高校网上报销模式的实践与探索

史淑霞　谢智勇

[摘要]随着高校科研资金量的不断增加和高校信息化的发展，网上报销模式已经被越来越多的高校接纳并付诸实践，相较于传统报销模式网上报销减轻了高校财务人员的工作压力，提高了财务核算效率和管理水平。但是在实践中网上报销模式还存在着一些问题有待进一步改进。

[关键词]网上报销模式；传统报销模式；数字签名

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734199

随着国家对教育事业投入的增加和对科研经费投入的逐年增长，高校的资金量不断增加，高校财务报销业务量成倍增长，财务人员工作压力骤增。传统的报销模式已不能满足日益增加的工作量，在这种情况下，网上报销模式应运而生，并且已被越来越多的高校接纳并付诸实践。

1高校主要的传统报销模式概述

高校传统的报销模式主要包括排队报销模式、取号等候报销模式和投递式报销模式。

排队报销模式是指报销人员持事先整理签批完毕的报销单据到财务报账大厅排队等候报销，财务人员根据报销人员排队的先后顺序审核其报销单据，对符合规定的报销单据进行账务处理并付款给报销人员。

为缓解排队报销模式下排队混乱无序，报账大厅拥挤等问题，有些高校引入了叫号机，报账人员无须再站立排队等候，只需在取号机取号后坐在座位上等候叫号报销即可。

投递式报销模式下报销人员无须在报账大厅等候，只需要把事先整理签批完毕的报销单据投递到财务部门的投递箱，财务人员定时从投递箱取出报销单据进行审核，对符合规定的票据进行账务处理并通过网上银行付款给报销人员。

2高校传统报销模式的现状及不足

排队报销模式下因为报销排队人员很多，这种模式会耗费报销人员的大量时间排队等候，而且一旦报销单据存在问题，下次报销时又要重新排队等候。另一方面财务人员面对众多的报销人员，不仅需要核算记账，而且还要回答报销人员的疑问。在这种环境下财务人员工作压力和心理压力都是非常大的，难免在服务态度上有些焦躁和情绪。由此产生报销难的问题，也使得报销人员对财务部门的意见非常大。

取号等候模式在一定程度上改善了报销的秩序，但是并未缩短报销人员的等候时间，也未减轻财务人员的工作量，也就是说该模式并未解决报账难的问题。

投递式报销模式解决了报销人员排队等候问题，财务人员也可以在相对宽松的环境下工作。但是财务人员的工作量并没有减轻，与以前面对的是人满为患的报销人员不同，投递式报销下财务人员面对的是成箱的报销单据，由于没有了排队等候问题报销人员投递报销单据会更频繁导致财务人员的工作量增加。尤其是到了学期末和年末，由于投递的单据过多，财务人员不得不加班加点来完成工作，很多时候几个周末都要加班，使得财务人员身心俱疲，财务准确率也相应降低。

3网上报销模式流程介绍

传统报销模式已不能满足高校日益增长的业务量要求，需要一种新的模式来解决目前报销中存在的问题。于是网上报销模式应运而生，网上报销模式的业务流程如下：

（1）报销人员登录网上报销界面进入网上报销系统。报销人员需要填写报销经费的部门名称、项目名称，根据报销单据的分类填写报销摘要与金额，由于系统预设了各个项目的预算额度和范围，超出预算将无法录入。最后填写报销经费的支付方式和收款人员信息，支付方式包括对公支付和对私支付，如果是对私支付，需要填写收款人员相关信息，财务系统与教工银行卡号数据是相关联的，如果是转到教工银行卡中只需要填写教工号和联系方式。如果报销经费将打入非学校教职工卡中，还需要填写收款人的银行账号等信息。如果是对公支付，汇款给对方单位，需要填写对方单位的户名，开户行、银行账号等信息。填写好以上相关信息后报销人员网上提交上述信息。

（2）报销人员在网上提交信息后打印出的条形码信息贴到装有报销单据的信封上，报销人员在相关单据签字审批完毕后将报销单据装到信封交到财务报账大厅。

（3）财务人员扫描条形码信息调出报销人员提交的网上的报销信息，对报销单据进行审核，审核无误则生成记账凭证，如果存在问题则会通过短信平台通知报销人员进行修改。

（4）出纳人员根据记账凭证生成的付款信息进行付款，付款后短信平台会通知收款人。

4网上报销模式发展的必要性

41网上报销模式与传统报销模式比较

网上报销模式继承了投递式报销模式下没有报销排队等候问题，而且要求报销人员事先自己在网上录入报销明细摘要和金额，然后将报销原始单据送至财务报账大厅相应位置即可，看似比投递式报销更复杂，因为增加了报销人员网上录入步骤，其实却可以大大节省报销单据等候处理时间，报销人员可以更快收到报销款项。因为网上报销减少了财务人员手动录入记账凭证的繁重工作量，财务人员只需从财务系统审核报销人员事先在网上录入的报销明细摘要和金额，如无误就可以自动生成记账凭证，然后对该记账凭证进行审核，如有错误进行必要修改即可。网上报销模式大大减少了财务人员录入凭证时间，提高了财务准确率，也使财务人员有更多的时间从事财务管理工作。

