单位档案管理现存问题与合理应对方式

陈梓源

摘要 随着市场经济的发展，在单位日常管理中，档案管理工作是一项重要的、复杂性的工作，发展水平日益提高。目前，在单位实际档案管理工作中，其还存在一些问题值得企业重视。基于此，本文在分析单位档案管理现存问题基础上，提出了几点应对策略，希望对档案管理工作的发展有参考价值。

关键词 档案管理 问题 措施

随着时代的进步，单位档案管理工作更加完善，但在实际档案管理工作，还存在一些问题与漏洞，对单位正常运行带来了很多负面影响。这就要求，单位要及时制定有效措施解决这些问题，以此满足单位现代化管理需求。

一、档案管理现存问题分析

（一）认识不足

众所周知，档案管理工作无法为单位创造直接的经济与社会效益，导致部门单位档案管理经费、人员配备得不到保障，企业领导与档案管理人员对档案管理工作认识不足，片面的认为档案管理部门不重要，只要确保档案完好无损就可以。这种不正确的思想认识，不利于单位顺利开展档案管理工作。

（二）缺乏完善的档案管理体制

在档案管理工作中，管理体制是核心，开展每一项档案管理工作都离不开相应的秩序与制度。由于档案管理相关法律法规漏洞比较多，档案管理体制改革无法有效解决档案管理工作中的各项问题，档案管理制度得不到有效完善，部分关键档案管理工作存在空白，严重影响到档案管理工作的稳定发展。

（三）缺乏先进的档案管理技术

档案管理工作重要而复杂，先进的档案管理技术为顺利进行档案管理工作提供了保障。但，目前，很多单位档案管理技术比较落后，仍以传统落后的管理技术与设备为主。例如，部分单位档案管理部门虽然配备了计算机，但档案信息并未及时输入电脑，以传统手工记账形式为主，使得档案管理工作质量与效率难以提高。

（四）档案管理人员专业素质不高

档案管理工作具有一定的专业、复杂及机密性，对档案管理人员有着较高的专业素质要求，只有专业水准符合要求，才能确保有条不紊的开展档案管理工作。但目前，一些单位档案管理人员在实际管理工作中，专业知识储备不足，无法有效、合理地管理重要的档案资料，不利于档案管理工作的顺利开展。

二、档案管理应对措施

（一）建立健全管理系统

在档案管理工作中，首先，单位要根据自身实际情况，建立完善的档案管理系统，实现数字与现代化管理目标。目前，很多单位档案管理系统网络连接范围不足，远程管理更是无从谈起。单位要尽快构建办公与档案管理相结合的管理系统，集中管理内部各部门信息，提高档案管理效率。实施电子档案管理，并辅以纸质管理手段，合理存档纸质档案，形成系统、集中与网络化的信息管理模式，实现信息资源共享。在单位管理中，管理系统非常重要，应不断完善管理系统，推动单位实现现代化管理模式的目標。

（二）提高管理团队的整体素质

在档案管理中，人力资源是重要的前提，单位要综合运用不同途径提高档案管理人员的综合素质，提高管理队伍的整体素质。一方面，单位在选聘档案管理人才时，高度重视干裂人员的专业知识、个人素质与管理能力等，严防走后门。另一方面，对档案管理人员加强职业技能培训。在档案数字化管理工作中，加强人员培训，确保管理人员能够熟练掌握业务知识，提高计算机综合使用能力。另外，积极借鉴国内外先进管理理念与模式，创新人员管理意识，对现有管理人员培训的基础上，积极引进具备数字化管理能力的优秀人才。

（三）做好信息安全防护与保密

在档案管理中，档案信息安全与保密工作非常重要，目前，很多单位在此项工作中做的还不到位，经常出现档案信息泄露等问题。在实际档案管理中，要贯彻落实一套封存、一套利用的基本管理原则，在可靠的设备载体上，定期做好数据备份。同时，要及时更新档案信息管理载体，丰富档案信息管理功能。在档案信息查询与利用中，设置相应的访问权限，积极引入国外先进的限期防护系统，提高信息安全使用效率。另外，依照系统操作日志，建立相应的安全保护机制，严格记录操作人员设备使用时间、增加、删除及修改等内容，以此掌握信息使用情况。

（四）与传统纸质管理相结合

自然与人为因素对档案信息管理的影响比较大，要想确保档案信息管理的完整与真实性，预防信息丢失、随意传播、泄漏及被盗，就要对信息安全技术与非技术加强应用。在对电子档案信息进行保存的同时，对相应纸质档案材料做好存档，电子档案信息被损害的情况时，利用纸质档案对原有电子档案信息进行重建与恢复。在档案管理中，保护所提供的真实的档案信息是狠心。将数字化与纸质档案管理等手段相结合，充分体现数字化管理优势的基础上，确保档案信息更加真实与可靠。

三、结语

综上所述，在单位日常发展中，档案管理工作具有非常重要的地位与作用。在实际档案管理工作中，单位要严格制定系统化的管理体制，积极引入现代化管理技术，确保有序的开展档案管理工作，尽可能以最小化的人力与设备资源投入，获得最大化的管理效果，在此基础上从根本上提高档案管理工作效率。endprint