探析档案归档管理及信息化技术的应用

姜东兴

【摘要】：随着科学技术的不断指导跟引导也逐渐的在改变着人们的生活水平跟工作方式，信息化已成为当前时代的主题，也是当下时代的主要体现，信息化时代的来临为档案系统信息化的构建提供了基础，电子文件的大量出现也为人事档案系统信息化的构建管理与实现带来了巨大挑战，因此，开发人事档案信息系统化、提高人事档案管理工作的效率、实现档案资源共享、搜索符合自己需求的档案信息化建设之路，具有很重要的意义。

【关键词】：档案归档管理；信息化技术；应用

【引言】：档案管理工作包括档案的收集、管理、保管、鉴定及开发利用等方面，具有管理性、服务性、政治性特点。档案管理是国家档案事业最为基础也是最为关键的一个部分，是社会信息系统的基石，对单位工作开展及社会发展进步都有着积极意义。本文主要从两个方面出发，讨论如何更好地进行档案管理和档案的信息化管理。

1、新时期档案归档管理工作的要求

1.1创新关于归档管理工作的观念

档案的收集工作和整理工作是当前新型社会环境下各个单位进行档案管理工作的最基本环节，任何一个脱离了档案收集和整理的档案管理工作都是不具备地基的高楼大厦，一切管理工作都是虚谈。由于归档工作是整个档案收集工作、整理工作的核心环节和基本内容，所以归档工作负责人的思想对于整个档案归档工作的质量和效率都会造成举足轻重的影响。基于此，相关工作的负责人必须结合时代特点和发展特征，从根本上改变传统的档案归档管理思想，将可持续发展的管理理念融入归档工作中去，在管理中将“以人为本”的管理思想落实到工作中，将档案归档和其他的档案管理工作统筹兼顾，做到协调发展。必要的时候，档案管理部门可以建立归档工作的二级单位，明确整个归档环节的核心地位，兼顾档案归档工作的源头和未来发展方向。

1.2加大改革扶持力度，营造良好改革环境

一定要建设一支优质的文书档案的管理团队，只是靠着专业的技能无法取得比较有效的效果，但是，还一定要建设比较优秀的信息化建设工作。对一些专业的知识一定要加强培训的工作。信息化的管理需要搭建应当经过下列几方面的内容：第一点，档案管理的领导人员一定要为基层的管理人员提供定期培训学习的机会，不断的增长他们对于文书档案的管理能力，不断的学习先进的管理经验以及相关制度的建设工作。第二点，对已经成功的完成学习考察任务的管理者，一定要按照实际的情况来安排相应的岗位当中，把全新的管理理念有效的进行应用，并且一定要根据管理单位实际的发展情况进行结合，不断的进行改进。第三点，把自身实际的管理经验与其他的工作人员不断的进行交流，不断的改善部门文书档案的管理系统。

1.3强化档案归档后的安全管理

档案管理部门不仅要管理当前阶段的档案内容，还需要妥善保管以前已经形成的原始档案和资料，以确保档案的真实性。尤其对于一些十分重要的或者领导审批的文字材料，更是要按照国家规定的法律法规，按照相关程序进行修订或者整理。妥善保管往年资料是最基础的工作内容，必须在这个基础上及时进行材料的归档工作，将各项活动产生的资料、各人员的档案资料等都按照类别编辑成册，装入相应的档案管理工具中，以确保日后档案服务工作能够顺利地进行。当然，安全管理要求管理人员具备较高的素养，遵守各项档案管理的条例，这样才能够确保档案的安全性和不泄露性。除此之外，在归档资料的保存中要防虫、防潮、放光，最大程度地延长这些资料的使用寿命。

2、有效应用档案信息技术的策略

2.1革新档案管理理念，树立信息管理意识

随着时代飞速的发展，对档案管理的理念也一定要不断的改进，是也是确保档案信息化的工作能够有效进行开展的重要基础，只有对档案管理的人员理念不断的进行革新，才可以用实际的行动来促进信息化建设的工作能够顺利的开展；只有档案管理的人员意识不断的提升，才可以从思想上为工作的创新提供动力。从人员的构成比例上而言，文书档案的管理机构当中大部分都是中老年人，他们在长时间的管理工作当中已经积累了非常丰富的经验，但是，对信息化系统进行操作的过程还不够特别的熟练，一些新入职的年轻员工一定要积极的帮助他们快速的、熟练的掌握信息管理的相关技能，与此同时，来共同的学习实际的管理经验，更好的实现共同进步。

2.2推进数字化档案馆建设

数字化档案馆建设属于档案管理信息化建设中的重要内容。数字化档案馆是当前这样一个数字时代或者说大数据时代下档案管理工作的重要发展趋势，也是现代化的新型档案馆，是对传统档案馆的更新升级。档案管理工作的信息化建设得以真正实现的其中一个重要标志便是数字化档案馆的建设。我们要认识到，数字化档案馆建设属于一项长期性复杂性的工程，其集成的档案信息数量与内容将会更为广泛，也更加有助于档案信息的統计、查询以及保存。数字化档案馆的建设并非是档案管理部门的工作，它需要各个部门和组织相互协调、共同合作，必须结合具体情况落实好信息管理的统筹规划与衔接工作，在统一的平台中依靠同一数据库管理系统来实现数字化档案馆建设。只有如此，传统档案管理工作才能够真正朝着信息化的方向转变，才能够真正开辟档案管理的新局面。

2.3要加大对档案信息化管理经费的投入

信息化时代新事物的更新较快，因此数字化、网络化的档案信息管理需要不斷更新相关的设备、技术等，因此，企业不能只注重生产、经营的经济效益，更要加大对档案信息化管理经费的投入，投入更多的人力、物力、财力，并将档案信息化管理列为专项投入，满足档案信息化管理的相关需求。在这一项决定上，企业要加强重视，特别是一些民营企业，否则将不能很好地顺应时代发展的潮流。

结束语

随着信息化的发展，档案管理的归档环节必须进行创新，并将其与信息化技术结合在一起，当然，这样的创新、改革不能一蹴而就，相关单位必须加大宣传力度，丰富管理手段，结合实际情况，鼓励工作人员探索创新。

【参考文献】：

[1]马晓宏.浅谈如何实现档案管理工作现代化[J].中国电子商务，2012（20）.

[2]李如妍.信息时代高校人事档案工作探析[J].辽宁师专学报（社会科学版），2011（1）.endprint