新时期档案信息化建设工作存在的问题及对策

董晓玲

21世纪是信息时代，档案信息化建设已成为档案工作现代化建设的重要方面，也是档案工作面临的一个新课题，本文就档案信息化建设存在的问题及对策谈几点粗浅认识，意在抛砖引玉。

一、档案工作现状及存在的问题

1、思想观念落后，管理方式陈旧

长期以来在计划经济管理模式的影响下，社会上把档案部门看成是“文件保险箱”，把档案工作当成是看门守摊的简单劳动，加上档案系统的自我封闭，促使档案管理的思维方式与时代发展要求不相适应，当前不少人往往仅注意计算机的配置问题，认为买了计算机，档案现代化就实现了，这样的操作结果使用计算机只能起到打字作用，其效果好比高射炮打蚊子，得不偿失。档案工作是一门科学，必须运用科学理论来指导，改变陈旧的管理思维和管理前提下，实现档案信息共享，最大限度地发挥档案的自身价值。

2、信息化管理水平发展不平衡，管理系统软件不统一

目前，大部分单位已使用计算机管理档案，有的还使用了缩微复制存贮技术，并且在互联网上建立了自己的網页。但他们仅仅使用了计算机进行档案的目录管理，更有个别的单位的计算机放在档案室只是“聋子耳朵”，应付上级检查。在使用管理软件上，各自为政，没有统一的标准，不同部门使用不同的数据库管理系统，功能不同、类型不同。在实际工作中，每当上级主管部门下发一个数据库，档案管理人员就要根据数据库的内容，查阅档案，手工录入数据，需录入的数据量十分巨大，在数据录入过程中，不能保证数据的准确性，数据库录入完毕后，还需进行多次核对，工作效率十分低下。在完成数据库上报工作后，数据库只能闲置，如果以后再没有数据上报工作，数据库就会就此作废。

3、电子档案的收集、管理及利用的法律效力问题

电子档案是由电子文件转化而来。电子档案是指“存入计算机中的由计算机处理的档案”，它是办公自动化的产物。目前，各单位或多或少地都有电子档案，大部分单位档案部门没有收集电子档案的原因主要表现在物质和技术上，没有保存的物质保障，在技术上不能定期转存，以备长期使用，技术人员和技术手段也跟不上。电子文件具有体积小、容量大、易贮存、易复制、易删改和信息共享等特点，使档案工作的原始性、唯一性、可行性、证据性发生了动摇，存在着可变性、易丢失、难保密等不足，其法律效力也受到一定的影响。

4、立卷改革与信息技术的衔接问题

沿用了十年的立卷制度，由于信息技术的发展受到冲击，变“案卷级管理”为“文件级管理”、文件不裁不订等方法也都是为了适应计算机管理要求的。原有的立卷制度严重制约了现代档案工作的发展，由于没有一个统一的规定，在这个探索时期，各单位各行其是，给档案的保管、统计、整理带来了混乱。

5、档案专业人才与信息专业人才的互通问题

档案管理采用现代化设备管理，人员素质的提高迫在眉睫。一方面，原有的档案专业人才往往习惯于凭原有的知识、技能、经验来完成现代化的管理工作，因此其必须加强外语水平及以计算机为代表的现代化设备综合应用能力的学习。另一方面，通过各种渠道引进来的信息专门人才却缺少对档案专业知识的了解，以至于一引起新知识、新技术在应用于档案的现代化管理工作时，出现不能“兼容”问题，因此必须对他们进行档案专业知识的培训，双管齐下，来造就既懂档案专业知识，又通信息专业知识的技术通才、全才。

二、对策

1、加强档案法规的宣传力度的认识。提高人们对档案工作信息化。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们档案工作者得带来了新的机遇。只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，充分的认识到档案信息化建设的重要性和必要性，就可以将所有遇到的新问题、新困难一一解决。

2、建立健全各项规章制度，使电子文件管理工作有章可循。建立健全电子文件管理的各规章制度，包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定，做到集中统一管理，并使纸质档案与电子文件管理有机地结合起来，使电子文件管理工作做到有章可循。

3、完善档案管理软件，使之适应于单位各方面现代化管理需要。积极与计算机应用部门取得联系，结合本单位实际情况，使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来，真正实现文档一体化管理。利用计算机和网格技术对文书和档案工作统筹规划，重新设置新的合理的工作流程，简化重复环节，将二者的需求一同纳入软件管理，以便在形成文件时就满足档案工作的衔接和长久保存档案的需要。这样档案的收集、整理和价值鉴定等工作可移至文件形成阶段进行。

4、做好帐外文件及上级来文电子文件的形成工作，确保电子文件的完事性。对本单位重要会议的会议纪录我们可先进行内容摘要，如将会议时间、地点、参加人员、会议的主要内容摘录下来，然后录入计算机，转成电子文件；对于上级来的纸质文件，可以文书部门根据本单位的实际情况，将重要的文件扫描到计算机转成电子文件，确保电子文件的完整性。信息时代要求档案工作人员将视野由档案管理向前延伸至文件管理，对电子文件的整个生命周期施以统一的管理、协调和衔接。

5、建立长效培训机制，加强培训，提高档案人员的计算机操作技能和业务素质，以适应档案工作信息化、现代化的需要。随着数字化网络化的发展，电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体向保护其内容，保证内容的真实、可靠、可存取性和可理解性。为此，应建立文件内容、背景信息的组织保管规模。“维护档案的完整与安全”是档案工作的者的基本职责之一，但在信息时代，计算机病毒的传染、网络用户的越权操作等等不安全因素，维护档案信息完整与安全的难度越来越大，因此在信息安全防护，除了对已有的防护措施如杀毒软件系统、网络安全检测等进行综合运用之外，还要不断研究和探索新的安全防护技术。

总之，随着信息化时期的到来，信息社会化的发展，电子文件在日常工作中的不断应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性将日益增强，要做好一个合格的档案管理工作者，就必然要深入学习和了解这些新技术新理论，并把其运用到自己的实际工作中去，只有这样才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代，更好的做好新技术应用下的档案管理工作。