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事业单位档案管理方法及经验探讨

2018-01-04王艳娇

中国管理信息化 2017年24期
关键词:管理方法档案管理

王艳娇

[摘 要]档案管理作为事业单位日常管理工作中的重要组成部分,其管理成效将直接关系事业单位的整体工作状况。为此,事业单位管理人员应该高度重视档案管理工作。目前,在各大事业单位档案管理工作中,还存在一些影响管理工作效果的因素。为了进一步提升事业单位的档案管理水平,事业单位需要完善相关制度,提升档案管理人员的素质,同时引进现代化的管理方式。本文基于事业单位档案管理工作的现状,主要分析了事业单位档案管理的现状和问题,同时提出了几点管理方法和经验,以期通过笔者努力,找到不断提升事业单位档案管理工作效果的可靠途径。

[关键词]档案管理;管理方法;管理经验

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.107

[中图分类号]G271;D630 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)24-0-02

0 引 言

事业单位档案管理工作,指的就是事业单位内部与档案相关的管理内容,包括文书档案管理、人事档案管理等。对于任何一家事业单位而言,有效的档案管理工作能够提升事业单位的日常管理工作效果,为事业单位各项工作的顺利开展奠定良好的基础。档案管理工作作为事业单位日常管理工作中的重要组成部分,其重要性不言而言。因此,事业单位管理者需要采取措施,强化档案管理力度,确保档案管理工作顺利进行。

1 事业单位档案管理现状和问题

目前,不少事业单位开始意识到了强化档案管理的重要性,并且开始逐步引入一些新型的档案管理办法,但从整体上来看,档案管理工作的效果并不如意。笔者通过仔细分析发现其中还存在一些影响管理质量的问题,具体表现在以下几个方面。

第一,档案管理工作创新力度不足,往往跟不上事业单位改革的步伐。很多事业单位在市场经济快速发展的形势下,不断加快内部改革步伐,以追求更大的经济利益。而档案管理工作,由于不会给事业单位带来直接的经济利益,因而常常受到忽视。在事业单位内部,档案管理往往是最后加入改革队伍的一项工作,导致档案管理工作跟不上事业单位改革的步伐,进一步造成事业单位档案管理工作创新度不足。

第二,事业单位档案管理人员的素质提升速度较慢,跟不上时代发展的步伐。档案管理工作虽然无法给事业单位带来直接的经济效益,但在事业单位发展的过程中,也发挥着不容忽视的作用。档案管理工作内容相对复杂,要想做好这项工作,管理人员需要具备较强的专业素质,但很多事业单位的档案管理工作人员,往往缺乏积极进取、不断学习的心理,无法快速吸收新型的管理理念和管理模式。

第三,事业单位档案编研工作重视度不足。虽然有些事业单位设置有专门管理档案的部门和科室,但是通常只是安排一些人員进行档案的简单保存与管理,很少针对档案进行编制研究,如此就造成档案利用率偏低,导致无法充分发挥档案的价值。

2 事业单位档案管理方法及经验

2.1 健全档案管理制度

完善的制度是确保各项工作顺利进行的关键。从目前状况来看,很多事业单位虽然经常根据市场发展形势,更新内部管理制度,但针对档案管理的相关制度,却常常被忽视。为了进一步提升事业单位档案管理工作质量,事业单位管理者就需要从制度方面入手,为档案管理工作保驾护航。具体而言,事业单位可以基于我国《档案法》,对内部制度加以完善,使档案管理制度更加明确、条例清晰,让档案管理人员有章可循。同时,事业单位管理者需要提高对档案管理工作的重视程度,将档案管理工作纳入事业单位年度发展计划中,并划拨专项经费,明确档案管理工作人员的各项职责,严格落实事业单位内部档案管理制度。

