计算机网络与档案网络之间的联系、发展与应用

◎肉先古丽·加帕尔

计算机网络与档案网络之间的联系、发展与应用

◎肉先古丽·加帕尔

本文主要论述了计算机网络与档案网络之间密不可分的联系，阐述了网络在档案发展过程中的作用。

计算机网络的特征

计算机网络建立的主要目的是实现资源共享。计算机资源主要指计算机硬件、软件与数据。

互连计算机是分布在不同地理位置的多台独立的“自治计算机”。互连的计算机之间可以不存在明显的主从关系，每台计算机可以连网工作也可以脱网独立工作。

连网计算机必须遵循全网统一的网络协议。计算机互连成计算机网络，必须循序遵循全网统一的网络协议。这样才能保证网络畅通无阻、运行正常。

计算机网络的分类

计算机网络可以有多种分类方法，其中最主要的分类方法是从网络的覆盖范围与规模分类。这种分类方法可以很好地反映不同类型网络的技术特征。根据网络的分布地域，将其分为三类：

局域网LAN（LOCAL AREA NETWORK，简称LAN）。将有限范围内的计算机、终端与外部设备互连而成的网络称为局域网。局域网用于有限距离内计算机之间进行数据和信息的传送。这里的有限距离通常指其地理范围不超过十公里。

城域网MAN（METROPOLITAN AREA NETWORK，简称MAN）。城市地区网络简称为城域网。它是介于广域网和局域网之间的一种高速网络。城域网设计的目标是按几十公里范围内的大量企业、机关、公司的多个局域网互联的需求，以实现大量用户之间的数据、语音、图形、视频等多种信息的传输功能。

广域网WAN（WIDE AREA NETWORK，简称WAN）。广域网也称为远程网。覆盖的地理范围从几十公里至几万公里的跨地区远程网络称为广域网。广域网的关键技术是计算机的远程通讯互连技术，包括局域网之间的连接，远程工作站点使用等，广域网的使用和发展为用户提供了更加广泛的资源共享和便利，是当前迅速发展的一个领域。

档案网络

局域网技术目前发展迅速，在档案管理领域，计算机网络和通讯技术获得了越来越广泛的应用。

局域网在档案管理系统中的应用

共享设备资源。 计算机设备资源包括昂贵的高档计算机，通讯设备，大容量存储器，打印设备等，共享设备资源可以大量节约开支，提高设备使用效率。

共享档案管理数据和程序。通过计算机网络用户可以查阅或调用异地档案室或档案馆的文件、档案，共享同一个数据库中的档案数据。通过网络共享数据和程序，显然具有良好的经济效益和社会效益。

网络用户的通信和合作。在现代信息社会中，信息的交换日益增多，在办公自动化方面，人们利用计算机网络完成通讯传递文件和归档，这种通讯传输迅速及时具有十分重要的作用。电子档案管理网络系统可以实现电子文件的网上归档、档案的全文管理和网上信息发布与检索，从而实现电子档案的网络化管理。

与单机档案管理系统相比，网络系统所具有的优点

建立网络环境，使档案的收集、查询超越了时空的限制，这是档案工作发展的必然趋势；通过网络系统满足集成化的要求，提高档案信息的利用率； 通过网络系统可以实现软、硬件资源的共享，在达到同样办公效率的前提下，可以节约系统开支，提高设备利用率；促进档案各部门的标准化和规范化。

档案网络现状

互联网是一个面向大众的开放系统, 是世界上规模最大、影响最广泛的网, 它极大地丰富了人们的文化生活, 满足了人们日益增长的信息需求。但网络病毒的泛滥、保密信息的泄露, 突出网络安全的问题,这样给单位及国家带来难以弥补的经济损失。如果未解决以上安全问题, 档案数据的保密信息、评审意见和个人隐私绝不允许进入互联网。因此, 目前档案部门只适宜建立档案局域网。

档案局域网是一个复杂的大型的人机系统, 它的基本特点是有条件地实现网络资源共享。部分单位把本部门网络建设的重心,推进本单位档案部门的信息网络建设, 以期望更好地发挥档案信息的作用。档案部门计算机网络信息系统的相继建成使用, 也提高了档案信息量和使用效率, 推动档案工作的创新性。