42网上报销模式的优势

（1）显著提高了工作效率。网上报销模式下，报账人员可以合理安排时间在网上报账系统录入报销信息，如利用中午时间或下班时间，不再受财务工作时间的限制，使报销师生有更多的完整时间从事科研、实验和学习，不再被财务报账被迫中断工作学习。财务人员也因为网上报销自动生产记账凭证的功能大大减轻了录入记账凭证的繁重工作，由于无须二次录入报账金额和账号信息，也减少了财务核算的差错率，使得财务工作效率明显提高。

（2）财务报销流程更加优化和透明。在网上报销模式下将财务报销制单录入工作分解到各个报账人员，由于每位报账人员的报账量不会很多，相对于以前财务人员集中大量地制单录入，分配到各个报账人员的录入工作量其实很小，而且报账人员可以在任意时间和地点完成录入工作。在报账人员录入报账信息的界面可以查询到相关的财务报销制度，使报账人员对财务制度和审批权限不再是一知半解，财务制度也更加透明。报账人员可还以在网上报销系统查到报销流程進行到了哪一步，财务报销流程更加透明。endprint

（3）有利于项目负责人加强对科研经费的管理。网上报销模式下预设了各项经费的支出范围和支出额度，超出范围和额度将无法在网上录入相关信息，这就避免了传统报销模式下超明细预算额度和超范围的报销问题，项目负责人可以更好地监控和了解项目经费的执行情况，真正做到了预算的事前控制，使科研项目结题更加顺利，同时也减少了财务调账工作。

（4）通过报销信息的公开，加强财务监督。在网上报销模式下，经过授权的各个人员可以通过网上报账系统实时查询、调阅、对比各种报销信息。通过报销信息的共享，建立多部门、多用户、各级领导广泛参与的监督格局，使高校的财务管理和会计核的规范性和透明度得到有效增强，财务事项得到有效监督。

5高校网上报销模式现行使用概况

随着高校财务工作量的不断加大和高校财务信息化建设的发展，已经有越来越多的高校开始实行网上报销。图1、图2、图3分别是南开大学、西南交通大学、苏州大学的网上报销流程。

从图1可以看出南开大学的网上自助报销模式是指报销人员登录报销系统填写报销内容、金额等信息并提交，打印出报销确认单，然后是由相关负责人对报销单据签字后投递至报销大厅。财务人员根据报销确认单自动生成记账凭证，对报销票据和自动生成的记账凭证摘要科目等进行审核，审核通过后由出纳人员将报销款通过网银支付打入银行卡或对方对公账户中。

但是南开大学的网上报销模式还存在一些不足，王娜在《高校财务投递式报销与网上自助报销模式比较研究》中指出南开大学网上自助报销模式的不足主要包括以下几个方面，首先网银支付范围仅限于本校教职工，在校学生和一些临时聘用人员无法进行网银支付，而且网银支付只是对应一家银行的银行卡，使得支付受到限制。其次短信平台发送短信不智能，需要手动输入对方号码和短信内容，耗用时间较多。

图2是西南交通大学无等候报账系统流程图，西南交通大学从2012年3月开始试点推行无等候报账系统，其核心同网上报账系统一致，由报账人员在网上填写预约报销申请然后将报销单据及预约单送至财务报账大厅，财务人员在规定的时间内给予报销并通过网银支付。根据梁霁宁等在《基于用户体验的高校无等候报账系统实践》中的介绍，西南交通大学的无等候报账系统是综合考虑了项目负责人、实际报账人和财务人员的需求而开发设计的。其中项目负责人可以全面查看经费使用情况、预算执行情况、经费往来情况，并可以设定一名经费管理人员和多名经办人员。报账人员经过项目负责人或管理人的授權后可以登录财务报账系统进行财务报销信息填写、打印报销预约单、将报销单据和预约单送至财务处，报账人员完成以上步骤后，还可以通过查看预约物流模块查询报销业务处理情况。财务人员可以直接从网上报账系统提取报销信息加工，减少了录入的工作量，提高了财务工作效率，另外财务报销的无现金支付解决了资金流量大、风险因素多、监管漏洞多等问题，同时也减轻了现金出纳的工作强度和压力。推行网上报账系统后西南交通大学根据师生意见对系统及时地进行了升级和优化，如对差旅费报销进行细化设计，自动根据职务级别计算出差补助等，使报销系统操作更加简单快捷。

