对提高文秘管理工作效率策略研究

摘要：文秘工作在组织中具有举足轻重的作用，但长期以来，文秘工作处于被动地执行上级领导命令的工作状态，将工作内容主要锁定在了执行及完成琐碎性工作任务上，而未发挥出辅助领导决策的参谋性作用。在这种被动的工作模式下，文秘岗位的工作价值也逐渐被组织所忽略，使得文秘岗位的重要性逐步降低。文秘岗位在种种原因下，其管理效率也较为低下，从而使得文秘管理工作出现了各种问题，难以适应新时期发展的要求。据此，本文从提高文秘管理工作效率的角度出发，分析文秘管理工作中所存在的问题，进而针对问题提出相应的解决措施。以期研究结论能为文秘管理工作提供一定的指导性建议。

关键词：提高；文秘；工作；效率

1.文秘管理工作中存在的问题

1.1文秘队伍缺乏服务意识

长期以来，文秘工作队伍对自身的工作方式主要为完成领导交办的相关任务即可，而对任务执行过程中所秉持的服务态度、任务执行过程中所体现出来的问题等，均缺乏进一步深刻的思考。在当前各服务型和生产型企业在面对终端客户时，不断体现出来的优质服务态度，让整个社会形成了更加浓厚的服务风气，同时，在各行政机关和事业单位开始提倡创建服务型组织的政策下，群众或客户更加强调各岗位的服务意识。文秘队伍传统的工作态度所体现出来的过强的自我意识、只以自身的管理作为重点等，均难以适应新时期的工作模式。文秘队伍缺乏服务意识的状态亟待改善[1]。

1.2文秘队伍建设效率不高

文秘工作既具有一定的专业性，也具有较强的琐碎性。在以经济建设为中心的新时代，更多高素质人才对具有挑战性和高技术含量的工作较为青睐，而对文秘工作缺乏热情。文秘队伍在本身缺乏较高素质条件的情况下，队伍建设存在不完善性，主要体现在文秘队伍的整体素质偏低，文秘专业出身的专业人才较少，部分文秘人员或者学历偏低、或者从其他岗位转岗而来，缺乏系统的文秘专业知识，组织对文秘队伍的专业培训力度也较为不足，从而造成文秘队伍工作积极性不足[2]。

1.3文秘工作方法缺乏创新

新时期文秘工作必备的素质之一便为创新，文秘岗位缺乏创新一方面与文秘队伍自身缺乏创新意识有关；另一方面也与组织缺乏为文秘队伍提供创新的机会有关。文秘岗位长期以被动执行的工作方式，在组织内部形成了一种行为和思想模式，文秘队伍在执行相关工作时，仅以完成领导交办的工作任务为目标，而对领导决策中所出现的漏洞、不足或不可行性，均缺乏专业性和及时性建议，这不利于组织提高工作效率，也不利于文秘队伍的可持续发展[3]。

2.提高文秘管理工作效率的策略

2.1建立强有力的服务文化

组织应该在内部建立强有力的服务文化，不仅强调文秘岗位及其他服务岗位应树立较强的服务意识，而且对生产部门或其他部门也应提倡服务理念。强有力的服务文化，并非单一地要求文秘岗位具备良好的服务态度，以微笑对待自己的工作，不厌其烦地为被接待者处理琐碎性问题，而是在强调基础性服务态度的基础上，更传播一种主动的、具有预见性地站着组织的角度、领导的角度和被接待方等的角度深层次地思考问题，为他们提前规避事件风险，适时提出建设性参考建议，真正发挥文秘工作的服务价值。

2.2强化文秘隊伍培养力度

根据新时期文秘岗位的新要求和工作职责，重新梳理文秘岗位所需要的岗位胜任力要素，组织再根据岗位胜任力要素，以及结合当前文秘队伍的整体素质，针对性地制定相应的培养方案，培养形式可以灵活多样，既采取鼓励文秘人员利用业余时间自学，也积极鼓励文秘人员参加组织举办的专业培训活动，同时，还可以聘请外部的文秘岗位的优秀员工或专业人士，进入组织与文秘人员进行经验与心得的交流等，从而从各个方面利用和整合相关资源来提高文秘队伍的业务能力、思想觉悟和综合素养。

2.3营造创新性的管理氛围

文秘岗位的创新既需要文秘队伍具备创新意识和创新能力，也需要文秘队伍在该组织内积累多年的工作经验。组织文秘队伍的素质和业务能力存在不足的情况下，组织应积极利用文秘人员多年积累的工作经验，以及在对其进行理论知识和业务能力的培养上，努力在内部营造出民主的、鼓励创新的工作氛围。比如领导主动地带头鼓励创新，开展以创新为主题的工作会议，对创新建议被采纳的员工给予公开性的精神奖励和物质奖励，号召全组织成员加入到创新行列之中等。从而不断激发文秘队伍的创新潜力。

2.4建立公平性的考评制度

对文秘管理工作效率的提高，需要对文秘岗位及文秘管理负责人岗位建立公平公正的以量化为主的工作考评制度。根据文秘岗位的岗位职责和组织对文秘岗位的相关要求或期望，根据具体的工作任务等建立指标明确、权重合理的考评体系和奖惩制度，同时，根据组织对文秘部门的要求，来对文秘管理负责人岗位建立公平公正和以量化为主的考评及奖惩制度，以具体的、具有指导性价值的考评制度，来约束和激励文秘岗位工作人员的工作行为[4]。

3.结束语

综上所述，新时期文秘岗位在具体的工作中还存在服务意识不足、创新能力不足和队伍建设效率不高等问题，这些问题阻碍了文秘岗位向着更高的标准发展。文秘岗位是一个服务型岗位，文秘人员需要具备较强的服务意识和业务能力，才能让文秘工作更好地辅助组织开展相关工作。提高文秘管理工作效率，组织需要根据文秘岗位存在的问题，从建立服务文化、加强培训力度、营造创新氛围和建立公平的考核制度等方面着手，才能让文秘队伍向更高更好的发展。

参考文献：

[1]贺建东.办公室文秘工作规范化管理研究[J].办公室业务.2013（4）：25.

[2]薛娜琲.基于服务视角下的高校文秘工作[J].经济管理者.2017（15）：71.

[3]李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经济管理者.2012（7）：214.

[4]苏忠钊.高校文秘工作的质量评价问题探析[J].黑龙江教育（高教研究与评估）.2015（8）：52-53.

作者简介：李爱栋（1969.05）男，汉族，甘肃省白银市靖远县人，本科，助理政工师，主要从事文秘工作。endprint