关于事业单位档案安全的相关研究

◎岳吉

关于事业单位档案安全的相关研究

◎岳吉

随着国民经济的快速发展，事业单位也在迅速发展。在事业单位的工作中，档案管理是一项重要工作，档案不仅仅是历史的记录和保存，还是开展其他工作的基础，是事业单位的资金和其他工作得到有效利用的直接依据，也是对后续工作的记录和跟进。一切的档案管理都在安全的基础上的，所以保证档案的安全是事业单位档案管理工作中的重中之重。就目前而言，我国事业单位工作档案管理中还存在一些问题，对于档案的管理存在一定的安全隐患，本文根据事业单位工作中保证档案的管理安全的重要性、存在的问题及优化对策做了简单的分析。

在我国经济发展中，事业单位承担着为社会服务的职责和任务，事业单位档案管理中大量的信息，有的是涉及到国家机密的重要文件，有的是事业单位、企业以及国家机关各项经济活动的反映，这些信息都需要严格的保密，要坚决保护机密文件的安全，防止泄密。随着我国科技的不断发展，信息化水平越来越高。怎样保证档案的安全，怎样让档案管理跟得上信息化的脚步，这是我国事业单位档案管理的重要课题。

事业单位档案安全的重要性

档案安全主要指档案实体安全和档案信息安全，档案实体安全是指档案在保管及使用过程中，因各种疏忽造成档案原件破损或丢失，这易发生在档案馆基础设施建设、库房温湿度、管理和利用等诸多工作环节，档案信息安全是指档案信息内容由于保管不善和利用不当而产生侵权、泄密、侵犯个人隐私等行为，危及国家安全，对档案形成者造成危害。如何安全的保管和利用档案是档案管理工作中的热门话题。是否科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平高低的重要尺度。

目前档案安全管理存在的问题

事业单位档案管理人员专业素质参差不齐。刚毕业的大学生或者事业单位老员工是档案管理的主要负责人。刚毕业大学生在大学学习期间对于档案的管理和档案的安全没有充分的学习，在培训中大多数的老师只注重理论知识的的讲解，没有明确的思想指引。学生们只是对档案管理的程序进行学习，很少会涉及到档案管理的重要性的培养。这就导致了在工作中仅仅是走程序，没有在思想上引起重视。也有很多事业单位的档案管理是由老员工负责，也存在基本业务素质薄弱，工作管理的思想落后，思维方式陈旧，管理模式缺乏创新，无法紧跟时代发展的脚步。

陈旧落后的档案管理方式。目前还存在一些事业单位的日常人事、业务、资产等档案信息处理方式仍停留在单一的登记造册流程上，档案管理的标准化、制度化、程序化运作体系还不健全。在科技迅速发展的今天，信息化已经取代了手工操作，但是档案管理却没有完全实现信息化。这种情况下对于档案安全就存在了很大的隐患，在查找、翻阅的过程中很容易发生破损、抽调、毁坏等问题。

档案建设的投入资金不足，软硬件设备陈旧。由于事业单位计划中投入档案建设的资金有限，很多事业单位将淘汰的电脑打印机等用于档案管理，这就致使档案室的硬件条件和基础设施比较差，仪器设备配置不齐全。在软件上也没有做到及时的更新处理。现代化的档案资源开发利用不够，硬件设备陈旧，软件设备也没有及时的更新。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理，由于设施的不完善就会导致无法进行自动化，也不利于保护档案安全，不能满足现代化电子档案处理的需求。

加强办公室档案安全管理工作的对策

增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。要提高各级事业单位对于档案安全管理工作的重视，不断完善各级各类事业单位职能部门、档案部门归口负责、协调管理、社会机构共同参与的档案管理工作体制。转变档案管理的意识，加强有关档案管理安全的宣传工作，建立更完善档案安全的应急管理制度和突发事件应对制度，对于调取、查看进行电子化管理。建立稀少、重要档案的备份制度和受损遗失档案的抢救补救制度。

培养现代化适用于档案管理的人才。要保障事业单位档案安全，就要有专门专业人员进行管理维护，企业应该用知识水平较高的管理人员，充分的利用现代科学管理方式进行档案管理。对于一些老员工，单位应该进行培训，提高他们的现代化的管理水平，结合老员工的自身经验，更好地去管理档案，更好的去保障档案的安全。

践行先进的数字化档案管理方法。随着事业单位的发展，档案管理工作量越来越大，行业划分也越来越细致，为了降低手工工作中带来的失误率，必须践行先进的数字化档案管理方法。将计算机与软件技术相结合，将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中去，实现资源共享，各部门还要打破时间空间的限制，可以将档案实现云端共享，方便查阅。

加大支持力度，提高保障水平。各级事业单位应当将档案管理的工作纳入单位发展规划的计划中，为工作提供人力、物力、硬件、软件的支持，对于加强单位档案安全管理的项目应该进行预算。定期进行在职人员的培训学习。改善档案保管保密的基础设施条件，建立数字档案和电子文件信息安全制度，推进档案信息系统的安全等级保护和分级保护工作，完善数字档案馆测评标准，健全涉密网络系统、涉密计算机和涉密多媒体的安全保密机制。

综上所述，事业单位的档案不仅能够反映出事业单位现阶段的工作状态，还对事业单位的发展创新起到十分重要的作用。所以保证档案的安全是档案管理工作的基础，事业单位想要有先进的档案管理体系，就必须引进现代化管理模式，运用现代化的技术来确保档案的完整性、安全性。还要建立健全相关档案管理制度，以确保事业单位档案管理工作的有效性，要注重在职人员的基本素质，提高专业技能水平，在档案安全的前提下更好地监督事业单位的工作，并且有利于推动事业单位的创新发展。

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