Q&A共享搭建快问快答

Q：在人员不够的情况下，如何提高报销处理的节奏？

A：首先，我们要确认共享中心到底需要多少人，各个业务组都需要多少人。建议是需要经过精确测算的，确保人员匹配是能够支撑我报销业务处理的，尽量要避免人员不够的情况。然后再分析人员不够的原因，例如：一是单据处理效率不如预期，建议加强培训和讨论，甚至系统改造，尽快提升处理效率到对标值，建议从操作上积累相应的处理发票的经验，而且还要提示员工做影像或者报销单的时候，要符合规范，这样可以提高共享中心处理的效率；二是业务量增长超预期，建议增加岗位配置；三是单据处理时间分布不均，例如存在大量的报销都积攒到月底或年底，比如说原来有10个人，分到30天来提单的话是能处理完的，但是如果80%的单子到月底那么几天，可能是干不完的。这种情况的话，我们建议要根据这种监控去有效的改变用户的提单习惯；四是如果临时存在实在是干不完情况，例如费用业务好几个休假了，可以从其他的业务组抽调一些人来帮忙。工作处理中有标准的审核点和标准的审核流程，所以是可以交给其他组来支撑的。

Q：问题管理与跟踪，有哪些好的建议和经验？

A：首先我们认为一定要建立起一个问题管理的机制，从你的“问题的提出→跟踪→最终的解决→后面成效的访谈”等都要有效的管理起来，不能漏过这些问题。常见的是会有一个专门的运营组，职责就是负责记录和跟踪这些问题，跟踪管理的模式也可以借助一些系统软件或自己建一个问题跟踪器，通过问题管理系统去对这个问题进行状态的跟踪和处理。

Q：在共享模式下，融资和投资两大流程梳理是怎样做的？

A：我们一般在财务管理流程当中会区分出资金管理流程和共享涉及到资金结算流程，而且以我们目前大部分的案例经验来看，其实投资和融资这个职责很多都没有纳入共享，更多的是放在资金管理部或者是资金部去做相应的处理。这部分也有涉及到投策、投融资规划的一些流程，这些流程更多的依赖共享统一管理的收付数据，为融资、投资流程提供数据支撑，但这部分流程真正纳入共享的，其实还是比较少的。

Q：总账共享过程中，应该需要注意什么？

A：其实总账我们认为是相对来说比较好实现共享的一个财务流程，但在这个流程中，最重要的是总账的这一笔财务凭证它的业务依据是什么。那么在总账共享最难处理的是什么？就是怎么去收集、接受这些前端的业务，我们总账业务的单据或者是总账业务的体现，只有把这一点做好，处理才会顺畅很多。总账带来的问题是很多复杂的、很细的场景，要把它一个一个梳理出来，再通过规范化定义出来逐渐规范。

Q：共享财务与战略财务和业务财务一般之间会有那些工作的联系？

A：这三块财务之间都会相互的交付和工作中的对接。比如战略财务，当企业定义财务战略以后，战略的执行和落地，包括会计的制度、规范、内控要求等，都是通过共享的执行才能有效落地。业务财务，更多的是会变成财务里懂业务或者是业务里懂财务这样的角色，更多的是企业经营业务与企业核算之间的桥梁。

Q：主数据应该财务做还是IT做？

A：企业在经营过程中，财务、IT部门各自建立了自己的一个系统数据，但是没有考虑系统之间以及企业之间主数据的管理。那针对这个方面，一定要有一个主责部门，建议IT来专门管理主数据的事情。但同时，财务共享服务中心也可以用一个单独的组或者人员去支撑这个主数据的管理。主数据管理是一个非常关键的事情，共享服务中心如果做了这个职责，在很多方面都会有话语权。同时，主数据要做的多细是依靠流程上数据所需要的力度。

Q：税务流程可以实现共享吗？

A：税务流程是可以实现共享的，而且在不久的将来我很期待这个过程，当我们国家的电子底账库开放接口之后，税务共享流程里面将会得到非常大的效率提升。目前还是在做一个税票的集中登记和报税处理等工作，但是真正的集中认证还是有一些难度的。