基于Excel服务器的信息管理系统

叶小琴++邹永艳++鲜敏

摘要：随着信息技术的快速发展，高校办公管理模式也随之而变化。逐渐由过去复杂、低效的手工办公方式改为以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使内部人员能更方便快捷地共享信息，高效地协同工作。基于现代办公人员都会使用Excel的基础上，Excel服务器应运而生。利用Excel服务器平台，用户不需要依赖专业人员就可以实现满足办公需要的信息管理系统，并能根据实际需要随时调整、删增系统的功能，真正实现高效快速的办公。

关键词：Excel服务器；信息管理；高效

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2017）10-0227-01

1 高校信息化管理的现状

在网络技术快速普及的今天，高校信息化建设已经成为教育性方针战略，各大高校都在进行信息化建设的平台搭建。随着教育信息化进程的加深，高校往往针对不同的管理系统采用渐进方式采购相应的信息系统平台[1]。

信息系统平台在高校的推广使用过程中，无疑是为了提高高校的管理效率，实现高校的现代化管理创新。但是，另一方面，工作人员会花一定的时间去了解并使用它，而且并不是软件提供的所有模块都适合各个学校的管理。对于一些比较复杂的信息系统平台在维护的过程中也会花大量的人力与物力。但是如果高校仍然采用以单个电子表格为教师信息载体的管理手段，不注重表格之间信息的交换与共享，这样一是需要信息填写格式要一致，另外也需要收集信息的工作人员要很细心处理表格中的数据。一旦数据庞大的時候，数据在处理过程中很容易丢失和出错。这样不仅不能提高教师的工作效率，反而还会增加数据的错误率。所有能开发一款适用于本校的信息管理系统就成了各高校梦寐以求的事情了。

2 Excel的特点

Excel是人们非常熟悉的电子表格处理软件，它为我们提供了很多数据处理方面的功能，如电子表格制作、公式函数的使用、数据的排序、筛选、分类汇总、透视表和图表等操作，极大的方便我们处理大量数据。在各高校中的日常管理工作中，我们也在处理着各种各样的Excel表格。但是仅仅使用Excel表格处理数据还是不够的，特别是需要处理的数据分布在不同的工作表时，就无法完成操作。如教务的成绩管理系统、财务系统、人事管理系统、后勤管理系统、设备管理系统等等。大量的有用信息分布在学校的各个部门，收集、录入、更新都需要大量的人力、物力。数据的交叉反复使用，更新不及时都会造成数据的错误。

3 Excel服务器及其应用

3.1 Excel服务器的概念

勤哲Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台，它将电子表格软件MS Excel和大型数据库管理系统集成为一个网络数据业务协同工作环境。利用MS Excel作为主要操作界面，把电子表格从单机应用中脱离出来，并结合数据库技术作为后台数据支持，在这个平台上，用户可以充分发挥Excel的应用水平，通过设计模板、定义工作流、定义表间公式等简单直观的操作，设计一个适用于自己学校的信息管理系统，从而大大提高了高校办公自动化的工作效率[2]。

3.2 Excel服务器的关键技术

3.2.1 数据规范

Excel服务器中的数据规范有：数据项设置默认值、设置自动编号和下拉列表等。设置好数据规范能简化数据的录入，如班级的选择、课程的选择等。降低了信息录入的错误率。

3.2.2 表间公式

表间公式是Excel服务器最核心的内容，用户可以任意引用权限范围内的表单中的数据。表间公式有提数和回写的功能。提数的作用主要是通过筛选条件，利用之前输入的数据填充当前表单，而回写的作用则是利用当前填写的数据更新以前的表单。

3.2.3 工作流

如果对一个模板定义工作流，可以基于该模板的表单按规定的过程进行传送。完整的工作流包括定义工作流、启动工作流、处理代办事宜、查看工作进度以及重做或撤销。管理人员可以强行控制表单的流转过程，从而降低数据的错误率。

3.2.4 数据的统一管理

在Excel服务器中，大量的数据，如组织机构、人员、角色等都是统一进行管理的；而数据类型、数据规范、用户字典、自动编号规则可以根据权限进行分散管理。这样极大的增强了系统的适应性和可用性。

3.3 Excel服务器在高校管理中发挥的作用

（1）系统的建立。首先是结构体系的设置，部门的创建，角色的分配以及用户的基本信息；再建立相关的数据模板；最后完成数据的统计、汇总和查询。创建合理有效的工作表模板和表间公式的设计可以很大程度上提高各部门的工作效率，减少人为数据录入的错误率。（2）数据和信息的权限设计与管理。有效的分配表单的权限，可以很好的进行分散管理，如系主任可以查看各教研室填写的所有表格，而教研室主任则只能看到自己和自己组的老师填写的表格。从而更方便各部门人员对数据的管理，增强了系统的适应性和可用性。（3）实现web化。不管是设计人员或是操作人员都可以远程通过访问互联网进行数据的填报、修改和设计。大大方便了老师的工作。

在信息化大数据时代，处于改革中的各大高校，只有用信息化的理念和技术来改变学校的管理的模式，才能更好的利用计算机、利用互联网、利用像Excel服务器这样的软件来提高学校的信息化管理。

参考文献

[1]王晨，赵鹏飞.Excel服务器在高校管理中的应用[J].科技信息，2008，（32）：85+17.

[2]杨小莉.基于EXCEL服务器的高校教师管理系统设计与实现[J].软件导刊（教育技术），2015，14（07）：90-92.endprint