档案管理存在的问题与解决对策

2017-12-24王红蕾

活力 2017年7期

关键词：档案管理信息化工作

王红蕾

（安达市妇幼保健院，安达 151400）

档案管理存在的问题与解决对策

王红蕾

（安达市妇幼保健院，安达 151400）

档案管理；存在问题；对策

对于档案管理来说，很多人对其有着一定的误解，觉得档案管理就是档案保管，而档案管理工作者就如同档案保管员，这种认识是不科学的。因此，我国的档案管理工作正努力实现科学化，档案管理工作也将打破传统的管理模式，努力适应时代的发展。

一、档案管理简述

在目前的档案管理工作中，档案是各种信息资源的载体，也是企业工作总结的历史依据，因此实现档案管理至关重要。

（一）档案的概念

档案是信息的重要载体，也是整个企业工作文件的历史依据和核心话题所在。在目前的档案工作中通过对档案内容加以辨别和明确，从而形成一项具有参考价值的档案信息内容。

（二）档案所起的作用

以往，人们利用档案进行相关资料的查找，往往只为了行政工作方面，具有单一性，而现在则更多地涉及经济、业务以及学术等方面，这使得档案查找所产生的经济价值不断显露，从而也赋予了档案工作更多、更丰富的内容。

（三）档案的种类

以往，档案工作所管理的资料只限于文字、图表等资料，但21世纪是一个信息时代、数字时代，各种录音、录像、图册、软盘等载体的出现，使得档案种类、数量越来越多，范围越来越宽，所承载的内容也更加丰富，这必然使档案工作任务繁重，也给档案工作的跳跃发展带来机遇和挑战。

（四）档案的管理

档案管理也被人们称之为档案工作，是通过各种技术手段和方法对档案进行总结、归纳、搜集、整理和加工的一个系统化过程，也是目前档案管理工作中最值得我们重视和投入的一个话题。在目前的档案管理工作中，一项系统、全面、完善、可靠的管理措施和管理模式是整个工程项目中最为关键的环节。

二、档案管理存在的问题表现

（一）档案管理制度不健全，档案利用率低

档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：一是档号不规范。二是案卷标题不规范。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是组卷混乱现象比较严重。档案检索效率不高。硬件条件缺乏。

（二）落后的观念和模式

目前的高校档案管理大多数还是遵循着传统的管理模式，人事档案的管理仍采用由相应的职能部门在一定时间内送到人事档案室保存，而且有一部分是纸质手写的，不适合信息化的要求，缺少电子档案资料。档案管理虽然不完全是手工操作，但还没有完全实现信息化和网络化。设备的落后、手段的落后、管理模式的落后，极大地降低了工作效率，准确性较差。

（三）重视程度不够，档案利用率较低

虽然现在人们对档案重要性的认识逐渐提高，但某些企业、某些领导对档案管理方面的认识还比较淡薄，认为其可有可无，往往只注重发展、建设所带来的经济效益，而忽略了档案的完整性及连续性，致使档案信息资源开发不足，利用率不高。

（四）档案室硬件环境设旋不齐全

对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多，档案室狭窄、潮湿，“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

（五）档案管理专业人才缺乏

对于我国的档案管理工作者来说他们的专业知识和综合素质普遍不高，有些是从事档案管理工作很多年的前辈，但是他们对先进的技术和手段接受程度较低，一些传统的管理模式和管理方法已经在脑海中根深蒂固，很难创新。还有一些就是经验不够丰富的年轻人，他们对于档案管理工作的认识程度不够，加上专业知识的匮乏。使得工作人员在档案管理的过程中消极怠慢，这样就影响了档寨管理工作的效率。