中职学校综合档案室的建设分析

李晖

[摘要]本文分析了中职学校综合档案室建设与运营现状，同时阐述了中职学校在综合档案室建设中存在的问题，最后笔者结合多年工作经验，提出了一些有效建设策略或建设方法。旨在提高综合档案室建设水平，进一步保障中职学校各档案信息管理的安全性。

[关键词]中职学校；综合档案室；建设；现状

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.114[中图分类号]G717.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0181-02

1中职学校综合档案室建设现状

任何一所中职学校都建立专门的档案管理室，负责管理档案信息，除了实验档案、文书档案、设备档案之外，还负责管理人事档案和科研档案等，因而档案管理室做好日常管理工作，构建完善的综合档案室非常重要。根据笔者实际了解到的情况来看，虽然大部分中职学校已经建立了一个较为完善的学校档案室，却因为管理意识不足、管理设备不先进等原因影响，使建设出的档案室在日常管理中还存在一些问题，既不符合综合档案室建设要求，又难以保证各种档案信息的安全性。虽然某些中职学校引进了一批现代化档案管理设备，但由于管理者管理水平有限，加之学校投入的管理经费不足，使得学校内部实施的综合性档案管理制度或措施无法落实，自然也无法保证档案信息资料的安全。

2中职学校综合档案室存在问题

2.1管理方式缺乏创新

科技水平的发展，促使中职学校中的档案管理逐渐朝着信息化、自动化的方向转变，人们将很多的信息技术、科技设备应用到综合档案管理中，在一定程度上提升了档案综合管理效率。然而从实际了解到的情况来看，人们对于综合信息化档案管理的重视度不够，诸如：管理人员技能水平较低、管理经费投入不足以及现代化管理设施不够完善等，使得信息计算在综合化档案管理中应用的效果受到限制。虽然某些条件较好的中职学校专门为档案管理工作提供了多种现代化管理设备，但在实际管理中，由于人们没有主动学习和掌握新设备的意识，使得校内档案大部分管理工作依然是由人工完成，显然这一情况主要是由于管理方式缺乏创新性造成的，落后的管理方式不仅无法提升管理效率，而且还无法保证档案管理效果。

2.2办公条件差

某些中职学校虽然为综合档案管理部门配备了专门的管理工作室，但是从反映出的情况来看，学校所配置的管理室不仅设施简陋，而且功能十分单一，诸如：档案阅览、库管和办公都在同一个房间进行，面对这样差的办公条件，又怎能保证管理工作顺利展开。

2.3管理观念过时

现阶段，很多的中职学校在综合档案室建设工作中，虽然已经明确了建设目标，但管理观念过时，例如：某些管理者认为这是一份闲差事，在他们的眼中档案管理就是“看门”的，只要看好门就能保障档案安全。这样一种消极、过时的管理观念，是无法满足综合档案管理需要的，尤其是在一些新的先进设备引进后，若依然持有过时的管理观念，不仅无法满足信息化档案管理要求，在一定程度上还会影响档案管理质量。

2.4管理结构不科学

大部分中职学校在综合档案管理这方面，主要注重管理的是会计档案、文书档案等，而对于其他一些，诸如：人事档案和设备档案的管理却不重视，这主要体现在搜集这类档案时工作人员很懈怠。另外，即便引进了多种现代化管理设备，但由于管理者业务水平较低，使得锦旗、胶片等实物档案以及声像档案管理缺乏科学性，即可以理解成档案管理结构不够严谨，不够科学。

2.5管理标准不够完善

国家并没有制定出统一的标准对中职学校相关的综合档案管理以及档案室构建进行指导和约束，因而中职学校专业类型不同，其管理综合档案的方式也有所差异。相应的，档案管理中涉及的内容详细程度也会有所差异，这便意味着各中职学校需要针对自身办学特点，一边摸索一边建设综合档案室。

3有效建设综合档案室的策略

3.1组建优秀的档案管理队伍，建设纸质档案室

纸质档案管理有其存在的重要价值，因而在建設纸质档案室之前，各中职学校首先应当将一个专业技能、管理意识较高的队伍组建出来，在加强纸质档案建设的基础上，持续提高工作者的档案保护意识，并采用科学手段加强管理力度。档案管理工作者的管理素质，不仅决定了档案管理质量，还决定了工作服务态度。另外，档案室应强化纸质档案修复工作，一所学校从建立开始便会储存各种各样的纸质档案，这些纸质档案都是一些重要的文献资料，因而需要细心保存。但纸张是有一定使用年限的，若得不到妥善管理，极易被损坏或遗失。基于此，笔者认为建设纸质档案室的前提便是组建一支优秀的档案管理队伍，并不断对他们的档案管理技能和纸质档案修复能力进行强化，以此保证档案室建设的完整性。

除此之外，各中职学校还需定期对档案管理者的工作技能进行培养，以此增强管理者整体的突发事件应对能力。这是因为在日常档案管理中，常会存在一些突发情况，尤其是在应用信息技术后，机房停电或设备自身出现问题均会对档案管理工作造成影响。针对此情况，为了减少事故损失需不断对工作者的管理技能进行强化，以此提高管理者整体的事故处理水平。

3.2建设数字化档案室

数字化档案室是在信息技术取得一定进展后衍生出来的。档案数字化应是当前中职学校档案管理中应用最为广泛的档案存储方式，其主要的特征体现在数字化存储信息上，例如：声音、文本及图像等信息资源都以数字化形式存储在档案室中，这样一来不仅减小了档案资料存储占用的空间，还使整个档案室管理合理化、规范化。

对于各中职学校来讲，想要建设出一个完整的数字化档案室，首先需要做的是引进先进的档案管理系统，这是纸质档案室向数字化档案室转变的关键所在。尤其是在数字化档案室建设过程中，应用现代化管理设备，在对原有的管理系统进行优化的同时，还能够不断对管理内容、管理流程进行补充，使其更符合数字化建设要求。

想要建设数字化档案管理室，其前提是必须建立一个数字化网络平台。只有借助互联网的力量，才能够迅速有效地收集各种档案信息。随后应从中职学校自身档案管理特色出发，建设出一个极具本校特色的数字化档案管理室，因为只有契合实际开展档案管理工作，才能够在科学整合资源的同时，提高档案使用价值。只有价值提高了才能够显现出工作者档案管理的重要性，即在一定程度上有助于档案管理人员工作积极性、工作意识的提高。

3.3建设声像档案室

综合档案管理中包含声像档案管理，因而建设综合档案室自然需要建设声像档案室。由于声像档案本身具有较高的参考价值和历史价值，因此中职学校在建设声像档案室时，需将一套完善的声像档案管理体系编制出来，因为只有在完善体系下，管理工作者才能做好相关的防尘埃、防气体等工作，最终保证声响档案的完整性。

4结语

随着信息技术的不断发展，各中职学校在日常档案管理中逐渐引进多种管理形式和先进的管理设备，尤其是在当前这样一个对档案信息化管理要求较高的时代背景下，将一个综合档案室建设出来非常重要，其能够通过科学手段高效管理各种档案信息。