高校财务管理信息化系统功能设计思考

安徽工业大学 章雯华

高校财务管理信息化系统功能设计思考

安徽工业大学 章雯华

在大数据、云计算、互联网等新一轮信息化技术广泛应用的环境下，随着新的高校财务管理制度和会计制度、全面预算管理制度、国库集中支付制度、政府集中采购制度、科研经费管理制度等公共财政制度改革措施的实施和推进，对高校财务信息化的建设带来了新的挑战和机遇。传统的会计信息系统局限于会计内部的信息流，忽略了对信息化大数据、云计算以及互联网概念的运用，普遍存在信息孤岛的现象。为了将具备“大量、多样、快速、价值”功能的大数据转化为适用价值，高校需要深入研究财务管理的内涵，构建以战略为框架、以绩效提升为导向、以教学科研需求为驱动的新型财务管理信息化系统，为实现信息共享、提高综合管理水平、降低财务运行风险、优化资源配置、提升绩效评价功能，增强高校办学实力等方面发挥了重要作用。

一、高校财务管理信息化发展的困境

我国的财务管理信息化发展过程，主要经历了四个阶段，一是基于计算机记账的会计电算化阶段，其主要特征是由计算机代替手工记账，仅具备些账表打印和账务处理的简单功能；二是基于财务部门网络的会计信息化阶段，其主要特征是会计核算依然是主要工作，财务数据可实现局域网内共享，但是“信息孤岛”现象明显；三是基于单位局域网络的财务信息化阶段，其主要特征是财务的管理职能已经上升，可实现部分数据信息在单位部门间的共享，但财务业务仍需到财务部门办理；四是基于大型互联网的财务信息化阶段，其主要特征是数据信息的共享度提高，部分财务业务可在互联网上操作办理，并向基于大数据的云财务信息化方向发展。

目前，高校财务管理信息化尚处在第三阶段初期，基于校园网的财务管理信息化阶段。高校财务管理还停留在重核算轻管理、重资金轻资产的层面，数据录入任务繁重，业务流程不畅，支付手续繁琐，信息传递落后，决策支持不足。随着我国教育信息化战略的逐步推进，当前的高校财务管理信息化系统存在一系列迫切需要解决的问题。一是信息化软件功能有缺陷。设计所依据的财务专业理论不全，财务信息集成化和共享性程度低，决策支持功能弱，无法满足决策需要，财务服务弱化，绩效评价和内部控制很难实施，存在财务信息安全隐患；二是数字化校园建设不完善。数据信息共享程度低，存在数据孤岛现象，财务相关工作人员网络信息知识技能缺乏，部门间数据信息孤立，财务数据与外界数据沟通不畅，大数据无法形成并使用；三是业务管理流程不科学。业务管理流程仍然按部门和工作职能设置，没有形成跨部门跨职能的流程；财务管理仍定位在核算层面，组织机构以核算为主，预算、核算、决算及绩效评价数据信息冗余，不一致，无可比性，事前规划和事后分析功能弱化；四是内部信息标准不统一。校内的信息标准化尚未建立，如人员物资、项目名称、合同编号等信息编码没有统一的标准，单个系统以及相关辅助功能不能有机结合，部门间数据信息更是各自为政，不能实现全部交换，信息数据的共享很难达成。

二、高校财务管理信息化系统功能设计的理论基础

高校财务管理信息化发展过程中存在的困境，在很大程度上缘于系统功能设计基石的缺失。我们认为，系统功能设计的基石包括财务制度规范、财务专业理论、信息化标准、财务信息运用、管理定位转型和组织变革、关键业务和控制点的优化整合以及业务流程重组等。

第一，按照国家新财会制度要求，适应财税体制改革的要求。最新的国家预算法、事业单位财务规则、事业单位会计准则、高校财务制度、高校会计制度等法律法规，对高校财务管理及其信息化工作提出了明确的要求。高校在建设财务管理信息化系统，就是要遵从相关规章制度，把握国家财税体制改革发展的脉络。要建立基于统一身份认证的信息化平台，建立基于复合型人才的培养机制，进一步完善校园网建设，加强网络安全建设，为实现财务管理精细化做好基础保障。

