企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾

文/程 琦,延长油田股份有限公司

企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾

文/程 琦,延长油田股份有限公司

本文摘要：会务工作是企业生产经营工作的重要组成部分，它要求相关人员具备出色的组织协调能力。会务这项工作虽然看似简单，但是其内容繁杂，涉及范围十分广泛。因此，一方面，要全面掌握会务组织流程和关键环节；另一方面，也要与时俱进，学习有效的会务“细节管理”手段，从而不断优化完善会务流程，提高会议组织能力和水平。本文就企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾相关内容进行探析。

企业；会务工作；全面统筹；细节兼顾

1 导言

“凡事预则立，不预则废。”要想做好会务工作，必须有目标、有计划、有分析，准备充分。会务服务工作琐碎繁杂，既需要全面统筹，还要兼顾细节，既要总览全局，还要把握到位，这就要求会务工作者有较高的素质，能做到在重任面前不退缩，才能把会务工作做好，做扎实，做完美。现结合自身工作经验，谈谈企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾。

2 办公室会务工作概述

会务工作是指会议的组织、保障和服务工作。开展会务工作，一般需要领导者、参会者和服务者三方配合。会议的级别和内容决定着会务工作的繁简程度。也就是说，等级越高、内容越重要的会议，所涉及的会务工作越繁重。小型会议只需做好会议时间、议题的前期通知和会中记录即可，会务工作较为简单；与会人数较少的决策性会议比较重要，一定要按部就班的进行组织和协调；大型会议，会务内容繁重，要求专设工作组提前进行组织和协调工作。

3 企业会务工作建议

3.1 筹“长远”与顾“短期”

从长期来看，每年的会议活动都有周期性和规律性。短期来看，每月或每周的会议活动都会根据实际情况而不同。长期筹谋不完备，全年工作无中心；短期安排不细致，当前工作难安排。所以，全面的统筹，又要细节的兼顾，把精心拟制长期计划和详尽制定短期安排相结合，才能提前摆布各种工作资源，部署工作力量，使会务活动服务工作早计划、早准备、早安排。

做好年度计划。思路要清晰，计划要周全，重点要突出，准备要提前，既要考虑到每年例行举行的会议活动或者特定年份举行的会议活动，还要结合企业年度工作重点，充分谋划年度举行的会议活动，按顺序拟制全年会议活动计划。

做好每月预计划。重在汇总信息、预排计划，落实责任，突出主要工作和重点任务。重在细化完善、查漏补缺、精准执行，明确各项会议活动的时间、地点、人员、内容、场地布置、着装要求、新闻报道等具体事项，严格落实经过领导审批同意的方案，形成要素齐全，可操作的执行安排。

3.2 安排好“大”与“小”的关系

会议活动服务工作从战略和宏观层面要谋大局、谋大事，在执行和具体操作要议小事、虑细节。谋好大事，方向正确、目标明确、定位准确，才能有超前性和预见性。议好小事，基础扎实、信息详实、内容丰富，才能具有操作性和实效性。

谋大事，要围绕中心、服务大局、从战略和全局的角度谋划会议活动，努力与领导同位、同向、同步思考问题，真正做到从大局出发、以大局为重、为大局服务。就企业而论，企业的战略发展目标，工作的重点任务，企业的价值取向等都是企业的大局、大事，这是我们服务的重点。细节决定成败。议小事，从细小的基础工作做起，积累大量的基础信息、背景资料，把会议活动的方方面面的细节、节点了解清楚。比如做好会议通知与会务指南，告知参加人员、会议地点、会议时间，并告知会议议程、会议主旨，使参会人员有目的的参与、准备发言。

3.3 统一管理，分别行动

会务服务工作琐碎，繁忙，统一不起来，就是一盘散沙、各行其是、各走其道，组织不好，领导就会忙于应付各种小事，不能集中精力抓大事、议大事。具体工作任务分不出去，相关单位、部门、人员的责任就不落实，就会出现“会上任务分不清，会下责任扯不清”的情况。比如在企业会务工作中，每个相关部门、个人都有具体任务，每个人都有自己的具体责任，就不会出现扯不清，理还乱的状况。

任务分出去，需要科学合理分解任务，把会务活动服务工作细化、量化、实化，这样可以提高执行力，使工作有条不紊。比如在企业会务工作中，组织者应该对本企业的生产流程有所了解，并对每个关键点略通一二，这样在落实工作中，就会合理、有效，提高工作效率。

