大型建筑工程项目的档案管理难点和处理对策

陈静

[摘要]大型建筑工程项目涉及各种复杂的资料，档案管理自然也会存在一定难度。在大型建筑工程项目中，档案管理因自身的特征，成为工程项目管理的难点与薄弱环节。而大型建筑工程项目关乎国计民生，一旦发生事故势必造成极难估量的损失。本文分析了大型建筑项目档案管理的难点，并有针对性提出处理对策建议。

[关键词]大型建筑；工程项目；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.112

[中图分类号]G271；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0178-02

随着我国经济建设快速发展，城市化建设进程也在不断加快在这种形势下大型建筑工程项目也越来越多。工程项目档案是大型建筑项目的真实记录，是对建设项目进行审计、管理、稽查、验收及改造的重要依据，是大型建筑工程项目中的无形资产。但是，大型建筑工程项目涉及各种资料和各类数据，其复杂性不言而喻，档案管理势必会存在一定的难度。在这种形势下，探究档案管理的难点具有现实意义。

1大型建筑工程项目档案管理现状

在大型建筑工程项目中，档案管理非常重要，但从档案管理现状来看在管理过程中还存在许多难点，难点主要体现在如下几个方面。

1.1档案收集难

档案收集是工程档案管理工作的基础和核心内容之一，如果在工程建设过程中没有及时做好档案的收集工作，工程档案归档的系统、完整和准确便无从谈起。大型建筑物建设周期长、规模大，相关档案资料不但数量多，并且较为分散，势必会增大收集方案工作的难度。而某些大型建筑工程完工意义重大，工期紧张、完工时限要求高，大多数管理人员只重视现场施工进度，却忽视档案资料的同步收集与整理，导致大量的试验报告、检测报告等均分散在形成原始资料单位。这种无序管理，很容易造成档案原件丢失和破损。

1.2管理人员素质不高

由于档案管理工作是个复杂、繁琐且需要大量重复工作的工作，所以要求管理人员必须要具备有一定的整理能力和选择能力，这些都是档案管理人员必须具备的基本素养。但是，许多负责档案管理的人员都是从公司其他部门调过来的。这些工作人员缺乏档案管理的专业知识，显然也不能很好胜任档案管理工作，工作人员的素质有待提高。

1.3编制组卷难

工程竣工档案的编制主要包括文件材料的整理组卷和竣工图编制两大内容，是一项专业技术性强，对组织管理水平要求较高的工作。大型建筑工程建设情况复杂，一个建设项目可能是一个单位工程，也可能是由多个单位工程构成的一个群体建设项目，且参与设计或工程总承包的单位不止一个。上述情况一方面致使文件材料的形成规律相对繁杂，另一方面也导致竣工图编制工作异常艰巨。因此，如何科学、系统地编制竣工档案并保证其进馆后便于提供利用是大型建筑工程档案管理工作中的突出难题。

1.4相关法律问题

近年来，我国已经针对档案管理在立法方面做了很多工作，虽然也取得了一些成绩，但是还有很大的改善空间。从国家整体层面上来讲，我国仍存在地方档案管理与中央档案管理存在矛盾的情况，这不利于我国形成统一和谐的档案管理制度。特别是大型工程档案，是需要进行严格保密的，不管是查阅还是抄录都必须经过严格的审批，以防重要信息外泄。

2针对档案管理难点的处理对策

从大型建筑项目工程档案管理现状分析来看，档案管理还存在很多难点，因此建设单位还需要采取有效的处理对策，才能够化解这些难点。

2.1健全档案管理体系

健全的档案组织工作体系是顺利开展大型建筑工程档案管理工作的有力保障。建设单位作为项目的管理者，在项目建设启动时就要积极组织各参建单位共同建立覆盖各个单位的档案管理体系，从源头开始将工程档案纳入到管控范围内。建设、监理、施工单位要分别建立以公司领导为责任人，技术负责人、技术员、档案管理员相协同的管理架构，形成齐抓共管的局面。

2.2培养专业的档案管理人员

要促进档案管理工作往规范化方向发展的首要任务，应该是培养专业的档案管理人员。具体来讲包括以下几个方面。首先，建设单位要提高档案管理工作人员的专业技能和工作态度，而且不能盲目选择档案管理人员。其次，建设单位从档案收集、档案整理和档案价值鉴定等多方面培养工作人员的专业素养，最后，建设单位要通过建立相对完善的奖惩措施，来调动档案管理人员的工作积极性，表彰优秀的人员，严惩工作散漫的人员。

2.3完善档案管理制度

要想完善档案管理制度，政府和企业必须同时发力。从政府层面讲，政府应当将重点放在完善相应法律法规上，从法律层面加强档案的安全性；从企业层面讲，建设单位应该将重心放在一些基本的书写、编号、员工守则等规范上，争取与国家法律法规相协调。

2.4加强过程监督检查与指导

（1）加强监督检查，解决档案收集难。完善的制度和办法只有被充分落实才能发挥其应有的规范和约束作用。因此，要有效解决大型建筑工程档案收集与工程建设进度不同步的问题，建设单位须主动出击，并联合监理单位，依据档案管理办法的相关要求，加强对各参建单位档案收集、整理工作的监督和检查，并对发现的问题提出整改意见。

（2）加强与细化分包单位的检查和指导。针对分包单位管理意识和水平普遍薄弱的情况，建设单位应与总包单位密切协作，加强和细化对分包单位的指导与检查，注重提高档案员的业务水平，督促各分包单位同步开展档案收集、整理工作。首先，要准确掌握项目各分包单位的信息。建设单位应详细了解各分包單位的施工内容、进退场时间、档案工作负责人的联系方式等，形成项目分包单位档案管理工作统计表，为全面开展档案指导、检查以及准确完成竣工阶段档案的汇总工作奠定基础。其次，组织业务培训和观摩学习。建设单位可聘请经验丰富的专业人员为分包单位的档案员做专业技术培训，破解疑难，并定期组织他们到总包单位现场观摩，重点学习档案的收集、整理和组卷方法。