，008册（注：此数据包括库存图书和虽已发出但尚未开票结算，风险仍在出版企业的已出库图书），给企业造成了多方面的影响。（1）2016年全面营改增后金税三期优化版全面上线运行，存货周转率列入税务预警指标之一，如指标异常，税务预警评估系统会自动预警，引发税务部门的关注风险；（2）图书作为具有时效性的产品，一旦丧失市场价值，就无法再按图书销售，造成企业的损失；（3）因积压的图书产生的仓储费，占用的资金等等，更是直接影响了企业的经营利润。所以，加强出版企业存货内部控制不仅可以减少企业的物资浪费，提高资金周转率，降低企业内外部风险，更是企业持续经营、进一步提高经济效益的有力保证。

二、出版企业存货内部控制存在问题

1.内部控制制度不健全

出版企业管理层缺乏存货管理意识，在企业内部没有建立健全的存货内控制度，或虽建立了较完善的内控制度，但执行力度不够。“重选题、轻销售，重编辑、轻发行”是出版企业长期的诟病，管理层较重视选题申报、图书品种量，对付印数往往没有硬性的限定。百汇成海，就造成了库房图书堆积成山，而最终付印太多销售不完的图书、因保管或运输不当等原因造成毁损无法再销售的图书所造成的企业损失该如何追究责任、追究谁的责任，往往没有相应的制度来参照执行。更重要的是，因库存量过大，引起企业的潜在风险，没有切实有效的内控制度来加以控制。

2.缺乏制衡机制和职责分工

为了节约成本，一人多岗的职业现象很常见。有些规模较小的出版企业只安排了一名库管人员，即图书的收、发、存均由一人责任，严重违背不相容岗位相分离的原则。如果员工的个人品行有问题，从图书管理的各个环节都可以弄虚作假，即便员工主观上没有违规操作的行为，但因为缺少必要的监督和复核，有可能误收了问题图书、无意中登错了图书数量，或者因看错了销售图书的名称发错了书，更有可能一个人疏于防范，因保管不当引起图书淋雨霉变、被盗等等，都会造成企业资产的损失。

3.部门之间衔接不到位

在实际工作中，各部门之间容易衔接不到位，比如印刷厂送来的是样书，编辑部门没有及时告知库管部门，导致样书入库做成了销售图书入库；营销部门销售发书，图书实际出库时未找到对应书籍，库管人员如一时疏忽忘记告知营销部门修改发货单，就会引起账实不符；对于合作出书，编辑部门与营销部门沟通不到位，会造成销售结算错误且不易被察觉，从而引起会计账务错误，亦会引起账实不符；销售退回的图书，因库管人员未及时入账，营销部门有可能根据不实的系统数据再次发起付印，造成更大的图书库存量。

4.员工责任心不强

库管部门的员工很少经过专业的培训，加之积压在库房的图书品种繁多，一本书可能有多个版次、印次，员工无法做到一种书按同一版次、印次堆放，有时甚至一不留心就把书名相似实则不同的图书混在了一起。图书销售出库的时候也做不到按对应的印次发书，造成系统与实物图书印次差异。销售退回的图书往往无法及时归位，放于角落处，堆放不当就可能造成毁损。图书盘点时，员工随意性较强，图书书名、数量、印次均有误盘情况发生，人为造成系统数据与盘点数据差异。

三、完善出版企业存货内部控制的对策及建议

1.建立健全出版企业存货内部控制制度

建立健全出版企业存货内部控制制度是出版企业稳定经营的有力保证，存货的管理不是库管一个部门的责任，一本图书从选题策划申报、编辑加工、付印委托、验收入库、销售出库、图书回款等各个环节是需要出版社编辑部门、出版部门、库管部门、营销部门、财务部门等共同合作完成的，且环环相扣。出版企业要想制定完善的存货内部控制制度就必须从源头抓起，编辑部门在策划选题之前，就要做好充分的市场调研，加强与营销部门沟通合作，多了解图书市场走向，组稿的图书选题要着眼于市场需求。出版企业存货内部控制制度要做到行之有效，就必须实现各个环节相互监督、相互制约，如规定将每种图书的付印量、销售量、退货率纳入营销部门和编辑部门的业绩考核指标；图书发、退货途中产生的毁损，应分清责任单位或责任人，执行相应的处罚機制等。

2.完善制衡机制和明确岗位责任分工

出版企业应当构建科学有效的职责分工和制衡机制。在存货管理过程中，质检人员要与库管人员分离，库管人员要与会计人员分离；财务人员要参与存货的监盘工作。在存货进、销、存的各个环节，除记录人员外，还应设置一名复核人员，保证数据的真实性和完整性。岗位设置避免责任分工的漏洞，杜绝员工徇私舞弊，才能让员工更好地各司其职，相互协作和监督，以促进存货的有序管理。在实际业务操作中，应确保在处理图书出、入库的各类业务时，都必须要有相关部门经办人、负责人与管理层签字确认，严格按照审批流程执行，遇重大事项和业务决策，如图书报损业务，须经董事会决议通过执行，任何人不得擅自越规处理，以加强出版企业资产损失的风险控制。

3.运用ERP系统实现信息共享

在这个信息化时代，出版企業要想稳步向前发展，部门之间必须要信息共享，提高效率。如某大学出版社从2013年开始运用ERP系统，从选题申报开始，到图书付制完成验收入库，最后到收到图书销售回款，每个环节大家都统一在一个系统上操作，形成一套完整的业务流程，既便捷又高效。除了完成日常业务，通过ERP系统还能对存货做到更准确到位的监管。如按照出版行业的惯例，虽已发出但尚未开票结算，各地新华书店及经销商均可随时退货，风险仍在出版企业的已出库图书，这部分图书仍应作为出版企业的存货进行管理，且管理难度大于库存图书，只能通过系统中详细记录的发、退货等信息进行跟进管理；ERP系统也为盘点带来了很多便利，诸如存货的数量和库位及库龄等信息随时可以调阅、分析；出版企业还可以利用ERP系统建立存货的风险模型，结合其报表分析系统实现存货风险的自动警示。

4.加强员工内部控制意识和明确奖罚制度

目前只有少数存货控制做到较好的出版社实现了对图书进行电子扫描出入库操作，提高了图书管理的精确度，但大部分出版社依然是由人工验收入库，查找、打包出库，工作任务重、强度大。出版企业应当对存货管理工作引起足够的重视，定期巡查存书情况，严格按存货内部控制制度执行管理，加强员工对存货的内部控制意识。管理层应该清楚划分职责，对于图书积压、堆放混乱、毁损量大等问题要坚决查明原因，追究相关部门或经办人责任。除了明确的惩罚制度，也要制定相应的奖励机制，如图书盘点账实差异极小，或者有员工为存货内部控制提供了好的建议，都可给予适当的奖励。有奖有罚，才能让员工更加尽职尽责，甚至积极为出版企业存货管理献言献策，促使存货得到更加切实有效地管理和控制。

四、结语

出版企业要想完成真正意义上的企业转型，必须以市场需求为导向，在实现社会效益的同时，争取经济效益更大化。而存货作为企业流动资产中不可忽略的部分，存货内部控制的好坏直接关系到企业资金运作的质量水平和企业经营效益的优劣。所以，出版企业应充分认识到存货内部控制的重要性，针对自身企业存货及存货管理的现状，深度剖析在执行存货内部控制制度上存在的问题，并积极寻求解决方案和对策，构建出一套科学、合理的出版企业存货内部控制制度，始终坚持贯彻执行并不断完善，必将促进出版企业的可持续性发展，增强自身企业的竞争实力。