商务英语函电中礼貌原则的适用性研究

【摘要】近年来，随着全球商务交往活动的日益频繁，使得商务英语函电在国际贸易业务往来交流中的应用变得异常重要，不仅能进行信息沟通和交流，而且还能维持和发展商务关系。但是在商务英语函电中，不可忽视的一个问题就是如何礼貌，所以本文就商务英语函电中，常见的四种类型中的两种类型的（好消息类和坏消息类）礼貌原则的适用性进行了研究。

【关键词】商务英语函电；礼貌原则；适用性

【作者简介】苗蓉（1983-），女，吉林大学本科，广东省民政职业技术学院讲师，研究方向：翻译理论与实践，商务英语写作与函电。

商务英语函电中，与一般的函电存在较大的区别就在于语言特征。在具体的写作中，只有确保礼貌原则得到有效的使用，才能给人一种舒畅的心情，从而建立良好的友谊，并且要做到客气，这样才能为贸易达成奠定基础，即便是拒绝，也需要婉转，不能伤害情面，才能确保友好贸易关系得到维持。商务信函中主要有四种类型，即好消息、坏消息和拒绝类以及说服类的英语函电，所以商务英语函电中，为避免出现信息传递模糊和句型、用词以及语态等方面的问题，需要我们切实对礼貌原则在商务英语函电中的适用性进行研究。

一、好消息类的商务英语函电中礼貌原则的适用性研究

好消息类的商务英语函电，主要是指传递好消息的函电，或者是接受者乐于接受的函电。比如感谢类、邀请类和祝贺类的函电。礼貌原则的适用性主要体现在以下几个方面：

一是在措辞方面，不管是信函还是致电，都需要在措辞中做到语言积极欢快，传递的信息要具体，这样对方才能一目了然，从而更好地在函电中感受到对其的热情和关系，进而实现函电之目的。例如：

①Congratulations on your plan being hired.

②Congratulations on your plan being selected by our company.

这两个句子均出于同一话题中的两封不同的祝贺函电，①虽然表达了祝贺，但是用词模糊，并没有具体的告知被谁录用，这样就可能给对方一种漠不关心的感觉，还可能认为是恶作剧。而就根据礼貌原则来看，函电人需要夸大对对方的赞美，而要尽可能地减少对对方的贬损，所以只有被正式录用才会祝贺，避免对方误认为是对其的讽刺。而②表达的则具体而又得当，更多的是对对方的祝贺。

二是在句子方面要做到简洁大方，就是在用词具体的基础上，在好消息传递过程中，应做到简洁有效，这样对方才能更好地看到所要传达的信息，从而促进对方对函电内容的理解。比如某商务人士在回应外宾对参加某次商务活动的邀请信回信中，若采用下列句子，从①来看，理解十分费力，而②则是简单明了，所以在句子方面需要做到简洁大方。（①I am glad to accept your invitation.②I am more than willing to accept your invitation to me.）

三是加强肯定句的应用。在商务英语函电中，对于好消息类的商务英语函电而言，除了做好以上两点外，还要学会应用肯定句，才能将好的积极的消息及时地表达出来，但是为了营造出友好气氛，可以在肯定句中适当的夸大对对方的赞扬和支持。例如在下列的案例中，案例①是抱怨对方提供的信息不全而导致无法向对方发货，这样就会导致对方的面子有损，与礼貌原则的面子理论相违背，所以不具备适用性。而②中则是通过应用肯定句来强调对方没有提供规则，在暗示和提醒中确保双方的关系得到良好的维持。（①We cant fill your order unless you send us your specification；②We will fill your order quickly when we receive your specification.）

