高职院校电子档案管理工作发展探讨

【摘要】档案工作对于高职院校而言是一项极为重要的工作，传统的档案管理主要是以纸质档案管理为主，纸质档案无论是在保存期限方面还是在保存和查阅的便捷性方面都差强人意。随着科技的进步以及计算机技术的普及，电子档案已经逐渐取代了纸质档案成为了档案资料的最大载体。高职院校的档案管理工作面临着从以往的纸质档案向电子档案过度的考验，而这种考验不仅仅是档案资料载体的改变，也是档案管理工作方式方法以及对档案管理工作重新认识与定位。因此，高职院校必须对电子档案管理工作引起足够的重视。本文将对高职院校电子档案管理工作的发展进行深入探讨，对电子档案的类型、电子档案管理存在的问题进行分析，从而找到解决目前高职院校电子档案管理工作中存在问题的解决方式。

【关键词】高职院校电子档案管理发展探讨

我国的电子档案工作起步较晚，因此电子档案的普及率也远远不如欧美国家，但是由于电子档案具有着极大的优势，因此我国从纸质档案过度为电子档案已经成为了大势所趋。高职院校是我国培养专业类人才摇篮之一，其内部运营情况直接与其教学质量相关，而在内部运营过程中档案管理工作是一项较为重要的工作。目前我国的大部分高职院校的档案都还处在从纸质档案向电子档案过度阶段，而在这阶段当中，很多高职院校的档案管理人员对电子档案还是较为陌生的，因此在电子档案工作中还存在着一些问题有待解决。这些问题的存在对于高职院校电子档案管理工作发展产生了严重的阻碍。今天笔者就来和大家一起谈一谈关于高职院校电子档案管理工作发展的相关问题。

1、高职院校电子档案的类型

高职院校的电子档案主要分为5个类型，这五个类型分别是利用WORD、EXCEL等文字和图标软件制作的各类电子教案和试题库、各类文件以及邮件、表格等等。这些用文字处理软件生成，用字、数字、符号表达的电子档案。学校主页上的新闻、校园风光、视频、招生宣传片等等，这些用影像设备制作的动态画面生成的电子档案。高职院校服装设计、机械制造、汽车工程、土木工程等专业学生绘制的CAD文件等等，这些用算法绘制的曲线图、图表形成的电子档案。高职院校举办的各类学术讲座、科研项目报告会、各项重要会议的录音等等，这些用音频设备录入生成的电子档案。高职院校学生学籍管理数据库、学校固定资产数据库、教职员工基本情况数据库等等，这些用数据库形式生成的电子档案。这五类档案对于高职院校而言都是十分重要的，缺一不可。

2、高职院校电子档案的优势

2.1 提高档案资源的完整性以及时效性

传统的档案都是纸质档案，这种档案对内容有着严重的限制其只能是静止的文字或者是照片而无法将音频、视频记录下来，因此纸质档案资源的完整性受到了较大的限制。电子档案则没有这样的桎梏其能将视频与音频等动态资料一同记录下来作为档案资料进行保管，因此电子档案在资源的完整性方面有着较大的优势。在时效性方面，传统的纸质档案由于其具有着较为显著的唯一性并且容易损坏所以档案资料都只能保存在档案部门，而其他部门需要相关资料只能去档案部门进行提取，这就制约了档案资料的时效性。电子档案则打破了纸质档案的唯一性从而使得档案的复制变得更加轻松，而随着网络的发展使得电子档案可以通过互联网进行传输从而可以让其他部门的人员足不出户就能够对档案资料进行查阅。因此，电子档案与纸质档案相比其流通性更强所以具有着较为良好的时效性。

2.2档案资源的归档速度得到提高

电子档案可以正确、高速地检索，可以借助网络传输技术充分实现资源共享，可以产生图文、声像并茂的效果。电子档案其有着极高的流转性，因此其有着较高的归档速度，或者说有些可以公开的档案类资料可以不进行归档，直接将复制资料传输给档案使用者，并不需要档案使用者刻意进行归档。