2.2 提升档案管理人员的素质

档案管理人员作为事业单位人力资源的重要组成部分,其素质水平不仅直接关系到事业单位档案管理的工作质量,还关系到事业单位整体工作效果。对于事业单位而言,档案管理工作相对于其他类型的日常管理工作,有着自身的独特性。档案管理工作看似简单,实则比较复杂,对管理人员的素质要求较高。为了确保档案管理工作质量,事业单位管理者需要提升档案管理人员的素质。首先,事业单位应该针对档案管理工作的特点以及岗位实际需求,组织档案管理人员参加业务培训、专业知识培训等活动,来提升档案管理人员的专业素质,以壮大档案管理工作队伍,为事业单位档案管理岗位输送所需的人才。同时,事业单位还可以组织档案管理人员前往其他事业单位进行参观学习,积极引进其他事业单位优秀的做法,以完善自身工作的不足。此外,档案管理人员则需要树立起强烈的学习观念,积极学习有效的管理办法,提升专业知识水平,掌握最新的档案管理应用软件,让档案管理工作能够在事业单位发展过程中,发挥重大作用。

2.3 充分利用好档案资源

档案虽然不能直接给事业单位带来经济利益,但其利用价值也很大。对于事业单位而言,档案是一种隐形资产,有效的档案管理工作,能够提高事业单位的经济效益。针对目前事业单位档案利用率不高的状况,事业单位可以采取相应的措施加以改善。首先,事业单位管理者需要根据内部发展需求,恰当引入一些新型的档案管理软件和设备,使传统手工管理模式得到改善;其次,档案管理人员需要针对档案积极开展编研工作,对档案进行分类整理,提升档案管理工作的效率,同时便于档案利用人员以最快的速度找到所需的档案;最后,事业单位管理者可以安排专门人员负责档案的开发与利用工作,让档案的经济价值得到充分发挥。

2.4 建立档案管理网上系统

随着现代网络技术的飞速发展,档案管理与网络技术的结合成为一种必然的结果。现如今,不少事业单位的档案管理工作,开始由传统手工管理为主转变为以计算机管理为主、手工存档为辅的模式。对此,事业单位可以基于传统档案管理工作,积极引入一些国际化、现代化的档案管理系统软件,积极建立网上管理平台,同时成立专门的档案管理信息服务中心,为事业单位内部档案信息需求者提供信息查询与咨询服务。事业单位应该紧紧抓住新时代的机遇,促进内部档案管理工作不断朝着现代化、规范化、系统化方向发展。

2.5 明确档案管理主体部分

事业单位档案包括很多类型,并且发展历程越长远的事业单位,档案数量可能越多。但在这些堆积如山的档案中,并不是所有的档案都具有可开发利用的价值,真正可以给事业单位带来经济效益的档案,可能为数不多。所以,对于以盈利为目的的事业单位而言,在开展档案管理工作的过程中,需要明确档案管理“主体”部分,即明确哪部分档案是事业单位的核心,是事业单位的关键。然后针对这部分主体档案,档案管理人员要开展档案编研、档案开发利用、档案分类归档等工作,让这部分档案时刻处于准备状态,可以随时被调取利用。事业单位档案管理人员,则需要利用自身的专业素质配合事业单位管理者,做好档案的整理工作,让档案中的主体部分受到重视,确保这部分档案的完整性和可利用性。

3 结 语

档案管理在事业单位日常管理工作中,属于非常重要的组成部分。档案管理工作效果,会直接影响事业单位行政、生产技术、项目经营等管理工作的质量。对此,事业单位管理者需要重视档案管理工作,并且充分认识到目前内部档案管理工作中的不足,并且仔细分析问题出现的原因,然后从健全档案管理制度、提升档案管理人员的素质、充分利用好档案资源、建立档案管理网上系统、明确档案管理主体部分等方面着手进行管理改革,让档案管理工作能够助力事业单位的可持续发展,让档案的价值得到充分发挥。

主要参考文献

[1]张晓娟,马瑜,左田原,等.知识经济时代的事业单位档案管理——一种知识资产观[J].档案学通讯,2012(4).

[2]郑玲玲.基于城乡与区域一体的城建档案数据集成管理应用研究——以东莞市数字城建档案管理平台为例[J].档案学通讯,2010(5).

[3]张瑾.事业单位档案信息化建设的现状与对策分析[J].赤峰学院学报:自然科学版,2017(13).endprint

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