信息化手段在教学秘书工作中的实践与思考

段冬霞

摘 要： 教学秘书是二级管理体制下高校教学管理工作中最基层的管理者，直接负责院系的教学管理工作，是关联教务处、教学单位、学院师生的枢纽。在信息化高速发展的今天，教学秘书应着眼于提高工作效率、提升教学质量，利用信息化平台探索新的工作方法。

关键词： 教学秘书 信息化 教学管理

院校二级管理体制是我国高等教育在实践发展中逐步形成的一种教育管理模式，它的关键是将管理重心由过去校级管理部门下移至院系一层的管理岗位。随着教学管理重心的下移，二级学院在教学管理中的权限扩大，教学秘书可以为学院领导献言献策，并且在院系师生中发挥强有力的服务性、协调监管的作用，在二级管理体制中的作用显得尤为重要，是高校教学管理队伍的重要组成部分，是高校落实办学理念，维持教学工作正常开展的中坚力量。然而伴随中国高等教育不断发展，教学管理过程中的问题愈发凸显，例如学校硬件设施投入不足、教学管理师资短缺、师生比例失衡等。这些问题对教学秘书的工作效率和质量势必造成影响。

《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》指出：教育信息化在不断发展过程中要充分发挥出教育资源这一优势，构建良好的信息化学习环境。在教育模式和教学新方式中融入一定的创新元素，不断创新与优化教育模式和学新方式。现代通信、网络、数据库技术为信息化的发展提供了强大的动力，将研究对象各要素汇总于数据库，可以有效协助人们生活、工作、学习等活动的正常进行。通过这种技术的使用，为各种行为效率的提高创造有利条件，给予人类社会强有力的技术扶持。

一、将信息化手段应用于教学管理

信息化教学管理的主要媒介是智能手机、掌上电脑、移动媒体播放器、平板电脑等。手机以其轻便、方便携带等优势成为最主要的信息化教学管理载体。除手机短信以外，还有QQ、微信等新型信息化手段。微信可以通过智能手机客户端发布包括语音、视频、图片、文字、链接等多种形式的消息。QQ是日常信息沟通、新闻宣传最重要的方式。总务处所有人都申请了QQ，设立了新闻宣传的专用群，将大家全部纳入群体之中，为大家日常沟通交流提供重要的场所，信息发布非常便捷、迅速，实现了沟通交流的实时性与共享性目标，可以提高工作效率。微信作为一种重要的手机通信软件，带有个性化的色彩。主要向团体用户提供微信订阅服务，比如企业、媒体及明星等，包括订阅号和服务号两种类型。其中，4条是服务号每个月发送的群发消息数量，而1条订阅号是每天可发送群发消息的数量。用户在“订阅号”文件夹中可接收订阅信息，免去下载这一流程，还可以在线与订阅号进行互动对话、交流。同时，用户可以将订阅信息与其他微信好友分享，实现信息沟通的实时性与共享性。现阶段，微信由于具备“快、小、新”等优势，受到了大多数大学生的追捧与喜爱，在学生日常生活中得到了广泛的应用[1-2]。在现代学习生活中，微信在人群中使用比率比较高，在人们日常生活中扮演着极其重要的角色，大大促进了微信平台教学管理目标的实现。

基于此，教学秘书必须顺应信息化时代的发展趋势，明确定位目标，对工作方法进行创新与改良，不断与时俱进、开拓创新，实现教学资源的高效利用与配置。

因此，在信息时代下，必须积极构建教学信息管理系统，创新和调整教学秘书的工作方法。具体而言，高校教学秘书在教学信息质量管理交流平台构建中要融入平时的教学工作与信息技术，将两者紧密结合。完善教学档案管理系统，提高教学管理工作的完成效率。

