基于提高医院人事档案管理工作的效率研究

◎胡世堂

基于提高医院人事档案管理工作的效率研究

◎胡世堂

医院人力资源部门在医院的所有部门中占据重要地位，在医院的建设和发展过程中发挥着举足轻重的作用。因而，医院要高度重视人事档案管理工作，注重强化医院的档案管理水平。目前，在医院人事档案管理工作中，档案管理机制以及管理员的能力、素质、管理水平是主要的结构组织，会直接影响档案管理工作的效率，对医院人事档案管理的有序开展具有深远意义。

伴随经济社会的发展，医院的服务水平在日益提升，而医院的人事档案管理工作质量也得到了较大提高，并逐渐适应医院的实际发展需求。医院人事档案管理工作的提高有利于满足社会大众的使用需求，同时有利于医院整体管理水平的提升，因此，医院务必要提高自身的人事档案管理工作效率，便于进一步推动医院的持续性、稳定性发展。文章阐述了医院人事档案管理工作目前存在的不足，同时针对档案管理工作效率的提高进行了研究，并提出了相关对策，希望能够提高档案的利用率，推动医院的整体性发展。

医院人事档案管理面临的缺陷

缺少完善的基础条件。在医院人事档案管理工作的开展过程中，管理条例、管理机制以及相关配套设施的完善性，是人事档案管理工作得以顺利进行的重要保障。但在现实中，人事档案管理工作并未引起各大医院的高度重视，并未给予一定的投入力度，因而在档案管理的设施构建方面不够完善，同时缺乏科学化的管理条例，严重的还会出现丢失、泄密等情况，极大程度地影响了医院人事档案管理工作效率的提高。

不合理地配置人员。由于医院人事档案管理工作的涉猎范围较广，因而需要工作人员具备过硬的专业技能、较强的业务能力、高水平的综合素质，进而才能充分满足档案管理工作的实际要求。但在现实中，医院对人事档案管理工作的关注力远远不够，往往忽视了对档案管理工作人员的合理化配置，导致工作人员综合素质不高、责任心不强、执行能力较差等情况的出现，由此就给医院人事档案管理工作的安全性造成了一定的威胁。

信息化水平比较低。在信息技术日益发展的当今社会环境下，医院人事档案管理工作的要求也在日益提高，合理运用多样化的信息管理方法是提高人事档案管理工作效率的重要途径。但在实践中，多数医院在人事档案管理工作上还存在信息化水平不够高的情况，这就严重影响了档案管理工作的信息化发展，致使档案信息的维护、更新、查询等流程不能得到有效性的简化，进而降低了医院人事档案管理工作的效率。

提高医院人事档案管理工作效率的策略

提高工作者的档案管理意识。在医院人事档案管理工作中，提高档案管理工作人员对自身工作的重视程度是有效提高档案管理工作效率的重要前提，因而，医院要注重提高工作人员的档案管理意识，同时不断加大宣传的力度，使他们充分明确到自身工作的重要性，进一步提高医院的人事档案管理水平，进而促进医院的科学化、合理化发展。一方面，要引导人事档案管理工作人员明确自身的岗位职责，并充分了解自身岗位的工作范围和工作内容。另一方面，要制定合理的管理制度和工作制度，使工作人员确定自身大体的工作方向，充分启发他们的工作热忱，最终促进医院人事档案管理工作效率的有效提升。

实现档案工作体系与制度的完善。开展任何工作都需要依赖一个有效的制度，而医院人事档案管理工作的有序开展更离不开完善的、有效的档案工作制度与机制。而档案工作制度与体系的完善，不但需要强化档案管理工作人员的创新意识和法律意识，还需要改善档案管理工作的管理结构，进而构建科学的、合理的档案规章制度。为保障医院人事档案管理工作的科学化、合理化，必须要对工作材料进行有序处理，由于这些材料是要被各级领导、各部门同事等大量人员进行查阅和运用的，因而要保证这些档案的可靠性、安全性和真实性，充分体现人事档案的利用价值，以此不断提高医院的经济效益。

实现档案管理工作的信息化。随着医院的不断发展，信息技术已逐渐应用于医院的管理工作中，有效提高了医院的工作效率。因此，只有真正提高医院人事档案管理工作的信息化水平，注重优化档案信息的采集、更新、整理等各工作流程，才能够提高档案信息、资料的使用率，进而提高档案管理工作的效率。一方面，合理应用信息技术，可以有效开展人事组织工作，并充分了解各岗位人员的实际情况，真正提高档案管理工作的质量和效率，切实降低档案管理的运营成本和资金注入。另一方面，充分运用信息技术，可以实现电子人事档案，提高档案信息的开放性，便于建立公平、公开、公正的档案管理机制，从而清楚掌握各岗位人员的专业技能、业务能力、工作情况等，并保障他们的录用、考核、晋升等信息的真实性，进而提高他们的工作积极性。

实现档案工作者综合素质与能力的提升。医院人事档案管理工作效率的高低与档案工作人员有直接的关系，因而，要采取有效的措施和手段，切实提高档案工作人员的工作能力和综合素质，进而更好地适应新形势下的医院人事档案管理工作。首先，信息化档案管理需要工作人员熟练掌握计算机的相关操作技能，建立人事档案数据库，将人事电子档案保存到医院相关网站，以供大家使用。其次，强化档案工作人员的培训和学习，采用合理的考核、选拨、奖惩制度，加大工作人员的紧迫感，激发他们工作的积极性，培养出高水平、高素质的人才。最后，要保障档案工作人员的薪酬待遇和福利待遇，加强他们工作的稳定性。

总之，伴随市场经济体制的日益完善，医院间的竞争也在日益加剧，由此就给医院的人力资源管理工作提出了更高的要求，医院只有不断提高自身的人事档案管理工作效率，最大化地发挥人事档案的作用和价值，才能够不断提高自身的市场竞争力。因此，医院要结合自身的人事档案管理工作实情，不断完善人事档案管理机制、强化档案管理人员的综合素质、提高档案管理工作的信息化水平，进而提高医院人事档案管理工作的效率。

（作者单位：寿光市人民医院科教科）