第二，强化风险防范，将内部控制规范嵌入信息化系统中。随着高等教育事业的进一步发展，高校财务内部控制的环境已经发生了质的变化，新的《行政事业单位内部控制规范》要求充分运用信息化手段加强内部控制。加强高校内部控制，提高资金使用绩效已成为刻不容缓的工作，高校财务管理信息化建设作为内部控制建设的主要内容，高校要以此为契机，及时梳理各类经济活动、整合内部控制流程、明确权责、识别风险并采取有效控制措施，将内部控制的权力制衡与科学决策的统一性固化在信息化系统之内；通过信息化建设，实现各项内部控制标准的真正落地，实现对各项经济业务的有效约束，抑制违背内部控制管理规定的行为，降低人为因素，提高内部控制制度的执行力。

第三，融合财务会计与管理会计理论、引入政府基金理念。根据财政部最新发布的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》，高校在建设财务管理信息化系统时，要以信息化手段为支撑，通过利用相关信息，加强事前预测和规划，事中有效监督和控制，事后客观考核和评价，实现会计与业务活动的有机融合，建立面向管理会计的信息系统；在学校战略规划、事业决策、风险控制和绩效评价等方面提供全面整合的信息与决策支持，推动管理会计功能的有效发挥；构建融合财务会计、管理会计的广义财务信息系统，搭建信息化的财务共享服务中心，加快会计职能从重核算到重管理决策的发展，提升财务对教育事业发展的决策支持作用。《中国教育改革和发展纲要》要求高校改革现行的拨款办法，逐步实行基金制。为适应国家财税体制改革的需要，加强国库集中支付制度的执行，尽快与国际会计制度接轨，同时为满足领导决策层、资金提供者以及社会公众了解基金收支结余情况，实现全面预算管理的既定目标。高校财务管理信息化系统的设计，应该建立基于基金理念的预算管理信息系统，通过信息化手段，将所有基金匹配相应项目支出，对基金主体单独核算，并披露相关会计信息。

第四，重新定位财务管理功能，进行财务组织结构变革。如果说财务管理信息化系统是一种技术变革，则这种变革成功的前提条件在于高校财务管理定位转型和实施财务组织变革，后者是思想和理念的升华与重组。通过定位转型，将传统的注重事后核算转变为注重事前预算，将核算型财务转变为绩效预算型财务，将原来注重财务资金记录功能转变为注重绩效提升功能，在做好监督控制的同时强化决策支持和财务服务，变原来的被动执行为主动服务。通过转型，财务人员利用信息化系统主动为学校领导及其相关职能部门的管理者提供各种决策信息支持，在辅以广泛参与战略规划、预算管理、风险控制和绩效评价等全过程，实现由价值发现（核算）向价值创造的转变，为学校事业发展和财务经济活动的可持续发展提供保障。通过组织变革，将财务工作划分为：开放式的经济业务，自动化的核算业务，专业化的后台管理业务等三大类。实施开放式的经济业务，让所有师生员工都能够通过信息化系统参与学校的财务管理活动，自助完成相关经济业务的操作；通过信息化系统，实现所有的会计核算工作自动完成；通过专业化的后台管理信息化系统，财务专业管理人员可以高效实现预算管理、收支管理以及财务专业服务和共享服务，降低财务运行成本，实现绩效提升。通过财务组织变革，将大部分财务人员从繁琐、重复的核算工作中转型到管理会计工作中，促进财务职能从重会计核算到重管理决策的转型。

第五，优化财务关键业务和控制点，理顺和实施全新的业务流程。先进的信息化技术为业务流程再造提供了技术基础。根据高校的发展目标和财务管理的背景变化，开展现有业务流程的梳理、整合、分析、优化和再造，形成新的业务流程。首先，要按照事业单位内部控制规范的要求，梳理出财务管理的关键业务和控制点，包括：全面预算管理，收入支出管理、建设项目管理，国有资产管理，政府采购管理，经济合同管理，绩效评价管理，内部控制管理，决策支持管理等。依据全面性、重要性、制衡性和适应性的原则，优化与业务部门的沟通协调机制，强化归口部门责任意识，注重项目与计划的一致性，为业务流程再造做好基础工作。其次，要将预算、核算、决算融为一个有机整体，实现财务业务一体化；要实施资金项目化管理，强化全流程归口责任化；再次，要根据业务流程需要和内部控制规范，细化岗位设置，制定相应的岗位制度；流程设计要跨越部门和工作职能范畴，要基于全局为中心，从共享服务、会计处理、业务管理三方面进行规划设计，建立全业务、全组织覆盖，彻底解决信息孤岛现象，提高财务服务和管理的效率。

