新形势下科技档案信息化建设与思考

马小雯

[摘要]目前，科技档案管理中主要存在管理模式比较落后、管理手段不够先进、管理人员水平较低、管理制度不够完善等问题。在科技档案管理信息化项目建设中，相关人员必须明确建设目标、制定建设原则、规划建设内容、總体框架构建、功能结构要求、注意主要问题等，促进科技档案信息化建设取得良好的效果。

[关键词]科技档案；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.106

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0169-02

随着信息技术和网络技术的快速发展，信息化建设已成为各行各业建设与发展的重点，它在经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色，科技档案基础业务建设也开始向信息化建设转移，建设步伐直接影响了科技档案事业的发展。相关人员只有充分认识到科技档案信息化建设的重要性，才能更好地促进科技档案的科学化、系统化、自动化管理，进一步提高科技档案的服务效率、促进科技进步、推动科学社会发展。

1科技档案管理中存在的主要问题

一是管理模式比较落后。由于受管理干部与工作人员对信息化建设认识不够，管理理念落后，局限于传统的管理模式的影响，科技档案服务效能低下，无法满足当前社会对其的要求，不能更好地为科技创新做好服务工作。尽管有的单位或部门逐步增加了科技档案信息化建设投入，但工作人员信息管理技能不足，导致部分信息化管理设施处于闲置状态，没有更好地发挥应有的作用。

二是管理手段不够先进。科技档案作为人类智力劳动的产物，是科研生产活动全过程的真实记录，是重要的技术资源，它是一切重要的科技活动中产生和形成的技术图纸、文字材料、计算机材料，以及声像等形式的科技文件材料转化而来的，具有现实性、专业性、成套性、多样性的特点。传统的管理手段严重影响了科技档案作用的发挥，不利于科研工作的有效开展。

三是管理人员水平较低。由于领导不重视档案管理人才队伍的建设，缺乏人才队伍建设总体规划，安排管理人员较为随意，许多管理人员还从事其他岗位的工作，人员流动性比较大。加之管理人员没有经常性的专业知识、专项技能培训，也没有自我学习与教育的意识，很难提高科技档案管理队伍的综合素质，其专业管理水平以及业务能力参差不齐，整体管理水平较低。

四是管理制度不够完善。调查发现，许多单位没有科学、合理及规范的科技档案信息化的管理制度，有制度的也比较简单，不够细化，重要的信息化管理流程也不规范。尤其是一些单位档案借阅利用制度不严，加之没有科技档案信息备份管理制度，安全防护措施不到位，科技档案丢失严重。

2科技档案管理信息化项目建设

如今，信息化、数字化产业的高速发展，影响着科学管理与国民阅读的方式。科技档案管理信息化项目建设，能够将分散的档案进行数字化加工、科学化管理、便捷化利用，满足用户的信息消费习惯和需求方式，对今后的科技研究具有参考、传承和发展的作用，促使科学技术向现实生产力渗透和转化，促进科学技术的创新、生产力的发展。

首先，明确建设目标。项目建设前期要做好调研和规划，通过科技档案管理信息化项目建设，实现科技档案管理自动化，实现科技档案纸质资源的数字化建设与永久保存，实现集成于统一管理平台，具有发布、检索、全文浏览等功能，为用户提供更加高效、便捷、多样的数字化服务，提高资源利用效率，推动科技快速发展。

其次，制定建设原则。坚持不重复建设及尽量降低成本的原则，在信息化建设中，根据建设目标制定建设内容，规划建设流程，降低建设成本。坚持资源整合的原则，在具体项目中，尽可能与建设经验较丰富的数据加工商合作，并对已有的电子档案进行整合。搭建的信息化平台应该便于检索、使用和统计。坚持特色原则，在信息化项目建设中，紧紧围绕本馆的馆藏特色，建设成人无我有、人有我优的特色数据库。坚持用户需求为重的原则，时刻以满足用户需求为出发点，通过信息化建设，达到有效管理与利用的目的。

第三，规划建设内容。将档案馆馆藏中的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片以及录像带等科技文件资料，通过数字化处理，运用自动化管理系统手段，把档案信息、接收、传递、存储、开发以及利用等环节通过网络化，提供高度共享和有效利用，促进科研生产活动有力开展，从而创造更大的经济效益，提高科技档案的使用价值。其内容可分为案卷级和文件级两级，信息文件可采用TXT、XLS、DOC等文件格式。

