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信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

2017-12-13高毓琳

赢未来 2017年7期
关键词:工作实践信息时代档案管理

摘要:档案对企业、个体、政府以及社会等都存在很大关系,是通过文字、图片等资料展现的一种载体,为社会发展中的主要资源,实现档案管理工作具备十分重要的作用。在信息时代发展下,档案管理工作面对很大挑战,将其应用到工作中进行创新,能符合信息化时代发展下的建设需求。因此,文章中,对其做出相关探讨。

关键词:信息时代;档案管理;工作实践;创新

信息时代发展下,档案管理工作还存在很多问题,在这种发展机遇下,为了符合现代社会的发展需求,要对档案管理工作进行创新,并作出深入分析,保证在有效的档案管理工作中,提升整体的工作水平。

一、档案管理信息化特点

档案管理工作的信息化,是在相关部门执行要求下,遵循相关的法律法规,促进档案管理工作的信息化发展。同时,实现档案管理工作的信息化,也是一种较为重要的电子档案和电子文件,确保其自身优势的实现,实现整体的数字化与网络化,确保在整体上提升档案管理工作的效率。也能将其作为政府、企业和团体的管理工作指标,实现整体的积极发展和实现,确保在整体上达到信息化建设[1]。

二、信息时代档案管理工作中存在的问题

(一)规划与设计滞后

通过实际工作情况的分析,在信息化时代发展下,执行的档案管理工作设计和规划工作中还存在一些问题。导致其问题的产生,主要是在空间上实现档案资源生成与划分期间,受权限、资本、标准等方面的限制,无法在全国范围内达到统一发展。同时,档案信息也并不是固定不变的,在对档案信息系统教学设计期间,存在明显的盲目性。比如:电子文件、档案信息化建设,都会在一个部门进行开展,但是,其存在的信息是逐渐变动的,在信息化档案管理工作和设计工作中,面对很大难题,这种盲目性将影响档案信息资源的真实性和完整性,也无法为其发展提供保证[2]。

(二)服务观念与方式落后

在近几年不断进步和发展下,档案管理工作中的服务对象产生很大转变,基于基层服务,向外部逐渐扩展和延伸,其整体的覆盖面积也在逐渐扩大。但是,档案信息服务工作具备的保密性和安全性将受到很大影响,整体上获得的经济效益和社会效益将对其造成较大阻碍。

(三)法规体制不完善

在档案信息化管理工作中,尽管国内已经制定了相关的法律法规,但是,在整体上还无法形成系统,需要对其进一步加强和完善。为了对其中存在的问题进行解决,要在不同的发展方面进行完善,尽管如此,信息时代发展下,实现的档案管理工作是通过计算机、网络等现代技术来实现的,但是,其制定的相关标准还无法符合国际化发展需求,在对档案信息进行处理过程中,未构建统一标准,针对行业的标志、档案属性等,都未构建出适合的建设标准,在这种情况下,不仅影响档案信息管理系统的科学应用,也无法保证整体水平的提升。

(四)信息共享问题的产生

在当前的档案管理工作中,为了对其创新和发展,需要对重点问题进行分析。但是,档案管理工作中还存在信息共享问题,需要对其进行优化解决。对于相关部门的职能和工作作风,在实际开展期间,无法基于服务型来开展。同时,原有的大量审批顺序,也无法实现各个部门之间的相互合作。

三、信息时代档案管理工作的实践创新对策

在信息时代发展下,档案管理工作中还存在一些问题,为了对其实现现代化进步,需要在实践工作中对其创新,并提出合理的执行对策,确保在实际执行下,促进档案管理工作的稳定执行,也为工作总体进步提供保障。

