关于新时期企业文秘工作的思考

文/张慧晶，国网福建省电力有限公司福州供电公司

关于新时期企业文秘工作的思考

文/张慧晶，国网福建省电力有限公司福州供电公司

办公室文秘是联系基层员工和企业领导的桥梁和纽带，办公室文秘工作涉及到企业经营管理的方方面面。新时期企业办公室文秘工作的内容和形式也出现了新的变化，办公室文秘人员只有就新时期的工作进行深入思考和总结，才能做到胸有成竹，防患于未然，才能提高办公室文秘工作质量。文章从办公室文秘工作的性质入手，分析了新时期企业文秘人员必备的能力，然后就文秘人员该如何做好办公室文秘工作进行了探讨、分析。

企业；文秘工作；思考

随着我国经济建设不断发展进步，许多企业的经营规模和业务范围都不断发展扩大，企业办公室工作也迎来了更多的问题和挑战。文秘人员做为办公室的重要组成部分，在办公室事务处理、上传下达中起着重要作用。一个合格的办公室文秘人员必须要认清文秘工作的性质和要求，同时顺应时代发展和企业需求，不断提高自身的综合素质和工作能力。

1 办公室文秘工作的性质

文秘工作是办公室传统工作之一，也是办公室工作的重要构成。企业文秘工作内容繁琐，大致包括以下方面的内容：电话接听、转接、留言记录；日常邮件接收、转发与回复；会谈和商旅安排，会议通知、安排、服务和记录；资料收集、整理、归档和保管，文件传阅，文书处理；来客接待，办公室用品采购与发放等。整体来讲，办公室文秘工作有着较强的综合性，文秘人员的工作与办公室其他人员的工作有着显著不同，办公室文秘人员既是业务人员，也是管理人员。此外，办公室文秘人员还是联系领导与基层员工的桥梁和纽带，他们在与领导打交道时，要仔细揣摩、正确理解领导意图，把握好工作重心，做好辅助工作。在向领导汇报事务时则要进行信息提炼和整理，过滤掉许多无用的信息，还要注意表达技巧和分寸。可以说，办公室文秘人员是办公室的形象和代表，在办公室乃至企业管理中起着承上启下的作用，办公室文秘工作与企业经营管理活动息息相关，企业、办公室的良好运转离不开办公室文秘工作的支持。

2 新时期企业文秘人员必备的能力

2.1 综合工作能力

由上述可知，办公室文秘的综合性较强，这也要求办公室文秘人员必须具有较强的综合工作能力。综合工作能力是办公室文秘人员的基本工作能力之一，它包括文字写作能力、交流沟通能力、语言表达能力、计算机能力、信息能力、理解能力等。办公室文秘的综合能力决定了他是否能胜任文秘工作，办公室文秘综合能力的形成是一个长期的过程。要想成为一名优秀的文秘，形成较强的文秘综合能力，办公室文秘要多读书、多思考、多总结、勤动笔，努力学习，不断前进，如此这般，方有“博观而约取，厚积而薄发”的那一天。

2.2 日常事务处理能力

办公室文秘要处理的主要是办公室日常事务，这些事务多具有一定的周期性、重复性和规律性。这些日常事务琐碎，但是事关办公室和企业管理的方方面面。办公室文秘要积极发挥参谋助手作用，全面把握办公室文秘日常工作的内容、特点和要求，然后从全局出发，在职责范围内、领导授权下，制定日常工作计划，改善人际关系，协调好部门关系，认真听取基层员工、下级意见，切实做好日常工作，才能突出文秘工作的层次性、科学性、超前性，又快又好地实现办公室文秘工作目标。这也要求办公室文秘积极主动，通过学习和实践不断提高自身的日常事务处理能力，以胜任榜公示文秘工作。

2.3 良好的工作态度和责任素质

如今，我国已经步入改革深水区，许多企业如电力也正处于改革发展的关键时期.这一时期，企业要求全体上下都要积极主动，有所作为。办公室文秘是为企业各项实践活动而服务的，办公室文秘作为企业的一员，在企业经营管理中起着重要的辅助和监督作用，为此，文秘人员也要秉承严肃认真的态度做好日常工作，灵活而不懈怠，严肃而不呆板，以促使办公室管理工作良好运转。此外，服务是办公室文秘工作的核心，服从领导，服务基层职工群众，是办公室文秘人员的工作重心。这也要求办公室文秘人员不仅要有良好的道德修养和扎实的工作能力，还要做好本职工作，提高服务意识和责任意识，在工作方面尽量做到尽善尽美。