大多数机关单位对档案信息网络化的认识不足。由于思想意识落后，不能以长远的眼光对待档案信息网络化建设工作, 这样一来，便无法真正实现档案信息资源数字化的管理。

档案网络建设资金不足。档案信息网络化的建设在资金投入与标准化建设方面要求极高。目前, 部分单位档案信息网络建设方面的资金都靠档案部门从业务办公费用中挤出, 档案信息网络建设缺乏固定的资金来源, 使得档案信息网络建设普遍后劲不足。

档案计算机网络安全管理存在漏洞。近年来, 敌对分子把目标对准档案网络信息,利用计算机盗取档案秘密信息的犯罪活动向复杂化、智能化发展。而我们有些档案部门往往还沿用传统的管理方式, 使得管理水平较低, 管理人员与业务操作人员的职责分不清, 等均存在安全隐患，给敌对分子以可乘之机。值得强调的是, 这其中的任何一个环节出错都将给单位及国家带来无法估量的损失。

对于网络与档案网络之间联系应用的对策

近年来，档案部门在信息网络建设与管理中虽然取得了一定成绩, 但在思想上、管理制度上、人才建设上还较为落后, 这种局面对参与国际竞争非常不利。根据我国的实际情况，可以采取以下一些对策对我国档案网络事业进行档案信息化建设。

转变传统思想、创新服务手段。广大机关单位应提高认识, 转变观念，增强服务意识，充分利用现代技术手段，不断提高服务水平。在新的历史时期, 在全面加强我国档案建设过程中, 各级档案部门要高度重视本单位档案信息网络化、数字化建设,纳入单位的信息化建设之中,纳入到档案管理部门的议事日程。在机房建设、网络设备选型、安全配套设施上要考虑档案事业长远发展的需要, 局域网建设应超前。各级档案管理部门可以通过以下几个方面来创新服务手段：

建立档案室网页，开展网上利用服务。档案部门将充分利用本单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上本单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。在网站实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源。

建立“电子文件（档案）数据管理中心”。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

推动档案工作“目录管理”建设。

增强档案意识，采取有效措施，加强对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度。部分单位将档案工作纳入单位的年度工作计划之中，为档案工作的发展创造了良好的发展。

建立健全档案管理制度。为进一步加强档案管理工作，明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。规范档案管理职责方面，制定相应的档案人员岗位责任制度，要求档案管理人员认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，做好档案借阅和登记工作。

引入现代化手段，主动开发档案信息资源。档案管理部门加强档案信息资源开发工作，研究档案基础工作、档案利用工作、档案信息化建设工作之间的联系。改进工作方式，解决档案信息资源开发的基础、条件、手段、目的等问题。

保障网络安全、推行档案网络标准化

档案网络安全管理要以预防为主。要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。消除不安全因素，首先要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，确保档案信息、数据库安全。其次要建设档案信息灾害恢复备份系统，保证档案网络工作不间断地运行。进一步加强档案信息系统的安全技术防范管理， 确保档案及档案网络设备设施的安全；要及时做好网站的维护和更新工作。

重视人才培养、明确各方工作职责

加强网络信息化管理建设工作, 加强档案管理人员的继续教育业务培训, 这是顺利进行档案部门传统的档案管理向电子化、网络信息化、数字化档案部门转变的关键。档案部门和相关部门的领导要充分认识到档案管理人员继续教育的重要性,把档案管理建设纳入到档案管理人员的日常工作中去, 采取多种方式加强档案管理人员的继续教育工作。

档案网络保密

档案网络信息保密不仅是安全设施, 而且是一个安全过程;要保障档案网络信息安全工作，制定本单位的网络保护目标和为达到保护目标采取的技术措施和管理措施, 责任到人。要加强用户口令管理制度,要定期删除有病毒嫌疑的文件。对于有密级信息和重要材料要实施加密保护措施, 做好记录各种信息安全相关的文件。

随着计算机及其网络的普及应用和大数据时代的到来，档案网络信息化管理已成为提高档案利用率的必由之路，尽快形成档案网络信息化建设的工作机制，是档案价值的最高体现。档案信息网络建设，档案部门和单位，要转变传统的档案意识，树立档案信息化观念，切实落实好档案管理的“两条腿走路”方针。要加强行业档案信息化建设的交流力度，形成加快推进档案信息化建设的压力和氛围，以上下联动的创新机制，加快档案网络信息化建设的进程。

（作者单位：新疆维吾尔自治区塔里木河流域管理局驻乌鲁木齐办事处）