事业单位合同管理内部控制问题

2017-12-24

金融经济 2017年24期

内部控制是事业单位合同管理中比较重要的组成部分，是管理者管理好单位的前提和保证。通过事业单位合同管理内部控制工作的开展，不仅可以把事业单位的收支、预算、资产、经济等合同纳入到统一的控制系统进行管理，而且还可以从源头上杜绝腐败现象的发生，从而有效提高事业单位管理工作的效率和质量，促进事业单位更好、更快的发展。

1.事业单位合同管理内部控制内容

(1)职责分工控制。在事业单位合同管理内部控制过程中，需要明确划分各个部门的职能，合理分工，这样不仅可以保证每一个部门各司其职，而且还可以确保各个环节工作有条不紊的进行。(2)决策机制控制。建立民主、高效、科学的合同订立决策制度，保证事业单位合同的合理合法，从而有效降低合同风险的发生概率。(3)订立审批控制。补充和完善合同文本订立审批流程，并把所有与合同管理相关的职能部门都设置相对应的审签流程，从而保证合同文本周密严谨，不至于出现重大专业或法律漏洞，保证管理工作顺利进行。(4)履行监管控制。做好合同履约的监管控制工作，并且在合同订立后对其相关条款的履行情况要进行实时动态跟踪，如果发现问题要及时采取有效措施给予解决，避免合同签订后由于缺乏有效监管而导致其内控效果不理想。(5)考核追踪控制。在进行合同管理过程中，需要与合同岗位责任制进行有效的结合，并对合同管理考核追踪制度进行不断的补充和完善，对合同履行效果和合同管理情况给予定期考核，从而真正的做到合同风险防范问责。

2.事业单位合同管理内部控制存在的问题

(1)合同签订内部控制管理体系有待进一步完善。事业单位在签署合同之前，并未对其相关内容进行全方位的调研，而且也未重视合同签订主体的资格审查，从而导致合同签署后存在较大的风险。一些事业单位在进行合同签署前，未对对方当事人的资质情况、履约能力、诚信情况等进行充分的调查，大多数情况下都是凭借熟人介绍就直接签署了合同，未按照相关规范和标准来制定科学、合理的审批流程，从而导致合同履行过程中经常会出现一些不必要的纠纷，而且又缺乏行之有效的解决对策，这样会对事业单位的形象产生不良影响，严重的时候还会造成无法弥补的经济损失。(2)未对合同实施分级管理并且未按照要求委派专业人员对事业单位所签订的合同进行严格审查；未对合同签订的条款进行合规性审查；未对合同签订的前期调研工作进行有效跟踪；未对事业单位合同签订后履行情况进行有效跟踪调查。(3)缺少相关的法律部门来对合同实施统一归口管理，而且未对合同中的相关条款进行严格审查。(4)合同管理与财务管理缺乏有效的联系。在事业单位合同管理过程中，未将合同管理与财务管理有效的结合在一起，致使财务部门无法对合同的履行情况进行有效的跟踪，有可能给事业单位带来一定的经营损失。

3.事业单位合同管理内部控制的策略

3.1 做好内部控制工作

对于事业单位而言，要按照要求来做好内部控制工作，并对其现有的内部控制制度进行有效的补充修改和完善，同时根据实际情况设置合同审核机构，设置事业单位合同专项管理部门，并明确各个部门的基本职责。同时，合同管理部门在签订合同之前要对其相关条款进行仔细的查阅，并与合同履行部门一起来监管合同的执行情况，如果发生合同纠纷问题，需要做好协调工作，以确保合同纠纷得到有效的解决。合同订立的执行部门要做好合同项目开展过程中的可行性分析和研究工作，全面调查合同履约单位的实际情况，做好合同事项的相关谈判工作，按照要求起草合同内容，并对合同条款进行科学、合理的审核与修正，从而确保合同的有效性。

3.2 做好合同编制、审核时的内部控制工作

(1)做好合同签订前期的调研工作，以更好的了解和掌握对方当事人的基本情况，同时还需要对签订合同当事人的质量保证能力、资金运营情况、专业技术能力、合同价格等进行有效的论证，最后通过单位内部合同审批人员的严格审批后来确定合同签署对象。(2)内部控制部门执行合同会审程序，严格审查合同条款的规范性、合理性，避免合同内容和条款出现不合规的现象而影响合同的最终执行。必要的时候可以聘请相关法律专家来对相关合同条款进行严格审查，从而有效提高合同条款的严谨性、完整性和合规性。(3)确定合同签署人的基本权限，严禁出现越权现象的发生。在合同专用章使用过程中，应按照要求加盖骑缝章，避免合同篡改或被换页，确保合同的真实性和有效性。

3.3 合同管理阶段内部控制工作

(1)委派合同专员来实施对合同的统一管理，保证财务部门、业务部门、档案室应对合同进行分别存档。如果事业单位有条件的话也可以构建合同管理系统，对合同统一进行连续编码，并将其依次录入合同管理系统。在后续合同履行过程中，想要对合同收付款项、合同履行程度进行确认的时候，财务部门、业务部门可以借助合同管理系统来输入相关的权限就可以实现合同收付款审批。这样可以有效避免出现未收款项或者重复付款的现象发生，避免给单位造成不必要的经济损失。(2)在合同管理阶段明确各个部门的基本权限和职责，严禁对合同的相关条款进行随意变更，同时要做好合同内容的保密工作。

3.4 合同履行阶段的内部控制工作

(1)合同签署后就需要对合同条款进行履行，通过对其进行内部控制可以有效避免合同违约风险的发生，这样就需要在合同签署的时候对合同签订方的信用情况、履行资质等进行严格的审查把关，并明确违约责任，签订相应的担保措施，如果合同签订方出现违约情况，则需要马上中止合同，这样可以把损失降至最低。(2)明确合同的转让和变更条款，设立相应的合同条款转让和变更程序。如果未通过相应的转让和变更程序，则合同的转让和变更应判定无效，这样可以有效降低转让和变更过程中潜在的风险。(3)做好合同纠纷的内部控制工作，明确合同纠纷的基本程序。如果合同签署双方发生了合同纠纷，则要求相关责任人要第一时间向单位领导进行汇报，以使他们尽早的了解和掌握合同纠纷的实际情况，并制定有效的措施给予解决。在获得单位授权后才可以与合同纠纷方进行协商，尽可能降低合同纠纷产生的经济损失。

3.5 建立合同考核追踪机制，保证内部控制工作顺利进行

事业单位要根据自身实际情况来构建合同管理考核追踪制度，明确合同管理各个环节的基本职责，优化合同风险防范问责机制，以保证内部控制工作的顺利进行。同时，事业单位还需要定期对合同管理情况进行考核，一旦发现问题要及时采取有效措施给予解决，并追求相关责任人的责任，这样可以保证事业单位合同管理内部控制工作有条不紊的进行，更好的提高合同管理的效率和质量。