二、建立教学信息管理交互平台，便于师师、师生交流

教学秘书在高校二级管理中的工作地位不可估量，紧紧地将各部门、师生联系在了一起，在院系二级管理中起着上情下达、下情上传的枢纽作用。教学秘书既要将教务处下达的教学任务与教学通知传达给二级学院领导、教师和学生，又要将二级学院的执行情况、意见和建议及时反馈给教务处。可见校院之间信息的整理、传达、反馈是教学秘书工作的重要部分。由于教学秘书工作有严格的时间限制，任务重、责任大。在通知一些重要事项时，不能过于依赖电话、短信等工具，以免加大教学秘书的工作压力。而信息化时代下，教学秘书要加强现代高科技沟通设备及软件的使用，建立教学信息管理交流平台，通過微信、QQ、电子邮件等进行交流与沟通，具有实质性的指导意义。如面向学院师生开通二级学院微信公众平台，设立教学动态和教学服务两个模块，在教学动态中，对学校学院的最新教学文件、最新出台的教学相关政策等定时更新，也可以适当地对优秀的教师和学生的优秀作品进行展示；而教学服务中，学院师生可以提出自己的意见和想法，可以在最短时间内得到反馈。其次，针对教师和学生分别设立微信群、QQ群等，可以打破时间和地域的限制，下发、通知相关教学文件，以及接受反馈，增强教学工作运作的高效性。在教学过程中，信息的反馈是必不可少的一个环节，是教师教学水平及教学质量提升的“制胜法宝”，为人才的培养与建设予以了强大的保障[4-5]。在传统教学信息反馈过程中，各班学习委员要对每个星期学生提出的意见进行收集与整理，记录到相应的反馈表上，并提交到教学办上传教务处。由于与班级利益相挂钩，一些学生会较少地提交关于老师课堂教学的意见，收集消息的全面性与完整性没有得到良好的体现，缺少较强的参考价值。因此，可以定期在学生群发放在线问卷调查，对学生近期学习状态进行全方位、多角度的了解，学生要以客观公正的角度评价老师课堂教学质量，汇总整理后及时反馈给相应老师。

三、建立教学档案管理云储存，提供专业建设一手材料

通过教学档案，准确、真实地反映教学及管理全过程，广大师生的教学活动是其重要的服务对象，已经成为教学工作中不可或缺的一部分[5]。因此，高校二级学院建立系统、科学、规范的教学档案，为今后相关查证与参考等工作的开展奠定坚实的基础。对于以往纸质教学文档管理来说，造成了资源污染现象，与生态环保目标相背离。而且所需存储空间比较大，不利于管理，加大了管理者的工作量。同时，纸质材料极容易受到潮湿、高温等环境因素的影响，损坏现象经常出现。以往档案管理是比较零散的，没有及时更新，档案缺失、凌乱等问题一直没有得到有效的治理和解决。在信息时代下，将信息技术引入教学档案管理发挥着不可比拟的作用，避免传统纸质档案不良问题的出现，建立健全一套教学档案管理系统。endprint

依托百度云盘、快盘等信息平台，集中整合教务处下发的教學文件、学院教师的教学资料等文件，并及时储存。在云盘中按储存内容的不同建设不同的模块：学院综合文件、课务管理、考务管理、学籍管理、教研室管理、教材建设、实验室基地建设、毕业实习及见习。每一个小模块还可以继续划分，例如教学评价和教学质量监控可以分为：教学质量检查自查报告书、常规教学工作检查记录、听课记录、教学情况座谈会记录（含教师、学生）、教师教学质量评价表、学生学习质量评价表及评价结果汇总、教学事故处理记录和相关材料、学生教学信息员反馈记录表。其次，根据文件是否可公开的性质设立共享型和私享型两个属性，基于此，可以协助学院老师查阅资料。通过构建电子教学档案管理系统，节省大量物力及财力，在短时间内更新、上传文件，保证档案的时效性、完整性。

综上所述，加强信息化手段的应用势在必行，对日常教学管理工作产生了极其深远的影响，是顺应大势所趋。因此，教学秘书要重树自己的思想观念，彰显终生学习的伟大精神，加强现代信息化技术的灵活应用，并注重工作思维的创新。高校信息化教学管理建设予以教学秘书工作强大的支持。教学秘书要对以往教学管理工作方法进行取长补短、优势互补，不断更新教学管理理念，发挥现代信息化技术的应用价值，为学校的全面发展做出积极贡献。

参考文献：

[1]曹菲，王琴瑶，周梁，等.微信用户使用行为的现况调查与分析[J].中国健康心理学杂志，2015，23（1）：81-85.

[2]CuriosityChina.2015微信用户数据报告[EB/OL].http：//www.7915151.cn/article-show-id-227.ht-ml，2015.06.02.

[3]丁静，邓聪，邓小燕，等.微信平台在医学检验专业教学中的应用探讨[J].检验医学与临床，2016，13（5）：709-711.

[4]吴渊.信息化时代下高校教学秘书工作方法新探[J].四川教育学院学报，2008（24）：9-10.

[5]张国芳.高等学校系级教学秘书工作的几点思考[J].人才与教育，2007（2）：159.

盐城卫生职业技术学院2016年校本教育科学研究课题“信息化手段在卫生高职院校教学秘书工作中的应用”，项目编号：“Q201605”。endprint