浅析法院档案数字化管理

杨进霞

2015年11月，最高人民法院下发《关于推进人民法院档案数字化工作的通知》，要求地方各级人民法院加快推进库藏档案数字化工作，其中高级人民法院应于2016年底前完成全部档案的数字化扫描，各中基层人民法院于2017年底前完成全部档案的数字化扫描工作。2017年，笔者所在法院根据最高法院的要求，结合综合档案室实际情况，采取馆藏纸质档案整体外包给专业纸质档案数字化制作公司完成的形式，历时6个月时间，对临沭县人民法院综合档案室的档案进行了数字化处理。

一、人民法院档案数字化管理的含义及实现方式

人民法院诉讼档案是国家重要的专业档案，既是人民法院审判活动的记录，又是做好审判工作的依据和必要条件。数字化管理是指利用互联网、计算机、通信等技术，通过统计、分类技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、协调、服务、创新等职能的管理活动和方法。人民法院诉讼档案的数字化管理主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享，提供便捷利用服务。

诉讼档案数字化，主要包括外包和自行扫描两种方式。我院档案采取整体外包的形式，外包扫描具有一定的优势。一是专业扫描公司对数字化人员有着一套严格的管理制度，如保密制度、安全措施、质量控制制度等，根据工序的安排和任务量合理配置人力资源，工作效率得到了最大提高。二是扫描人员熟悉各项数字化质量标准，能够迅速地通过去污、去杂质、纠偏等方式处理扫描图像，使之更符合标准。三是专业扫描公司员工水平高，扫描人员经过保密知识、档案知识的培训，有丰富的工作经验，在工作中磨练了技能，操作水平高。

二、实现法院档案数字化是信息化社会的必然要求

人民法院的档案是国家档案的重要组成部分。它是审判工作和其他各项工作的记录，又是进行这些活动的重要依据和必要条件。它对检查人民法院执行党和国家政策、法律、法令的情况，总结经验，改进工作，对国家立法、科学研究、编纂文献，促进社会主义两个文明的建设，都具有重要作用。近年来，全国各级法院的档案管理工作不仅全部达到了标准化、规范化的管理目标，而且充分实现了为司法活动及时、准确提供档案资料的服务功能。随着“互联网+”和数字化时代的到来，当前人民法院审判执行工作不可避免地会遇到信息技术的挑战，诉讼档案作为人民法院司法为民、公正司法的重要载体，其管理模式也经受着科技力量的巨大冲击。因此，在数字化新背景下，加快信息化建设进程、开发相关信息管理系统、实现数字化规范管理已成为大多数法院的工作重点和当务之急。法院推行档案管理数字化建设是适应社会数字化潮流、服务审判管理信息化的必然要求，也是人民法院进一步提高法院信息传递速度、节约诉讼资源、方便群众诉讼的重要手段。

三、实现法院档案数字化的重要意义

一是能够极大地节约空间资源，顺利地实现长期保存。法院的档案保管期限分永久保存、长期保存、短期保存，后两者称为定期保存。因此，传统纸质诉讼档案需要有较大的存放空间，而且对保存环境也有较高的要求，需要经常除湿、保持恒温、排风、杀虫等，因此，传统纸质化管理存在诸多浪费资源的弊端。我院档案包括1949年至今以来形成的诉讼档案和文书档案，共计15万余卷，占用库存空间较多，随着经济社会的发展，每年都会新增大量的案卷，导致库存十分紧张。档案管理数字化后，就可以直接借助电子存储设备做到实时存储，也可以及时销毁超保存期限的档案，极大地节省了空间资源。同时，对于需要销毁的档案，即便纸质版被销毁了，但电子版仍在，一旦出现特殊情况需要溯源和查询时，能立即被调取出来以供查阅，真正实现诉讼档案持续累积、长久保存、科学管理的目标。

二是实现档案数字化管理是提高效率、方便诉讼的重要手段。与其他类型档案相比，法院的诉讼档案利用率非常高，不光是政法系统各部門频繁调阅档案案卷、当事人频繁查阅档案信息，还有本法院执行人员对审理卷的调阅、恢复执行人员对原执行卷的调阅更是大量的、经常的、每时每刻的。以本院为例，每年需接待近2000人次的档案利用，工作量很大。诉讼档案实现数字化后，可以专门设置电子阅览室，当事人、律师、公安局、检察院等如果需要查阅卷宗，档案员不需要调出纸质卷宗，只需要阅卷人通过内网提出申请，档案员审批并网上授权后，阅卷人按照指定权限范围调取电子卷宗，需要复印卷宗内容的，可以打印后加盖档案室的公章。实现档案数字化管理后，可以有效地提高法院在审判过程中档案管理的检索成效，推动法院工作进一步提高工作效率。根据最高法院部署，各中基层人民法院完成纸质版档案扫描后，将依托人民法院统一的电子诉讼档案查阅服务平台，实现四级法院网上调阅电子案卷，法官可以在线实现本地、异地调阅案卷，了解案件原审情况，或者查阅参考关联案件信息，不仅大大提高了审判效率，还解决了调卷难问题。

三是档案数字化能有效地保护档案原件。在传统的档案借阅模式中，办案人员、当事人、律师等查阅卷宗时需要频繁到档案室调取，时间久了，旧存的纸质档案的完好保存成为重大问题，纸质档案一旦遭到破坏，很难得以恢复，这些旧档案一旦丢失或者损坏将造成不可估量的损失，档案数字化管理后，能很大程度上减轻对原始纸质档案的损坏，加强对原件的保护，避免人为因素对档案的破坏，而且数字档案具有容易备份的特点，可以通过保留多份备份文件来避免档案受损。

四、法院档案数字化管理存在的问题

不可否认，法院档案数字化管理也存在一定的弊端，一是诉讼档案管理的安全性有待加强。人民法院的诉讼档案涉及到国家机密、商业机密、个人隐私等，一旦遭到泄露，将造成不可估量的损失，当前，随着黑客窃取手段不断翻新，档案数字化管理的不安全性也随之增加，如何保证电子化档案的安全问题，成为制约法院档案电子化管理的一大瓶颈。二是数字化档案在数据库中以数据的形式存在，因而存在数字化档案容易被更改的缺陷，使数字化管理的权威性大打折扣。

法院档案数字化管理就像一把双刃剑，有利也有弊，但立足长远还是利大于弊，随着社会的进一步发展，网络信息和数字化管理在现代的办公和生活中扮演者愈加重要的角色，档案数字化将会凸显出越来越多的优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多地考虑如何加强档案数字化建设。但是，档案数字化工作是一个庞大的系统工程，在推进中我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。