试析档案馆管理模式受到的信息化影响

迟鑫

摘 要：互联网的出现，使信息的传递变得更加的便捷，同时也加快了信息化技术的发展与推广、利用，为各行各业的创新、发展带来了全新的技术支持。比如，档案行业在发展中就深受信息化的影响，很多档案馆的管理模式由于过于传统，已经无法满足新时代人们对档案资源的使用需求。同时，面对信息化对档案馆管理模式产生了剧烈冲击及影响，及时的解决出现的问题，才能提高档案馆管理模式的信息化水平与实用性。

关键词：档案馆 管理模式 信息化 影响 问题 对策

引 言

档案馆是人们在日常的生产、生活中查找资料的重要场所，积极的实现档案馆管理模式的信息化建设工作，有助于提高档案馆对档案管理、运用的效率。与此同时，还可以通过接入互联网的方式，将各地档案信息库连接到一起，这样就实现了档案信息共享的目标，有助于进一步提高档案资源的利用价值。

1.档案馆管理模式受到的信息化影响

1.1提高了档案馆管理模式便捷性。面对社会数据信息呈指数大爆炸式的增长态势，档案馆储存的档案信息、数量不断增加，这提高了了档案管理的难度，若持续采用传统管理模式，必然会消耗过多的资源，不利于档案馆的可持续发展。受到信息化技术快速发展的影响，将信息化技术引入档案馆管理工作使用后，将提高档案管理的有效性、安全性、实效性，同时，还改善了员工的工作效率、降低了经营管理成本。因此，档案馆管理模式在信息化的影响下便捷性更加突出。

1.2提高了档案馆管理模式的人性化水平。档案馆在发展过程中，以前通常采用人工档案管理的成就模式，该模式容易受人为因素影响出现各种问题，这就降低了档案资源的利用效率及价值。受信息化技术的影响，借助大数据、APP客户端、互联网技术构建的电子档案平台，提高了档案归档、查询、利用的效率，节省了宝贵的时间，符合大众的实际需求，所以其人性化水平较高。

1.3提高了档案管理模式的合理化水平。在互联网时代中产生的海量信息，仅有一部分是档案馆需求的信息。所以，这就需要档案管理人员对这些“层次不齐”的信息、档案进行合理地筛选、整理、总结、归档等等。

由于档案馆管理模式实现信息化发展后，档案管理人员借助计算机强大的大数据处理能力，改善了管理档案的效率与质量。另外，虽然档案信息、种类繁多，但是借助互联网信息化功能，将降低档案的处理、整理、归档难度，提高了档案管理员的工作效率。

2.档案管理模式受到信息化时代表现的问题

2.1缺乏独立性。国内诸多档案馆内部依旧采用传统的管理模式，馆内各部门职能交叉，协作管理馆内档案资源。该方式短时间内确实能够改善档案管理效率，不过却存在职责划分不清、分工不明等问题，容易增加档案管理工作量、影响档案管理工作准确性。同时，档案管理业绩考核通常不被档案馆领导重视，所以很多档案管理员工缺乏责任心，影响了档案管理工作效果。

2.2缺乏统一的标准。国内诸多档案馆未能统一档案的规格、层次等，致使档案信息不能在各部门各档案馆之间相互交流，影响了档案资源的共享效果。

2.3缺乏优质人才。在信息化影响下，为了加快档案馆信息化建设工作，就需要引进大量的技术、人才以及资金，其中存在的人才问题主要是人才缺乏，信息化档案馆建设需要计算机人才、档案专业人才、管理方面的人才、数据库加工与管理人才等。而且，综合能力较强的人才是当前比较稀缺的优质人才，如小型档案馆，需要引进、招聘综合素质高的复合型优质人才；而大型档案馆则对专业能力强、道德素质好的综合型人才比较喜爱。由于缺乏此类人才，所以影响了档案馆的信息化建设。[1]

3.档案馆管理信息化问题优化对策

3.1合理分工。首先，要让档案管理工作分工更加明确。档案馆要建立相应的信息化系统管理的数字化档案室，在数字化档案室中，可以对各类档案进行收集、筛选、整理、保存、管理以及使用，并充分利用计算机技术和相关的多媒体技术等，对各档案馆的档案进行信息化整理和管理。[2]其次，确定档案馆管理员工岗位职责，并设计、制定科学的管理制度。最后，明确档案馆各部门责任人具体职责，保证档案馆在信息化环境中的档案管理效率不受影响。

3.2提高信息化档案归档效率。档案馆管理人员要结合信息化档案的性质、内容，对档案进行合理的区分与归档，方便日后的检索与应用。科学地管理信息化档案，不仅能够让查找档案过程变的简单、高效，而且还能降低档案归档过程中发生错误的概率。在此基础上，实现根据档案管理工作需要和布置、检查、整理、总结和验收相同步，让各个档案馆信息化档案能更好地为其日常工作进行服务。[3]

3.3健全信息化档案管理规章制度。档案馆在档案管理工作的开展中，要通过建立健全信息化档案管理规章制度的方式，改善档案馆管理模式的运行效率。档案馆要结合自身发展状况、信息技术特点，优化信息化档案系统管理制度，协调各部门、各岗位之间的工作。同时，要设立专业的监督、指导部门，为档案馆管理模式的运行提供监督、管控。除此之外，要完善奖惩体制，若员工在工作中触犯了相关制度，必须给予出发；同时，对于管理工作成绩突出的员工，也要给予精神及物质奖励，从而激发员工工作的兴趣。

3.4打造优秀的档案馆信息化人才队伍。档案馆应主动的与高校联系、合作，打造校馆合作机制，通过高校为档案馆培养所需的专业性、复合型的信息化优质人才。同时，档案馆要为馆内工作人员提供培训、学习的机会，要安排馆员参加电大、夜校等再教育机构进行深造学习；同时，要聘请专业人员入馆讲座，为馆员普及信息化及管理等方面的知识，从而提高档案馆馆员的信息化管理水平。

结束语

综上所述，在信息化技术的影响下，传统的档案馆管理模式已经收到的剧烈的冲击及影响。因此，档案馆应顺应时代发展，结合档案馆信息化管理模式需求，明确岗位职责、健全规章制度等，才能提高档案馆信息化管理模式的人性化、合理化水平。

参考文献

[1] 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].周圣婷.黑龙江科学.2017（11）

[2] 信息化管理方式在国土档案管理中的应用[J].纪东.中小企业管理与科技（中旬刊）.2017（06）

[3] 檔案信息化建设及档案管理研究[J].刘婧.数字通信世界.2017（09）