第四，总体框架构建。科技档案信息化建设项目的过程复杂、性能要求高，相关人员必须全面考虑基础支撑平台、资源、系统功能与应用平台功能，做到统一设计、逐步细化、模块化，保证项目能够顺利实施，达到预期目标。其一，系统支撑层：主要支撑系统平台运行的基础模块，包括数据库管理、数据挖掘等。其二，资源层：主要实现平台运行所依赖的各种资源的整合与管理，同时对平台运行过程中产生的资源进行组织与管理。其三，应用平台层：包括项目建设的三大功能，即网络互动、资源共享、移动学习。其四，后台管理和系统功能层：在后台对资源平台进行管理，实现对资源、用户、权限、质量等的管理。整体框架设计需要结合任务的特性，实现规模性、可分割性、多样性、高价值性；整体框架需要依托网络实现，整体框架设计需要提升任务完成质量，确保核心档案资源的高质量。相关人员需要考虑用户特质，吸引用户参与，提升工作质量。整体框架设计应该强调内部联动性，各个部分环环相扣，相互影响，形成整体。

第五，功能结构要求。科技档案的信息化建设项目，所需要档案数字化处理的核心任务及功能主要分为：纸质科技档案的数字化存储，包括纸质科技档案的数字化和信息录入；文献文本化图片识别，包括OCR识别和人工识别；有关纸质文献的关键词标注；数字化后档案存储及管理，包括网络平台建设、数字化资源库建设、后台管理系统建设；数字化资源整合与共享，做好资源的推荐与数字资源查阅。

第六，注意主要问题。一是数字化的标准问题。科技档案进行数字化时，必须按照一定的文檔格式标准进行，即在开发建设中，必须遵守网络传输协议、数据通讯格式、数据加工标准和有关文献分类标引、著录规则等标准化原则和要求，确保数字化产品的通用性和标准化，符合网上传输与资源共享的要求。二是注意分工协作的问题。为避免数字化档案信息资源重复建设，相关人员必须统一规划、分工协作、高度共享。三是数字化信息的安全性问题。数字化信息在网上传播利用，必须采用信息加密、防火墙、访问控制以及数据备份等技术，防泄密、防病毒攻击或停电等意外事故，造成数据丢失和系统破坏。

3对科技档案数字化的思考

科技档案管理的信息化建设是一个系统的工程，新形势下，科技档案信息化建设，不仅直接影响档案的馆藏资源建设，还影响档案作用的发挥。笔者结合多年从事档案管理工作实践，对如何做好科技档案的信息化建设，进行以下思考。

一是增强档案意识是项目实施的前提。科技档案管理是一项系统的工程，不仅需要有一支业务技能过硬的档案管理队伍，还需要部门广大职工，特别是各级领导干部的高度重视，只有他们具有强烈的档案意识，才能促进科技档案信息化建设。

二是组建组织机构是项目实施的保证。科技档案管理的信息化建设可由信息化管理部门牵头，主要成员应包括主管领导、档案部门主管、信息部门主管、档案管理人员、信息管理人员以及档案管理专家等；主要任务是负责信息化建设的总体规划、重大问题的解决、决策、指挥等工作，为项目建设提供制度保障、技术支持、沟通协调等。

三是档案收集工作是做好信息化的基础。档案的收集工作是档案信息化管理的重要组成部分，相关人员一定要按照要求，做好档案收集工作，确保收集档案的完整性、准确性、系统性。

四是制度建设是做好档案信息化的保障。相关人员必须严格按照《中华人民共和国档案法》，科学制定本单位相应的《档案管理办法》《档案人员岗位职责》等规章制度，形成制度约束机制，并做好制度的执行与监督。

五是队伍建设是做好档案信息化的关键。一支作风优良、业务能力强的档案队伍，是科技档案信息化建设的关键。通过加强业务培训与技能竞赛，提高档案管理人员素质，能保证档案收集质量、数字化加工规范、档案的科学化管理与二次开发，提高用户服务质量，促进科技进步。