(一)规划与设计工作的实现

在新时期的时代发展下,随着信息化技术的发展,对档案管理工作进行创新,要对其进行规划和设计。其中,需要在几方面进行完善。第一,针对一些分割的状态,需要在管理工作中对档案数据进行归档,实现整体的科学整合与发展,并对当前的文件信息进行分类,保证信息的共享化。第二,实现档案管理工作的数字化发展,在实际执行期间,要根据实际情况和企业的发展情况,实现电子文件的信息化管理,也要在管理期间渗透文档,确保能实现信息资源的集成化[3]。

(二)服务观念和形式的转变

在档案管理工作的信息化发展工作中,对服务观念和服务形式进行转变,将保证工作效率的稳定提升。在整体执行下,需要促进工作人员意识的提升,认识到信息化时代下的档案管理工作重要性,并对其进行创新发展,确保将该工作地位进行提升。不仅如此,对于一些保密性较强的档案,还需要在整体服务工作中,加强对领域的研究。在档案管理工作中,还需要对工作进行指导,并在信息时代发展下,对档案管理工作中存在的弊端和问题进行优化,以达到整体的扩展与发展[4]。

(三)管理体制的创新

在档案管理工作中,需要对相关机制进行创新。具体执行期间,要保证档案管理工作的集中化和统一化发展,也能为其发展提供更为有效的执行途径。在信息技术逐渐应用期间,为了实现工作的长期发展,需要在档案管理工作中,将其其信息技术进行结合。工作中,我国的档案管理工作还需要进一步提升,在对档案进行使用过程中,需要为其发展提供便利条件。在集中化管理工作中,是针对我国较为分散的档案信息系统,对硬件和软件科学选择,保证在积极管理工作中,实现制度的优化发展,也能在每个部门发展下,为档案管理工作的自动化发展制定统一标准,实现技术规范和硬件、软件的统一执行,以确保在整体发展下,达到档案管理工作的创新性发展[5]。

(四)建设应用系统

在信息化时代发展下,对档案管理工作进行创新,需要在系统应用模式下,为其提供技术保障。基于对应用系统提出的要求,在对其进行建设和设计工作中,不仅要对功能设计进行分析,還需要对其具备的通用性、实践性和实用性做出研究。同时,实现应用系统的建设,还需要对其中的硬件、软件进行分析,构建更完善的发展平台,保证在信息技术应用下,实现应用系统的充分应用,确保在总体上为档案管理工作提供保障[6]。

(五)建设人才队伍

在对人才队伍进行建设过程中,需要为其提供多种方式进行培训,保证工作的针对性开展。在执行期间,特别要加强计算机的应用。在对人员进行培训过程中,管理人员需要掌握信息技术相关的知识,促使人员技术水平的提升,保证档案管理工作的信息化发展。在档案管理工作中,还需要对工作人员进行宣传,使工作人员掌握档案管理工作方面的知识,学会在期间对其有效应用,打造专业化的人才队伍,在这种执行条件下,不仅能为档案管理工作提供保障,也能在现代化信息发展下,达到整体的有效进步。

总结:

在新时期发展下,信息化趋势更为明显,加强人们对档案管理工作的重视。档案为我国的社会资源,与人们存在紧密联系。但是,档案管理工作与信息技术进行结合,对其工作创新,能激发工作人员的自身思想,也能在各个工作发展下,对整体进行维护。

参考文献:

[1] 高晶.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的几点素质和能力[J].办公室业务,2016(3):147-147.

[2] 王超.信息时代档案管理现代化建设的思考[J].卷宗,2017(33):20-20.

[3] 孟丽君.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].黑龙江科技信息,2015(28):170-170.

[4] 陈瑾.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].中国科技投资,2016(18):232-232.

[5] 张玲.探析信息时代档案管理工作者应具备的素质[J].才智,2015(35):237.

[6] 曹武权.探讨信息时代档案管理的问题[J].中文信息,2017(6):18.

作者简介:

高毓琳(1968.10--);性别:女,籍贯:福建南安,学历:本科,毕业于暨南大学;现有职称:副研究馆员;研究方向:档案;

信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

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