公务借款管理中存在的问题及对策探析

付瑶丹

摘要：科学事业单位公务借款业务频繁、金额大、涉及的人员多。公务借款长期挂账，影响会计信息的准确性，同时可能导致坏账的发生。文章通过分析公务借款管理中存在的问题，提出相应的对策，以期为科学事业单位公务借款的管理提供借鉴。

关键词：科学事业单位；公务借款；管理对策

一、公务借款

公务借款是指因公务需要，单位职工临时在单位财务部门借取，用于预付给有关单位或个人的各种业务款项。如科学事业单位因购买设备和材料等商品或者接受劳务服务时，需要按照合同或者协议预付给有关单位或者个人的款项，以及职工因公出差预借的差旅费等。

不同类型科学事业单位，虽然规模不同，学科差异较大，但其公务借款的特点基本相同。概括起来，主要有以下三个特点：1.公务借款业务频繁；2.公务借款金额大；3.涉及的人员多。科学事业单位在承担科研项目或课题，组织学术交流、科普或教学活动等任务，以及开展科研业务活动中，由于因公出差、购买设备和材料等业务的需要，导致公务借款业务频繁。除了公务借款业务频繁，科学事业单位的公务借款金额往往比较大。例如：科学事业单位经常需要采购国外的先进仪器设备，一般都需要向进出口公司或代理公司预付设备采购款，因而会产生大金额的公务借款。同时，公务借款涉及到办理借款业务的每位职工，由于职工岗位或人员的流动性也会给公务借款的管理带来一定风险。

二、公务借款管理中存在的问题

科学事业单位公务借款管理中通常存在以下问题：

（一）公务借款管理制度不完善

科学事业单位中，较少有单独制定公务借款管理制度的，多数是将借款和报销制度合并成借款报销制度。在借款报销制度中侧重报销制度，借款制度相对简略。制度中往往没有明确哪些人、哪些情况可以借款，以及借款所需附的材料，导致财务人员在审核借款单时没有依据可循。相对报销业务而言，公务借款业务相对随意、不够严谨。

（二）疏于清理公务借款，让长期拖欠、占用公务借款有机可乘

由于公务借款涉及的人员多，清理起来不仅工作量大，而且非常繁琐，很多单位都疏于对公务借款的清理。使得一些职工拖欠借款、长期占用公务借款的行为未能被及时发现，存在发生坏账损失的风险。公务借款核销的方式一般有两种，一种是费用发生后，报销时冲销借款，差额多退少补。另一种是现金还款，即先报销，再将报销拿到的款项冲销借款。例如：某职工由于外出科学考察借款2万元，实际花费1.6万元。出差回来后，该职工可以选择在报销时冲销借款1.6万元，同时退回4千元现金；也可以选择直接报销1.6万元，再拿2万元现金还款。由于没有定期清理，该职工可能报销后不主动归还该笔2万元的借款，长期拖欠和占用，最终可能导致坏账的发生。

（三）财务部门与职工沟通不畅，职工财务意识淡薄

对于财务人员来说，借款后需要核销借款是常识。但是部分职工由于财务意识淡薄，不知道借款后需要核销借款，借款汇给对方单位后，没有及时向对方单位索要发票核销借款；或者收到对方单位开具发票，认为材料或者设备已收到，所有流程已完成，将发票随意放置或遗失，导致公务借款一直挂账，给借款核销带来不应有的困难。更有甚者，在借款汇给对方单位后，收到对方开具的发票，报销时没有核销借款，而是再次汇款给对方单位，造成重复汇款。

（四）供应商变动较大

相对企业而言，科学事业单位所需的试验试剂、耗材往往种类繁多、采购量小、供应商范围广且不固定。由于科研所需试验试剂、耗材的特殊性，科研人员往往自行联系供应商采购。在借款核销过程中，有不少公务借款是由于供应商信誉问题，导致借款核销困难。

三、公务借款长期挂账的影响

公务借款管理不到位，使得公务借款长期挂账，给单位带来以下不良影响：

（一）影响会计信息的准确性

公务借款是一种停留在结算过程中的资金，体现为科学事业单位对有关单位或个人的一种债权。公务借款多数都会经报销转化为科研支出或行政管理支出等。公务借款长期挂账，导致当期虚列资产，少记支出，使得单位资产虚增，会计报表体现的会计数据与真实情况不符，从而影响会计信息的准确性。

