比较研究数字档案馆与传统档案馆的差异

李苗

摘要：信息化时代，以计算机和网络技术为基础的数字化档案馆逐渐成为档案界的新宠，本文介绍了数字档案馆的兴起与发展趋势，归纳了数字档案馆的概念和特征，分析研究了传统档案馆与数字档案馆的比较优势、管理差异和服务差异。对于数字档案馆与传统档案馆的比较研究有助于了解和掌握未来档案工作的发展方向。

关键词：数字档案馆 传统档案馆 特征 差异

一、数字化档案馆的兴起、发展趋势

传统档案馆是党和国家永久保存档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心，将收集整理的各种档案文献分类存放于不同的档案库房，向利用者提供各种档案文献服务。一方面，由于传统档案馆的发展遇到“瓶颈”，难以满足日益增加的利用者的需求，另一方面，随着信息化带来的大变革，网络技术和数字化技术等促生了大量电子文件，数字档案馆应运而生。数字档案馆兴起于20世纪90年代，成为档案信息化建设的一个亮点。由于数字档案馆适应了新技术的要求，所以信息数字化建设发展十分迅速，在档案事业中扮演着十分重要的的角色。

二、数字档案馆的概念及特征

1、广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一种新型档案馆，它不仅仅是馆藏得到数字化和管理工作实现信息化的档案馆群体，它实质上应该是一个通过计算机互联网有序处理和存储电子文件、档案以及其他信息，实现信息资源共享的管理平台，使得档案馆从实体跨向虚拟。

2、数字档案馆的基本特征：

与传统档案馆相比较，数字档案馆具有独有的特征：

（1）资源“数字”化。存储记录的数字化是数字档案馆的基本特征。

（2）档案实体“虚拟化”。通过对实体档案数字化加工，实现档案实体“虚拟化”。

（3）信息传递网络化。数字档案馆依附于网络而存在，通过网络平台，线上实现档案收集、移交、管理和利用服务工作。

（4）档案管理系统化。应用数字档案管理系统实现档案资源的系统、规范管理[1]。

三、数字档案馆与传统档案馆比较优势

（1）存储及成本方面

传统档案馆保存的纸质档案日积月累，数量逐年增多，导致库房存储“库满为患”。同时，纸质档案对库房环境整体要求比较高，对库房的投入成本较高。而数字档案馆的存储介质以电磁介质为主，一般存储于光盘、硬盘和软盘，存储能力惊人。与传统档案馆相比，数字档案馆的电磁介质存储占用空间小，信息量大，存储的成本低。

（2）信息收集渠道方面

传统档案馆的档案收集渠道单一，多是通过接收及少量的征集获得，容易造成有价值的档案文献流失，收集不齐全。数字档案馆的信息获取采用多渠道、多样化、多载体相结合的方式，极大地丰富了馆藏。

（3）操作和效率方面

傳统档案馆在接收和提供利用服务时，一般是按照分类人工操作，手工检索，费时费力，效率比较低。而数字档案馆则可以利用计算机导入、迁徙数据，进行系统检索，既快捷又轻松，不但节省了时间，还提高了查准率。

四、数字档案馆与传统档案馆的管理差异

数字档案馆是在传统档案馆的基础上发展起来的，但是与传统档案馆相比，仍有不少差异。

1、管理对象：传统档案馆管理对象主要是馆藏的实体档案，尤其以纸张档案为主，通过纸质档案资料进行收集、鉴定、整理和保管，重在保管。而数字档案馆则是随着计算机信息技术、数字化技术不断发展下而累积的产物，是一种全新的档案馆。通过先进的技术手段建立了档案信息管理系统，围绕电子文件的接收、保管和利用展开，主要管理和传递的是虚拟馆藏储存形式，即以数字形式存在。

档案的安全保护方面

2、安全管理：传统档案馆主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温、湿度等方面进行了严格管控。数字档案馆除了保护虚拟存储的档案载体，也要对档案信息进行加密保护，防止网络病毒和黑客的攻击破坏。包括建立安全防护系统，保证档案信息资源的安全、完整性。

3、管理理念：传统档案馆的管理观念仍以"保管"为主，开放程度低，服务对象单一，档案利用受众小。数字档案馆基于互联网技术，网络资源共享的本性，提倡的开放、共享的管理理念。把提供档案利用服务作为工作的重点，以用户需求为目标，逐步提高档案信息资源的利用率，使其充分发挥自身的价值，解决利用者的实际需求。

所需的信息资源。

五、数字档案馆与传统档案馆的服务差异

数字档案馆的基本特征决定了档案馆在服务方面与传统档案馆不同，具体表现为：

1、服务观念：传统档案馆的服务观念是被动的，等着利用者上门提出要求后采提供针对性的利用服务；数字化档案馆的服务理念是“利用者至上”，根据借阅者的需求动态趋势和政策导向，分析预测利用者的利用方向，拓宽利用渠道和方式，主动提供利用服务，以满足社会更高层次的档案信息需求。

2、服务对象：传统档案馆的服务对象是单一的刚需者，受众范围小，惠及民众少。数字化档案馆的应用，使得档案信息可以在智能化设备中传递，突破了空间利用障碍，服务对象的范围进一步扩大。利用者可以登录档案网站后，浏览、检索所需的档案信息资源，一定权限内阅读电子目录和原文信息，甚至下载原文信息，实现远程利用。

3、服务方式：传统档案馆提供利用服务主要在阅览室通过摘抄、复制等形式完成，依靠手工操作，手工检索、调取实体档案，费时费力，还往往查准率不高；档案外借或展陈受空间等诸多因素的限制，制约了档案的利用效果。数字化档案馆运用信息技术，通过档案管理系统，进行目录检索，或者全文检索，在线阅览或者原文下载等方式，为利用者提供便捷高效的档案服务。

结语：

通过上述几方面的比较分析，不难得出数字档案馆并不是横空出世的新生事物，也不是完全独立存在的，它是传统档案馆利用现代化的技术不断调整，适应新要求的产物。虽然数字档案馆在诸多方面都优于传统档案馆，但数字档案馆并不能完全替代传统档案馆。数字档案馆是虚拟的网络空间，不可能脱离实体档案而独立存在。传统档案馆的实体馆藏为数字档案馆所依托，实现物理实体馆藏和网络虚拟馆藏相结合的模式，二者相辅相成，各自发挥优势，才能促进档案事业的长足发展。因而，在今后的工作中，传统档案馆与数字档案馆并存发展才是我国未来档案馆发展的主要方向。