图3是苏州大学网上预约报账流程，由于过于追求财务人员习惯的精细化核算填写，报账人员网上填写手续复杂，苏州大学在系统推行初期并没有达到预期效果。蒋彩萍在《高校网上预约报账系统的优化与设想——以苏州大学为例》中介绍了苏州大学从以下几方面对网上预约报账系统地进行了优化调整，一是预约界面的优化调整，包括对差旅费报销省去了与做账无关的过于制度化的设计，采用了简洁明了的日常报销格式设计；对费用项提示信息关于制度、文件规定术语的通俗化表述，对财务规定简洁明了的诠释，突出强调费用填写的具体事项，易于报账人理解；对提示操作步骤页面进行了合并与剪裁优化，减少了过多的操作步骤，缩短预约报账操作时间。二是费用类归类整理与细化设计，将会计科目按照日常报销费用名称归类呈现，方便报账人选择，通过优化使报账人能准确填写报账费用项，也使导入的智能凭证更加规范。

通过以上三所高校的网上报销实施情况可以看出虽然各个高校的网上报销具体流程不尽相同，但是核心思想是一致的，基本解决了报销排队难问题和财务人员手工录入记账凭证工作量大问题。各个高校的网上报销模式存在的具体问题虽然不尽相同，但是有三个问题共同存在，一是网上报销模块没有与其他财务模块相关联。二是报销签批问题，因为高校一般实行严格的多层审批经费制度，所以一份报销单据可能会需要几个部门或领导签字，有时报销人员需要往返多次才能把所有签字签好。三是依然没有解决财务工作人员审核原始报销单据的巨大的工作量，对原始报销单据的审核比记账凭证录入的工作量可能还要更大一些，因为不仅需要审核原始单据的合法合规合理性，还要计算核算金额的正确与否，尤其是对于金额较小票据较多的情况，比如报销出租车费，上百张出租车单据的核算确实是一个不小的工作量。

6网上报销模式设计的几点建议

（1）将网上报销系统模块与其他财务系统模块相关联，进一步提高财务工作效率。如将报销系统模块与收入系统模块相关联，收入系统模块的设计是为了方便劳务报酬费用发放，比如加班费、助研费、外聘人员劳务费等的发放。设计该模块时可要求发放部门同其他报销一样要求报销人员先在网上报销系统录入发放费用的项目、金额、人员等信息，然后将相关发放单据提供到财务部门，财务人员对单据和网上录入的信息进行审核，审核无误后进行发放，然后自动生成记账凭证，该模块实行可有效减轻费用发放人员和记账人员的手工录入工作量。再如将网上报销系统模块与科研系统模块相关联，报销系统可以利用科研系统对科研项目支出范围和明细预算金额的设定，对科研项目的报销范围和金额进行控制，报销系统模块不用再对这些科研项目的报销范围和金额进行设定，避免了重复工作。

（2）使用数字签名解决报销签批难的问题。数字签名是目前电子商务和电子政务中比较成熟的技术，今后高校在建设财务相关数字签名时可以结合数字化校园建设，采取统一身份验证、CA证书管理等方式实现财务方面的数字签名功能。

（3）对于原始报销单据数量太多的问题目前只能靠规范报销单据的整理来消减轻财务人员核算的工作量。但是未来随着信息技术的不断发展，信息系统也逐渐向智能化、无纸化发展，电子化原始单据的使用必将越来越频繁，而且电子化原始单据从网上接收后能够自动确认和转化成记账凭证，不仅减轻财务人员的工作量，而且会大大增强财务核算和管理的速度和效率。

参考文献：

[1] 梁霁宁，沈哲，范宁宁基于用户体验的高校无等候报账系统实践[J].会计之友，2014（25）.

[2]王娜高校财务投递式报销与网上自助报销模式比较研究[J].教育财会研究，2012（6）.

[3] 高勇基于业务流程再造的高校财务核算模式创新探析[J].教育财会研究，2014（6）.

[4] 蒋彩萍高校网上预约报账系统的优化与设想——以苏州大学为例[J].会计之友，2013（4）.

[5] 武迎春关于高校实施网上预约报账系统的思考[J].中国管理信息化，2013（17）.endprint