三、高校财务管理信息化系统功能设计的主要内容

一是实现从粗放式管理向精细化管理变革，解决精细与效能的矛盾。高校财务管理精细化就是要坚持以人为本的管理理念，摈弃传统粗放式的管理模式，要态度精心，过程精细，细节落实。要以规范管理为基础，采用全面管理模式，将精细化与信息化同步而行，利用信息化的高效性解决管理中精细与效率间的矛盾，以信息技术作为实施精细化管理的手段，以信息资源为实现精细化决策的依据，实现高校管理效益最大化和最优化。高校在财务管理信息化系统设计过程中，要依托信息化手段，实现数据精细化管理，通过数据录入的精细化，产出强大的数据依据、数据决策和数据检验；实现程序精细化管理，按照学校建设规划和年度工作计划，细分为纵向串联和横向并联的工作单元，通过实施优化和整合的工作流程，实现管理程序的科学化和精细化；要实现操作精细化管理，达到操作的规范性和过程的可控制性；要实现标准精细化管理，将各类管理标准进行细分，并统一信息化数据交流标准。

二是支持各级领导的决策需要，满足高校各利益相关者的信息需求。全面性、及时性和前瞻性的信息化数据是学校各级领导科学决策的重要支持依据。决策数据的全面性要求信息化建设必须充分延伸管理范围，扩大信息数据的覆盖面，将信息化系统平台建设横向到边，纵向到头，定向到人、财、物。决策数据的及时性要求信息化系统必须具备信息数据生成的适时性、合拍性、准确性、应急性和系统性，让决策者在第一时间内能够驾驭局势、正确决策和科学处置相关事件。决策数据的前瞻性要求信息化系统必须具备信息数据的预期性、储备性、融入性和衔接性，具备完善的信息库，为领导发挥整体决策效益。尤其是随着高等教育改革和财税体制改革的不断深入，高校多元化的办学主体和经费投入渠道已经逐步显现，自然对高等学校的财务信息种类及其质量提出了新的要求，各种与高校教育有关的利益相关者，既要求财务信息系统要能提供更为及时、充分的信息，又要求财务管理信息系统自身要能主动随时向外提供信息，又要能让信息使用者通过网络查询到所需要的信息，以最大限度满足不同主体对财务信息的相关决策需求。

三是构建基于人才培养、科学研究和服务管理的绩效评价信息化体系。人才培养、科学研究和服务管理是高校的核心使命和任务，高校的财务管理信息化建设要围绕所肩负的这一使命和任务，将绩效评价模块纳入信息化系统之中，客观动态地实施绩效评价，实现高校财务的决策有用化和组织效益的最大化，全面提高管理水平和整体竞争能力。通过跨部门信息互动，依托所确立绩效预算目标，将原有的预算管理系统进行绩效性扩展，实施以单位部门、个人岗位、人才团队和专项项目等不同分类模式的信息化绩效考核；通过信息化大数据，对生成的绩效结果与国内外兄弟院校进行横向比较，寻找差距，分析原因；通过信息化分析手段，全面评价高校在人、财、物方面的投入绩效，促进高校资源的合理配置，使各种资源在更大的空间内得到有效利用。

四是充分利用大数据和云计算技术，建设云财务信息化共享服务平台。以大数据为前提，以网络作为财务信息传输的介质，通过云计算，从数据的收集、存储和应用上进行合理设计和规划，建设安全稳定、操作简便、高速便捷、信息量大、多方满足、适用可靠的云财务信息化共享服务平台。要建立安全可靠的网络环境，加强网络信息传输安全，建立防火墙，培训专业人才；要建立云财务服务模式，以高度的适应性、灵活性、扩展性为基础，能够满足高校、上级主管部门以及社会利益相关者等自身个性化的业务需求，积极运用信息化平台，构建区域经济业务核算共享机制，实现经费预算的申请、核算以及结算的全流程跟踪和管控，审批者通过手机联网或者电脑连接网络的方式对其进行审批，相关费用实现自动支付和财务处理，实现自主实时查询和自动生成分析报告，减少这个财务管理流程中的人力资源投入，消除单据在流转过程中的安全隐患，使用者可以全天候的、在世界任何一个有网络的地方都能够进行相关经济业务的办理，以提升高校经济业务工作的效能，从时间上和空间上将财务管理工作实施扩展。

（编辑 张芬）