（二）导致坏账的发生，造成不必要的意外或损失

往年的公务借款，由于清理不及时，待清理时，往往存在借款人离职、退休、死亡等情况，导致暂付款无法收回，给单位造成不必要的损失。

四、公务借款管理对策

针对公务借款管理中存在的问题，文章建议采取以下管理对策：

（一）完善公务借款管理制度、严格执行制度

1.建议在制度中明确哪些情况可以借款，借款单后需要附的材料以及借款需要的审批流程。做到借款必有依据，一事一借，专款专用。例如：差旅费借款需附出差申请表；根据合同或协议约定预付给有关单位的款项，需要附相应的合同或协议；其他由于对方单位要求必须款到后才能提供商品、服务的，也需要附相关的证明材料，例如：测试费借款需附测试费收费通知单、版面费借款需附出版社付款通知书，录用通知函等。

2.定期清理公务借款。建议财务部门每年应对公务借款进行定时清理，有条件的科学事业单位可以一个季度或者半年清理一次。对公务借款进行定期清理，财务部门能够及时发现问题；在提醒借款人及时核销借款的同时，对其他可能涉及公务借款的职工也有提醒作用。

3.制度中应该有相应的惩罚机制。事业单位与企业不同，很多时候碍于情面，虽然财务部门定期催还借款，但是如果借款人不配合，又没有相应的惩罚机制，导致借款清理工作达不到应有的效果。惩罚机制可以从两方面考虑：第一，前账不清，后账不借；第二，缓发借款人工资，额度以借款金額为限，待借款清理后，补发相应的工资。不给长期拖欠、占用借款有机可乘，避免坏账的发生。

4.限定借款人范围、完善离职手续。公务借款必须责任到人，在编人员相对稳定，可以办理公务借款业务。项目聘用人员、劳务派遣人员由于经常变动，不建议将其纳入借款人范围。此外，职工离职、退休，应先清理完借款。对于离职时尚有采购设备等核销周期较长的公务借款，可以将借款转移给单位其他在职职工，双方确认签字，经部门负责人同意，提交相关资料到财务部门后离职。endprint

5.有了完善的公务借款管理制度，要严格执行制度，不能让制度流于形式。

（二）严格控制现金借款

由于现金借款有太多的不确定性，实际管理中很难监控，应尽量减少现金借款的次数与额度。2012年9月27日，财政部下发通知，在2012年年底前全面推行公务卡。公务卡全面推行后，差旅费等公务借款业务明显下降。现阶段，现金借款主要集中在没有条件使用公务卡的地方：如因公出国，进行野外科学考察、实验测试、样本采集等。公务借款管理制度应当与公务卡结算管理规定结合起来，能使用公务卡的地方，一律不允许现金借款。部门负责人对借款业务的真实性负责，财务人员对借款所附材料及审批流程进行审核。

（三）定期培訓，提高职工财务意识

资产财务部门应定期对单位职工进行培训，提高职工财务意识。除入职培训外，建议组织一些常规性的培训。对于一些职工应当了解的财务知识也可以做成手册或演示文稿，挂在内部网站上，供职工选择学习。此外，充分发挥科研财务助理的桥梁作用，通过科研财务助理更多的对公务借款报销中应注意的问题及事项进行宣传。

（四）与信用良好的供应商合作

购买政府采购以外的商品或者服务，可以先在国家企业信用信息公示系统查询相关企业的信息。查看企业的经营状况，看企业是否是在营（开业）企业、是否有列入经营异常名录或者严重违法失信企业名单。现在很多科学事业单位与喀斯玛商城合作。喀斯玛商城是科研耗材采购平台，平台对供应商的资质把关。并且喀斯玛商城上购买商品都是先发货，收到货后供应商开具发票，再由资产财务部门定期结算。这种方式，减少公务借款的同时，也避免了由于企业信用不良造成的风险。此外，在签订合同时，建议在合同中约定付款、发货、发票开具的时间，遇到不按时发货、拒绝开具发票等行为，可以通过法律途径维护合法权益。

五、结语

由于科学事业单位的业务性质及会计核算的要求，公务借款不可避免。为了更真实的反应科学事业单位的收支和结余，避免不必要的资金损失，建议科学事业单位在财务管理工作中重视公务借款业务的管理。建立健全公务借款管理制度，对公务借款进行定期清理，对恶意拖欠公务借款的职工给予相应的处罚，保证科学事业单位的资金安全。

参考文献：

[1]财政部教科文司 科技部科研条件与财务司.科学事业单位财务制度解读[M].北京：经济科学出版社，2014.

[2]财政部.科学事业单位会计制度[Z].财会[2013]29号.2013-12-30.

（作者单位：中国科学院广州能源研究所）endprint