分别行动，还要统一管理，还要“统”起来，在会议筹备期，分工到人，责任明确，会议期间，还要把各项工作统一起来，统一领导，统一调配，这样才能有条不紊。

3.4 能当“主”角，甘当“配”角

任何一场会务活动都有牵头单位和配合单位，就要求处理好“主”与“次”的关系，也就是当好主角和配角的关系。该当主角当配角，会群龙无首、秩序混乱，出现无指挥、缺位的问题；该当配角当主角，会大包大揽、越俎代庖，出现混乱指挥甚至是费力不讨好的情况。当好主角，就要当好牵头单位，做到统揽不包揽，到位不缺位。比如在企业中，行政工作会议就以行政办公室为主要牵头单位，这时就需要行政办公室唱好“主角”，做好统揽工作，对配合单位，分配到位、执行到位、落实到位，让配合单位明确自己的职责，做好配合工作。

当好配角，就是积极配合牵头单位，做到不缺位不越位，帮忙不添乱。对其他单位牵头的会议活动，必须服从安排，都要尽力做好。比如在企业中，党委工作会议，行政办公室就是配合单位，在工作中不能因为自己是配角，就应付了事，而应该积极主动，做好每一件事，会议通知、会场布置都做得尽善尽美。也不因为是配角，就越位指挥，把工作程序弄乱。

3.5 热情周到，搞好会议期间的组织服务

会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作，才能使场内外各个环节有机衔接。一，通过加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。在大型会议中，大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部，各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构，通过建立会议值班制度，畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表之间的沟通联系，便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理，使会议代表得到更加优质高效的服务。二，通过紧盯细节把握会场节奏。有些不太起眼的细节，可能不会对会议起决定性作用，但是把握不好也会影响会议的局部效果，从而影响整个大会的效果，因此，会议期间会务工作者要既要保持紧张又要有序把握各种细节。比如，会前检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况，根据实际情况进行调整；与灯光师、音响师做好对接工作，准备一套会议主持词交给灯光师和音响师，以方便其把握议程安排；会议开始前要安排专人到会场清点人数，会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员；会中维护会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员注意会场纪律等。

3.6 在“稳”中求快，在“快”中求稳

日常性的会议活动，有充分的准备时间，要严格规范、精益求精、稳中求快。紧急性的会议活动，实效性强，要抓住关键、快速反应、快中求稳。稳体现的是责任意识和敬业精神，快体现的是能力素质、经验积累。

日常性的会议活动任务重，服务关键在稳，要坚持高度负责的工作作风，认真细致、小心谨慎、精益求精，做到考虑问题思维缜密，办事程序规范周密，提供信息准确严密，保证会议活动万无一失。比如在企业的职工（会员）会议代表大会，每年度一次，参加人员多，审议事项多，任务重，要提前筹谋好每一个事项，人员通知、座次安排、摄影摄像、灯光音响、新闻报道，都要提前做好准备，并逐一落实到人，并逐项检查，确保每个细节不出问题，让参加的会务服务人员细致了解自己的负责事项。

紧急性会议活动突发性强，服务工作关键在快，要反应灵敏、机动灵活，在最短时间内领会领导意图，抓住关键内容，找到时间弹性系数最小的节点，合力配合工作力量，密切配合、分步实施。快速反应，靠的是平常的“稳”，有一套应急措施，平时积累的各种材料，训练有素的会务服务人员，经常检查的设备设施。

4 结论

随着会议要求的提高和形式的多样化，会务工作也面临着很多新挑战。上文已经针对企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾进行了详细的分析，由于能力与经验的限制，本文可能对企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾论述不是很全面，没有面面俱到，在论述中也许会出现一些这样或那样的问题，或呈现出一些不成熟的思想，这都需要广大同行多多批评与指正，进而不断分析、探究以及总结，使企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾得到创新，为更多会务工作者提供有效的借鉴，从而促进企业会务工作的高效开展。

[1]张燕.论会务工作中的“细节管理”[J].广东科技,2014,22:16+9.

[2]邸月娇.办公室秘书人员如何做好会务工作[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015,02:193.

[3] 李晓彤.浅谈当前的秘书会务工作[J].现代妇女(下旬),2014,08:80.

[4] 文迈红.浅谈企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2014,11:122-123.

[5] 王文元.浅谈怎样做好会务工作[J].秘书之友,2013,06:17-19.