2.3 电子档案的质量与工作效益更高

计算机网络技术的应用，使公文处理和文件归档有机地结合起来，使文档一体化成为现实。实现了文书与档案管理的接口转移数据，实现了计算机网络技术对档案工作的效益和质量的倍增。

2.4 降低档案管理人员的工作强度

在纸质档案年代，档案管理人员的工作强度是较高的，其首先要将纸质档案进行归类然后再根据不同的类型进行存储，并且还要定期对档案进行通风与晾晒以防止档案被虫蛀或者是泛黄和腐烂。在查找档案时也较为吃力，必须根据其自己所编制的索引进行仔细查找，耗时较长而且在归档时也需要再次查阅索引进行归档。电子档案则减少了这样的麻烦，档案管理部门只需要给每份文件编制一个唯一的分类号、档案号以及相对应的文件，在用户利用时只要给出文件分类号或是主题号就可以准确地查找，这样就能够使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来，减轻工作压力、负担。

3、高职院校电子档案存在风险分析

3.1 电子档案的安全性存在隐患

由于电子档案并不存在唯一性，且只读性也表现一般这就导致了电子档案容易被盗取和修改，尤其对于一些机密档案和个人信息档案，这些档案也都存储在接入网络的计算机当中，而一旦有病毒侵入网络则可以轻而易举地将计算机中的机密档案进行复制和篡改，这就导致电子档案的安全性受到了极大的威胁。

3.2电子档案载体的变化带来的立卷归档问题

电子档案由拟稿者直接写在存储介质上，一经形成就上传到办公信息数据中，由档案工作人员、技术人员共享。既可以在计算机网络上，也可以在存储设备上进行移交。所以，电子档案的归档已不能按照传统的归档制度来执行。

3.3 电子档案的保存存在问题

电子档案并不是实体档案，只是一串串二进制数据，因此电子档案只能保存在计算机的硬盘或者是光盘、软盘中，这就导致了电子档案必须依托其他實物作为储存载体。无论是硬盘、光盘还是软盘其保存条件都是较为苛刻的，温度、湿度、灰尘、光线、有害气体都会对电子档案的载体造成威胁。

4、电子档案管理的建议

4.1 重视电子档案的重要作用

高职院校各级领导要切实采取措施，加强管理。高职院校档案工作人员要转变观念，提高认识，改变过去重纸质档案轻其它载体档案的观念，不断完善电子档案的归档工作。要加强对电子档案重要性的宣传力度，提高电子档案在各项工作中利用率。

4.2 加强网络安全与存储安全

对电子档案进行管理的过程中档案的安全保障是非常重要的，首先需要加强网络安全建设，高职院校应当在校园网、档案室分别设立防火墙，防治病毒入侵并且按时对防火墙进行补丁更新从而确保网络安全。在存储方面应当建立单独的电子档案保存室或者保存柜，按照不同电子档案的载体进行保存。

4.3加强档案管理队伍建设

高职院校要切实转变观念，走出队伍建设认识的误区，切实增强紧迫感和危机感，推进档案管理队伍的建设。制订适合学校实际的档案管理队伍规划，配足、配好档案管理人员，使档案管理队伍在职称、学历、年龄、知识等方面更加合理，实现档案管理队伍的专业化、正规化。

结束语：高职院校电子档案管理工作的任务是较为繁重的，但是其重要作用也是有目共睹的，因此高职院校应当加大对电子档案管理工作的重视程度，从而加强管理力度使得高职院校电子档案管理水平能够有一个质的飞跃。

参考文献

[1]浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊，开封教育学院学报，2009.03

[2]高校电子文件归档管理存在的问题及对策，百色学院学报，2012.12

[3]刍议高校电子档案管理信息化，长春师范学院学报，2009.04

[4] 于咏莉. 高职院校档案管理工作中存在的问题及对策.《太原城市职业技术学院学报》 2011年07期