计算机软件在办公中的广泛应用分析

周伟欢

【摘要】网络发达的现代社会中，计算机技术融入到社会各个领域中，尤其是现代企业的办公信息化发展进程中，必须要借助于计算机软件才能够实现。计算机软件处于不断更新的状态中，而这种更新状态决定其为办公创造的效率提升可能性。本文中选择以办公为视角，分析计算机软件在现代企业办公中的应用范畴以及具体应用过程。经由本次分析与总结，旨在为计算机软件进一步广泛的融入到办公活动中提供理论参考。

【关键词】计算机软件 办公 应用

计算机软件的应用成为这个时代的主要特征，计算机软件的种类繁多，可根据实际需求进行设计，被广泛的应用到各个领域中，而办公活动是最为常见的应用范畴。各类计算机软件被引入到办公中，有效的提升了办公效率，减轻人工作业，同时也有助于提升办公质量，降低错误率。计算机软件应用的合理性以及广泛性，将直接决定了办公信息化进程，而在现代节奏较快的经济市场中，必须要借助于办公信息化才能够确保企业的核心竞争力。基于此背景，下文将着重对计算机软件在办公中的广泛应用展开综合分析。

一、计算机软件在办公应用的意义

办公自动化环境中，工作人员利用计算机进行操作，有效的提升了工作效率，从而间接的提升了企业的生产效益。办公自动化中最为主要的便是对计算机软件的应用，而现代企业也逐渐的关注到对各类计算机软件的应用，计算机软件的合理应用，成为推动企业实现信息化变革的重要内容。就实际应用效果而言，计算机软件的应用，能够实现企业内部信息的传递与分享，促使企业各部门之间能够实现无阻碍交流，进一步提升办公效率。

二、计算机软件特征

（一）独立性

办公自动化环境中，用户在使用某个计算机程序或者是在数据库中进行数据信息查询过程中，两者之间会呈现出一定的矛盾，但是可以肯定的是计算机应用与数据库之间的水平不具有相互影响，具有着一定的独立性特点。基于此，用户在计算机程序或是计算机数据库应用过程中，所采用的逻辑结果为在独立状态下之间形成，由此便能够看出，计算机软件在办公活动中的应用具有着较为明显的独立性特征。

（二）完整性

办公环境中对计算机软件的应用，其重点方向是对数据的分析与处理，信息特征表现在可靠性与完整性以及一致性三个方面。例如，某个或多个办公软件，不同的用户之间进行数据库的共享，确保所有数据能够维持一致性。电脑数据库应用用户输入数据与数据表其数据类型趋于一致，为此，在一定程度上能够定义其具有有效性。在办公环境中应用计算机软件，对用户的约束主要表现为具体工作数据库应用的数据具有一致性方面，基于此，可以认为办公环境中计算机软件的应用具有着较为明显的完整性特征。

（三）安全性

办公信息化虽然在一定程度上提升了工作效率，但是，就另一个方向来看，办公自动化的信息安全也面临着一定的威胁，其主要原因是办公自动化需要借助于网络实现信息资源的传递，而既然具备了网络特征，也就是携带了网络环境下信息安全风险。就这一点特征来看，为进一步确保办公中动画系统的信息传输安全，常规需要应用多种保护措施，例如，针对部分重要文件，需要与其他类型的数据进行区分，同时根据实际的保密程度进行加密处理，并对信息传输过程进行监控。就数据处理而言，可利用有效的方式进行隐藏，例如，将其传输到云端服务器中，设置安全性较高的密码，要求顶级管理人员才有权利获取到密码。

三、计算机软件在办公中的具体应用

（一）文字处理应用

计算机软件在现代企业办公自动化进程中起到重要影响作用，在应用计算机过程中，需要安全多种办公软件，以便于实现自动化操作。例如，在企业信息交流过程中，或是进行汇报工作中，可应用文字处理软件对报告内容进行编辑、整理、发送，或者是直接打印成为纸质文件进行发放。利用电子文档进行文字信息编辑与发送的一个优势为，在文字内容出现问题，或是后期需要做出调整时，可直接在计算机设备中进行修改，工作量相对较少。另外，在电子文档中进行文字的编辑，还可以便捷的将图片等信息插入到文档中。

（二）数据电子表格

在办公软件之中，除常用的文档之外还包括电子表格。对比与传统手工绘制的表格，电子表格具有着创建方便、准確性高、数据核算方便等众多优势。例如，电子表格中具有着多种数据运算功能，可直接选择数据并执行核算命令即可。与传统表格中数据的处理进行对比，电子表格在数据处理工作中效率有明显的提升，另外在核算质量方面也有明显的提升，尤其是对于财务工作而言，电子表格是必备应有软件之一。

（三）信息管理应用

在现代企业经营过程中，无论是企业内部人员的信息交流还是与用户之间的交流，都会利用到电子邮件，能够较快的实现文本内容、文件类信息的传递。电子邮件这种信息传递渠道的安全性非常高，系统可实现自动保存，包括所发送的信息内容、发送人员的地址、时间等。信息管理软件能够长久性的保存资料，在完成信息传递或共享的过程中进行保存工作。同时，常见的文字编辑与电子数据软件办公人员都能够熟练的应用，但是，数据处理软件相对较为专业，功能也较为全面，可创建数据库应用程序，且都是单独生成的。另外，利用出版物创建软件能够自动实现出版物的初级制作，且内容较为丰富，对比人工操作具有着较高的效率。

四、结论

全文对计算机软件在现代企业办公中的应用进行了综合论述，经由文中分析可知，计算机软件的应用是企业办公自动化实现的必要基础。计算机软件在办公中应用，有助于提升工作效率以及数据处理质量。就现阶段来看，在办公中应用的计算机软件种类繁多，而本文中所提出的应用较为广泛的计算机软件包括文字编辑、数据处理、信息管理、出版物创建等软件。