3 做好办公室文秘工作的思路和策略

3.1 领导重视，优化办公室工作环境

在新时期，尤其是在信息化背景下，企业办公室文秘工作所处的环境、所面临的问题以及文秘工作方式都出现了新的变化。企业文秘工作也日渐朝着多元化、智能化方向发展，但是企业文秘工作的复杂程度却没有改变。企业文秘工作顺利开展，离不开领导的高度重视和大力支持，因此，企业领导班子尤其是办公室直属领导要给予办公室工作尤其是文秘工作以高度重视，并围绕办公室文秘工作实施一系列积极有效的措施，如加大办公室硬件设施建设投入，为文秘工作配备完善的现代化设备包括打印机、扫描仪和智能工作软件如“大秘”APP等，建设便捷的信息化平台，以提高办公室工作的智能化水平。与此同时，完善办公室工作制度、管理制度，包括办公室档案管理制度、环境支持制度、文秘岗位责任制等，明确文秘人员的岗位职责和工作权限，为他们做好文秘工作提供良好的条件。

3.2 提高职业能力，保证工作质量

企业文秘工作是多种工作的综合，它要求企业文秘人员必须具有办公室设备操作能力、交际能力、心理承受能力和良好的表达能力，必须掌握专业的办公室文秘工作技能，惟其如此，才能更好地辅助领导决策，做好高级参谋，才能协调好各部门的关系，将企业文秘工作做好。我们可以将企业文秘工作所需的这些能力归纳为职业能力，而企业文秘人员要想提高自身的职业能力，必须充分考虑企业文秘岗位、职业的行业性和岗位特征，进行自我分析和职业分析，加强职业生涯规划，制定明确的发展目标。然后，借助各种实践活动锻炼自己的实际工作能力，不断学习新的文化知识和岗位技能，多和同事交流和沟通，同时多观察、多思考、勤动手、多尝试、多总结，不断增长自己的见识和智慧，并要求自己在职业发展中形成良好的职业道德，树立良好的心理素质，沉着冷静地解决遇到的问题，用积极的态度扫清工作上的一切障碍，以提高工作效率，保证工作质量，得到更多人的认可。

3.3 加强文秘队伍管理，激发他们的工作热情

企业文秘工作是一份苦差事，由于不受重视，工作繁琐、工作量大而薪酬水平较低，所以，许多企业的企业文秘岗位的人员流动性都较大。一些企业如电力企业的基层文秘队伍都出现了人才匮乏等现象，这与电力企业办公室工作总量与日俱增的现状是不相符的。为了消除文秘人才流失给企业管理带来的不良影响，企业办公室领导要办公室文秘队伍培养和建设，打破世俗偏见，走出用人误区，严把办公室文秘人员招聘关和分配关，，优化和改善文秘队伍的结构，打造一支高素质的文秘队伍。在工作中，尊重文秘人员的性格、价值和工作，定期开展文秘队伍培训和教育，爱护和培养他们，并为他们创造良好的工作环境，给予文秘队伍更多的关怀和帮助，帮助办公室文秘人员解决后顾之忧。在此基础上，要本着“蓄养结合”的原则，打造人才管理良性循环机制，科学用人，知人善任，严格要求文秘人员做好领导参谋，做好基层职工群众服务工作，并注意培养、宣传优秀的文秘典型，对工作成绩突出的文秘人员进行表扬鼓励，以激发文秘人员的工作热情和积极性。

3.4 提高责任意识和创新能力

爱默生说过：“所有伟大的工作，都是在热情支配下完成的。”文秘工作同样如此，只有真正热爱文秘工作、有高度工作认同和责任心的人，才能切实做好文秘工作。但是，责任意识也是许多人所欠缺的，企业文秘人员用高标准要求自己、磨练自己，才能在长期的工作中养成积极向上的责任意识，提高工作能力。不过，需要注意的是，时代在发展，社会在进步，企业文秘工作作为企业管理的一部分，必须要顺应时代发展潮流与企业发展同步。如过去企业文秘工作以协助服务类工作为主，办公方式是纯手工，工作内容虽然宽泛但是很少能触及企业机密。而新时期的企业文明工作要更多的用到一些信息化技术和设备，文秘也成为企业保密工作的直接参与者。这就要求文秘工作人员摒弃传统的等安排、听指挥的被动思想，积极主动地去探索做好本职工作的新方法、新路径。同时提高警惕，树立责任意识和保密意识，严格遵守企业保密工作纪律，认真、细致、高效完成领导交办的任务，为企业稳定与发展做出积极贡献。

综上所述，在知识经济时代，企业办公室文秘工作环境和内容都出现了新的变化。因此，企业文秘人员要更新思想观念，从日常工作实践中不断汲取经验和营养，努力提高自身的创新能力、职业能力和责任意识，争取在工作上有所作为，为企领导科学决策、企业可持续发展做出应有的贡献。

[1]樊丙孝.浅谈提高办公室文秘工作水平途径[J].经营管理者,2016,34:143.

[2]王敏.办公室文秘工作效率提高策略分析[J].办公室业务,2017,02:93.

[3]贺彦龙.浅谈如何做好办公室文秘工作[J].办公室业务,2016,18:91.