信息化条件下档案管理系统的设计与管理

滕伟彬

[摘要]随着信息化的不断发展，档案管理工作和业务也向着信息化的方式开始转变。采用信息化的系统进行档案管理工作能够为人力资源业务提供有力保障。因此，设计和实现高效的档案管理系统对于现代管理尤为重要。研究表明，采用现代化的管理信息系统来对档案信息进行管理，不仅可以提升档案管理工作和业务信息化的进程，而且使得管理者对档案管理工作变得更加科学。

[关键词]档案管理；信息化；信息系统

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734153

1前言

随着时代的不断发展，社会发展到了信息化时代，档案管理模式也开始发生转变。对于现代的公司而言，对于财务、人力和物品的管理是整个公司运营的重中之重。特别是对于大型的公司而言，档案管理工作和业务是非常重要，所以为了加强档案管理工作和业务，必须采用先进的技术手段，来打破原有系统之间的隔离壁障，实现各系统之间的数据共享和交流。与此同时，不断增加的档案管理工作量对于整个管理决策都是一个莫大的障碍，采用新型的技术和系统能够有效地实现对整个系统进行分析，帮助公司的管理者对公司的整体的经营概况进行了解，实现信息化手段对档案管理工作和业务进行补充，是非常有意义的，设计一个信息系统，我们需要对公司的档案管理工作和业务进行情况调查；根据需求调查分析，验证档案管理工作和业务信息化以后，对公司使用的系统功能以及需求进行分析处理；必须对系统的各个子功能环节部分进行研究和分析，详细展示系统功能模块图的时间序列图，充分展现了系统的各个功能模块；对所使用的系统的能力进行测试，并且对文章所使用的系统的能力和用途进行测验，测验大量用户同时访问系统的负载情况以及系统服务器的内存、中央处理器的使用情况等。

2档案信息化管理的发展

国内的信息化档案管理信息管理系统正处于高速发展期。国内的档案管理信息管理系统上都是通过档案管理信息管理系统进行统一的数据信息管理方式实现档案管理信息的管理。

我国的各行各业的信息化在不断向前推进，全网统一的档案管理信息平台将会快速出现。我国信息管理系统其发展过程总结为四个阶段：

第一阶段：使用电子表格形式对档案管理信息进行管理，相比传统的档案管理管理方式有了较大的进步，但是只是对员工的基本信息进行管理。

第二阶段：单一的档案管理管理系统，相比第一阶段出现了管理系统，但是只是对信息进行基本的录入、查询等操作，还不具备真正意义上的信息管理系统。

第三阶段：局域网形式的档案管理信息管理系统，只能在一个特定的局域网中进行数据的传输、更新等操作，还不能进行全网跨区域的信息传输。

第四阶段：数据共享型的信息管理系统，是在信息化高度发展以后出现的信息管理系统，可以实现全网的数据传输以及信息的共享，真正地实现了档案管理信息化的管理。

我国的信息化发展的脚步也跟随着世界技术发展的脚步前进着，不断地追赶着国际技术的前沿。传统的档案管理方式只能进行数据的查询以及数据的简单管理，但现在这种管理方式已经不能适应现代化的档案管理需求。在档案管理过程中信息融合、信息处理以及信息传输这三大难题已经成为困扰档案管理监控的大问题。许多企业花费了大量的人力物力进行整改，但是并没有取得重大的成果。究其根本原因就是人工处理方式效率低下，不能进行大量数据的共享处理，信息处理速度慢以及不能对信息进行及时的处理造成以上的问题发生。随着国内信息技术的快速发展，使有实力的企业都建设了自己的档案管理管理系统，根据企业自身的需求分析后有针对性地对功能进行研发，从而提升公司档案管理的效率并降低档案管理的风险性以及减少人工管理的工作量，大大地提升企业档案管理信息的管理效率。

3档案信息管理系统分析

31档案信息管理系统的需求分析

采用信息化的手段进行档案信息的管理，避免了传统的人工管理的方式档案信息管理不到位的弊端，可以使档案信息更加及时准确。档案信息控制规范管理，在档案信息的控制上实现档案信息的统一的分析管控，在进行数据信息的管理以及数据分析方面建立统一的档案信息的管控方式，实现了档案的多种信息共享管理。

通过建立档案信息的监控数据模型，通过建立的数据模型对档案信息的收集、信息传输、信息分析、动态信息展示、预警信息处理以及完成信息后的处理决策等完整的管理流程进行管理。在档案信息管理平台上实现对数据共享体系的对接管理。实现了档案信息管理的智能化、科学化的档案信息管理系统很早就开始应用于档案管理中，档案信息管理系统是随着计算机技术的发展而产生的信息技术的发展给企业信息化的发展带来了契机。

32档案信息管理系统的模块分析

档案信息管理功能对员工的档案信息进行管理，实现了对员工档案信息的及时维护管理功能。实现了对不同部门之间的人员借调以及人员的流动进行管理。具体档案信息管理功能模块图如下图所示。

档案信息管理功能模块图

33档案信息管理系统的功能需求

（1）系统处理应满足及时、准确的特性。系统要支持多点并发通过系统负载均衡进行系统负载的减轻，实现系统良好的负载性能。对系统实用性以及系统的可扩展性也要符合系統后期发展的情况，应对系统后期发展需对后期的接口等进行管理，建立统一的接口以及系统扩展的数据规范等都进行统一的规范管理，对系统的健壮性以及系统的稳定性都是要进行保障的，通过对系统稳定可靠的管理实现对系统健壮性的实现。

通过对系统安全性分析对系统的数据管理以及系统的数据信息的操作等进行信息安全要求，实现对系统用户信息以及系统相关信息的保密管理，确保系统数据安全，系统的安全性不仅仅指的是系统数据的安全，也包括系统本身的安全，对系统的数据安全以及系统的自身安全都要进行保障，数据安全上要对数据库进行合理的设计，保证数据的完整性，通过数据库自身的安全机制进行数据安全的保证，对系统自身的安全要对系统的硬件信息进行加固。保证系统硬件的稳定安全，只有从两个方面进行安全管理才能保证信息的安全以及系统的稳定。

（2）系统的负载以及系统的性能需求。为档案信息的管理建立统一的数据建模实现对统一的数据信息管理操作，实现了数据信息进行的快速搭建以及管理，在不同的方式以及管理上实现了对数据信息的管理支撑，在管理方式上实现了对数据以及管理信息的统一管理操作。在不同的信息管理方式上实现对数据信息的统一管理对数据分析进行快速的处理。

对系统的性能以及系统的负载进行规划设计，在系统建设的初期对系统的负载情况以及系统的性能进行规划设计，可以避免系统在建成使用的过程中出现负载过大或者性能不能满足客户的需求的缺陷，所以对系统的性能以及系统性能的设计是非常重要的，系统的性能以及系统的负载决定了系统使用的广度以及系统使用的年限，对系统的设计者来说是非常重要的指标。

4结论

经研究，发布后的系统测试表明，采用现代化的管理信息系统来对档案工作和业务进行信息化管理，不仅可以提升档案管理工作信息化的进程，而且使得管理者对档案管理变得更加科学。

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