四是注意主语动态。语态涉及了语法知识，所以主要彰显的是主语与谓语以及动词之中的主动关系和被动关系的一种动词形式。一般而言，如果主语为施动者，那么随之而来的动词就需要采取主动语态。而主语为受动者时，那么随之而来的动词就需要采取被动语言。在好消息类的商务函电中，由于其信息是双方均能直接接受，因此可以直接表达，不要拐弯抹角，不要给对方去费力揣摩所要表达的信息，这样对方在信息理解中也就不会变的那么费力。例如在下列的回信中，②是采用的被动语态，使得对方对其的理解难度较大，而①中则能很好的表达，②中没有明确是谁的回信，也没有告知是谁接受的这一邀请，同时对对方也是不尊重的表现，需要在函电中引起重视。（①Im glad to accept the invitation.②Your invitation is accepted.）

二、坏消息类的商务英语函电中礼貌原则的适用性研究

这类商务英语函电，刚好与好消息类的商务英语函电中所表达的内容相反，主要表达的是消极的内容，为对方不愿意接受和看见又不得不告知对方的消息，比如投诉、拒绝、吊唁类的函电。根据礼貌原则，此类商务英语函电，其在语言上需要做到更加委婉和间接，且句式往往较为复杂。比如在对对方提供经的产品质量存在质疑时，若问题不严重，则需要这样表达出来：“There are some problems about the quality of your products.”在这样的表达中，虽然对质量问题只是轻描淡写的提出来，但是主要是为了表明存在质量问题，双方可以在协商下进行解决，或者是下次需要注意对质量问题的控制，这样的表达方式，就显得较为委婉，希望下次能确保质量。而如果是存在的质量问题较为严重，需要对对方提出指責或者表达自己的建议时，就可以采取这样的方式表达出来：“We are sorry to have to complain of the quality of…，We regret to say that a part of the goods have lost a good deal of their quality by…”其中的sorry和regret在表达对对方不满时变得更加委婉和见解，这样既能达到表达自己的意见的同时，又能通过表达让对方觉得的包容心、同情心和友善的感觉，这样就能更好地促进问题的处理，最终实现双方良好的合作和发展。

三、礼貌原则在商务英语函电中应用中的虚拟结构用法分析

上述我们从两个方面对商务英语函电中礼貌原则的适用性进行了研究，得出的基本结论是礼貌对待、诚信表达、简洁大方、委婉含蓄。但是在具体的表达中，还要学会掌握其句法特征，才能更好地确保礼貌原则得到严格遵守，以下笔者以虚拟结构用法为例，也是在实际应用中的重难点。

一般而言，由于虚拟语气这种动词形式较为特殊，主要是表示说话人所表达的并非事实，反而是一个愿景、架设、猜想、建议或者是回忆等。而在商务英语函电中采用虚拟结构，旨在把对方态度作为请求或者是对某种观点确认之前的先决条件，暗示着对方不愿意也没有关系，这里就涉及到礼貌原则中的宽容准则，对方拒绝的余地较大，请求的强加性得到了削弱，在确保双方面子得到维护的同时又能进行很好地合作。例如在采用动词“suggest，propose，advice”时，其后面往往是接续宾语从句后得出的虚拟结构。而当采用“if”，或者是省略“if”的条件下，从句结构也可以表达出虚拟的语气。但是直接陈述的语气和虚拟语气在混合应用时，主要是为了表达出某一种愿望。

但是需要注意的是，除了虚拟结构用法外，还可以采用否定用法、引导用法等方面的句型，所以在实际商务英语函电中，为确保礼貌原则得到有效的遵循，需要我们切实掌握好其适用性，才能更好地把握礼貌的应用尺度。

四、结语

综上所述，在商务英语函电中，礼貌原则的应用需要切实注意其适用性，并在实际应用中掌握相关语法和语态知识，结合实际针对性的进行优化和完善，才能更好地达到函电的作用和目的，实现双方友好的合作与发展。

参考文献：

[1]梁晓玲.国际商务英语函电[M].对外经济贸易大学出版社， 2010，8.

[2]周欣奕.外贸英语与函电[M].清华大学出版社，2016，11.

[3]邱莉丽.外贸英语函电[M].高等教育出版社，2016，5.