办公自动化背景下的档案管理工作探究

◎莫延钦

办公自动化背景下的档案管理工作探究

◎莫延钦

办公自动化是现代化办公与信息化技术相结合的产物，两者相互渗透，改变了传统的档案管理工作内容。本文在分析办公自动化必要性的基础上，基于目前档案管理工作的实际情况，就如何在办公自动化趋势下提升档案管理水平提出了几点建议，以期实现档案管理工作与办公自动化之间良性互动。

电子信息技术的兴起使得办公业务活动开始物化于人之外的设备，促进了办公自动化的蓬勃发展，极大程度上提升了档案管理工作效率和现代化水平。办公自动化被广泛应用于社会各领域中，科技设备和管理人员组合而成了人机信息系统，推动了传统档案管理工作的优化和升级。然而，在现阶段社会经济领域全面深化改革的大背景下，档案部门受到了来自市场经济、知识革命、尤其是高新技术渗透的大潮与挑战，基于以往计划经济基础上的经验管理、手工操作以及科技含量低的体制、模式、理论与实践方面并不能适用于当下的档案管理工作的需求，探究办公自动化背景下的档案管理工作改革方向迫在眉睫。

办公自动化对档案管理工作的重要性

随着我国社会主义市场经济体制改革的逐步深化，档案制度也逐渐完备，各个单位的档案数目实现较快增长，种类也日趋多元。与此同时，档案所涉及的层面越来越繁杂，范围逐渐拓宽。在这种现实情况下，传统的档案管理模式远不能满足档案管理工作的需求，办公自动化改革是大势所趋。将办公自动化渗透到档案管理工作中，不仅能够便利档案管理人员的办公，也是档案管理水平与效率的迫切需求。办公自动化的应用能够满足档案管理工作的开放性、资源共享性需要。通过自动化档案管理系统，能够实现档案整理与利用工作的同步性，档案管理者能够直接从电脑获取档案资料，缩短了档案管理工作的周期，提升档案利用效率，提升了档案管理规范化、标准化和信息化水平。

基于办公自动化背景的档案管理工作发展对策

做好办公自动化档案管理工作的宣传工作。 档案部门的管理人员应完善工作机制，以积极自主的姿态做好档案管理宣传，通过发放宣传册、举办讲座和培训等方式宣传自动化档案管理系统的起源、作用等基本知识，以此来强化单位职工对自动化档案管理工作重要性的认识和响应，强化工作责任意识。积极主动向档案管理部门领导及职工们普及现价段档案管理的先进方法和发展趋势。同时，要推动信息管理部门与档案部门合作建立互相配合、默契的业务关系。通过开展一系列宣传活动推动单位档案管理人员加强业务学习和技能培训，争取早日实现信息管理办公自动化。

完善档案基础信息处理库。实现办公自动化是档案管理工作发展的必然趋势，完善档案基础信息处理库是推动档案管理由纯人工操作向自动化转变的根本性举措。依托内网协同办公平台，同档案管理专用软件正式对接，完善档案数据库是实现办公自动化的必要保障。要扎实做好档案本体管理工作，推动形成电子文档、档案和信息管理发挥各自优势的“三位一体”数字化新模式。与此同时，要完善网络移交归档机制，兼顾好数据库再应用、再设计和发展问题。发挥好档案信息组织、管理和共享的功能，真正推动档案管理办公向自动化迈进。

推动档案管理标准化进程。没有规矩不成方圆，推动办公自动化首先要确保档案能有规定统一的标准。也就是说，保障归档的电子文件具有通用性，推动标准化建设是实现档案管理办公自动化的前提。各个单位首先要完善档案管理机制，统一档案管理流程标准。摒弃传统普遍沿用的由两个机构负责管理的分开管理模式，规范管理体制。还要加强各部门文件管理和档案管理的统一管理与协调发展。档案管理机构要加强文件前期处理的控制，做好档案的有效归档。与此同时，要进行技术操作的标准化处理，兼顾好管理系统的效率、兼容性和可控性，推动档案管理标准化进程。

培养档案管理人员的综合能力。 办公自动化档案管理模式的采纳与运用离不开档案管理人员综合素质的提升。实现档案管理工作与办公自动化系统的有机结合，档案管理人员必须具备前沿的档案知识、专业技术以及信息化知识。因此，单位要重视人才队伍建设，做好对档案管理人员的选拔和遴选工作，选拔一批能够熟练掌握档案管理专业内容，具备良好信息素养的档案管理人员，争取做到人岗匹配。与此同时，还要加强对新入职人员的培训，开展多元化、多层面的人才培训教育，促进档案管理人员完善自身档案管理知识体系。开展诸如专题学术、业务交流讲座与论坛等一系列形式丰富的活动，加强单位学习氛围建设。还要加强档案管理部门人员的继续教育，加大资金投入，引进办公自动化领域的专业人才，制定科学合理的激励机制。

推动数字化档案管理基础设施建设。基础设施的完善是实现办公自动化的物质基础，先进的软硬件基础设施是档案管理工作质量与效率的保障。首先要加强单位硬件设施建设，确保单位整体硬件设施运行的可能性与兼容性，加强部门之间的交流与沟通。其他部门的硬件基础设施必须与档案管理部门相配合。与此同时，为了保障档案信息资料在传输进程中的安全性及稳定性，要完善网络风险规避机制，加强单位内部网络整体的安全性建设。其次，不能忽视软件的基础建设。创新利用软件服务外包等方式，开发与档案管理自动化建设相融合的管理软件。国家相关部门要做好自动化档案管理软件的宣传与推广，促使各个单位间的档案管理软件可以兼容、匹配。推动档案管理网络能够在全国逐渐形成连接快速、覆盖面广以及网点多的网络体系，能够为档案管理工作共建、共享等活动提供坚实的网络基础。

随着第三次科技革命的兴起，办公自动化技术开始渗透于我国各个机关、企事业单位的日常管理活动中，推动档案管理办公自动化是与时俱进的必然选择。要求将办公自动化转化、应用到繁琐、复杂的档案管理工作中，最终实现办公自动化档案管理工作的科学性和有效性。

（作者单位：东莞日报社）