新时期中职学校档案管理工作优化研究

高思佳

摘 要：在党的十八大以后，我们进入了为实现中华民族伟大复兴的“快车道”上，在新时期，各种科学技术突飞猛进的发展，正在改变着人们的生活习惯和方式；在新时期，我们的改革开放也进入升档提速的关键时期，在新时期的背景下，做为中职学校的档案管理工作者也需要优化思想，进一步完善档案管理工作，本文将围绕新时期中职学校档案管理工作进行研究和分析。

关键词：新时期 中职学校 档案管理工作 优化

中职教育是我国职业教育的重要组成部分，承担着向社会输送具备职业技能专业人才的使命，在信息化高度发达的“大数据”时代，中职学校的档案管理工作正在发生着潜移默化的变动，以此来适应不断加速的社会发展需求，身为中职学校的档案管理者，要密切的关注党和国家关于档案管理的政策，努力学习新的科学技术，不断更新自己的思路，时刻保持与时俱进的品格，以此来优化我们的档案关系工作。做为档案管理者不能把档案管理当成完整的静态服务，被动的去开展工作，要转变传统的思路，用大数据的思维来重新定义档案管理工作，把档案管理作为一种动态的工作，工作的动态性要集中的表现在我们的学习态度和学习能力上，要自觉的去研究优化档案管理的方法论，从而提高中职学校的档案管理水平。

一、中职学校档案管理的特点

学校档案管理内容涵盖教育、科研、党政资料、教职员工人事档案等，具体的工作由七个部分构成，分别是档案收集、档案整理、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用，下面就具体的人事档案的特点做出研究和分析，内容如下：[1]

1.学校人事档案的开放性、社会性特点

随着市场经济的高速发展，整个社会呈现出一种开放性，延伸性的特点，资源共享、信息一体化已经成为当前社会发展的主要潮流，中职学校的人事档案工作为了适应时代发展的需求，同样存在着信息开放化、社会化的问题。传统的人事档案以部门为单位，相对封闭和保密，在学校整个人事档案系统中就像分割成的单独的“孤岛”，尽管可以严格保密，可完全不适应时代的发展，绝对保密的管理方式会导致一些优秀的教职工不被上级领导发现，反而限制了优秀教职工的上升空间，因此大多数学校都对人事档案进行调整，构建人事信息网络管理系统，让人事档案呈现出开放性、社会性的特点。

2.学校教职工存在一定程度的流动性，人事档案管理呈现网络化特点

在中职学校，教职工构成身份复杂，存在着编制职工和非编制职工，聘用制员工和临时性员工等等，无论哪种类型的员工，同样都存在着流动性的特点，只要存在人员流动的不稳定性，就需要对人事管理工作进行调整，传统的档案调动转移的管理方式只能增加管理成本，给调动人员的人事关系转移带来不便，为此学校普遍采取人事网络化管理，学校建立统一的人事网络管理系统，只要人员出现流动和交互，仅需要人事部门登陆网络系统，在网络简单操作即可，这样大幅度的降低人事管理成本，提高了管理效率，更加符合时代发展的需要。

二、中职档案管理的问题

1.缺乏制度的保障

2008年，国家档案局和教育部共同出台了《高等学校档案管理办法》，对高等学校的档案管理提供了制度保障，但是却没有出台和中职教育相关的档案管理制度，導致中职学校档案管理普遍采用《高等学校档案管理办法》，以此为制度进行档案管理，由于中等职业教育和高等学校在本质上存在差距，如果依照高等学校的模式进行档案管理就会在具体的落实中出现各种问题，甚至出现张冠李戴的错误。

2.双重领导，导致“双不重视”

中职学校的主管部门是教育局，中职学校的档案工作需要档案局进行业务指导，这样中职院校的档案工作就面临着双重领导。教育局的工作重点是指导学校做好教育工作，他们的主要管理方向是教育教学[1]，而对于学校的档案工作态度冷漠，因为档案管理并不属于教育主管部门的业务范围之内，它们在心理上更依赖于档案局。尽管档案局对学校档案承担着业务指导工作，可并不是主观部门，所以他们的工作重点在档案本身，只关心档案工作是否合法、规范，是否按照国家相关规定开展档案工作，这样中职学校档案工作的双重领导最终演化成“双不重视”。[2]

3.档案管理员力不从心

中职学校虽然配置档案管理员，但是这些管理员往往身兼数职，并且受学校安排，把主要精力投入到教育教学工作中，导致在档案管理工作方面用时较少，精力投入较低，从而影响到档案管理的质量。

三、档案管理的优化策略

1.从国家层面邀请专家、学者共同商讨中职学校档案管理制度构建方案

截至目前，我国仍然未能出台专门针对于中职学校的档案管理制度，导致在开展工作时，容易出现不正规的现象，为此，从国家层面考虑，应该邀请专家、学者共同商讨中职学校的档案管理制度构建方案，让中职学校的档案管理工作有章可行，提供制度保障。

2.提高档案管理人员的入职门槛，加大培训力度

为了把学校档案工作专业化、科学化，学校要提高档案管理人员的入职门槛，尽可能的招聘与档案管理相关专业的人才入职。要定期对档案管理人员进行培训，学习先进的档案管理经验和办法，要把档案保密制度作为重要培训内容反复强调，这是职业操守，更是工作需要。

3.充分的发挥现代化信息技术的优势

“无纸化”档案已经成为社会机关、企事业单位的发展趋势，中职学校要及时的认清形势，积极的向科技发展的趋势靠拢，以此让档案工作更加科学化、便捷化、有效化。要发挥信息技术的优势，需要在硬件和软件方面都加大投入，学校应该引起重视，尽快让纸质档案电子化，这样不仅可以更好的保存原始档案不受伤害，还可以加快检索效率，降低档案管理的人力、物力成本，提高管理效率。

四、总结

中职学校的档案管理工作并不是“边缘化”的任务，而是学校日常工作中的重要组成部分，它承载着和学校相关的一切真实、客观记录，具有一定意义上的历史记录意义，学校档案管理者要在思想上引起重视，认清档案管理工作的重要性，主动的调整思路，积极地改进工作方法，不断的优化管理工作，尽可能的提高工作效率，从而更好的服务于学校、服务于社会。

参考文献

[1]杨柳红，现阶段中职学校档案管理工作面临的问题与对策，科技资讯，2013[9]：226-227

[2]李建，新时期中职学校档案管理工作优化研究，办公室业务，2012[2]：87