关于物资采购的集中管理和财务核算分析

2017-12-09赵祥芸贵州盘江煤层气开发利用有限责任公司

大陆桥视野 2017年16期

赵祥芸/贵州盘江煤层气开发利用有限责任公司

关于物资采购的集中管理和财务核算分析

赵祥芸/贵州盘江煤层气开发利用有限责任公司

随着我国经济建设的飞速发展，企业之间的竞争越来越激烈，为了能在激烈的竞争中脱颖而出，各大企业通过各种各样的管理模式来提高经济效益。而物资采购的集中管理工作和财务核算分析直接关系到企业的成本，更影响到企业的可持续性发展。只有在日常工作中不断规范物资采购流程，加强各个环节的控制管理，并进行严格的财务核算工作，才能真正提高企业的市场竞争力，推动企业健康、稳定、高效的发展。

物资采购；集中管理；财务核算；分析

引言

物资采购的集中管理就是为了生产所需而进行集中采购，包括物资的储备、控制、配送以使合理使用等等，通过科学的物资采购集中管理可以有效的降低企业的生产成本，提高企业的经济效益。

一、物资采购集中管理和财务核算的重要意义

在我国信息化时代背景下，各企业为了能够适应新形势下新的管理模式，提高企业的综合竞争力，只有在不断的发展中对物资采购进行集中的管理和严格的财务核算，这样才能让企业的资金得以有效管控，经济效益得到有力的保障。

1.节约采购成本。

物资采购集中管理和财务核算是对企业物资采购成本最有效的管控方法，因为在企业正常的生产和运营当中，物资采购将是一笔非常大的开支和消耗，只有合理的进行物资配置，降低采购频率，才能有效的降低企业物资成本的增加，为企业的长效发展奠定基础。

2.控制流动资金。

从我国企业发展的现状来看，很多企业不能够正常运营的根本原因就是没有流动资金可以使用，从而导致资金链不流通，而这些流动资金主要是由生产资金、储备资金以及成本资金所构成，尤其是企业的储备资金更是保证企业正常运营的关键，如果可以通过物资采购的集中管理，能够有效的压缩储备资金的使用量，就等同于为企业创造更多的发展契机，让企业进入良性发展的轨道。

3.促进企业长期发展。

如果不进行有效的物资采购控制，就会使企业出现大量的物资浪费，或盲目采购、物资积压等等的现象，而这种现象不仅会造成企业资金的占用，而且还会让企业陷入一个疲于管理的境地，而只有对企业物资采购进行集中的管理与财务核算，才能有效的规避这种风险的发生，促进企业的长期、稳定发展。

二、物资采购集中管理的方式和方法

1.集中采购。

传统的采购方式具有很大的约束性，总是企业需要什么就购进什么，是采用分散采购的方式进行的。这种采购方式不仅浪费时间，还浪费了大量的人力。而在企业采用集中采购的方式以后，企业可以成立专门的物资采购机构，对各部门所需的物资进行集中的统计、分类和整理，然后再根据实际情况来制定合理的物资采购计划，统一进行价格的咨询、质量的对比以及供应商信誉度的评价，最后选择价格最低、最科学合理的采购方案去进行集中采购。这种集中采购的管理模式可以在很大程度上节约人力、物力和财力，为企业节省大量的开支。

2.集中仓储。

所有的企业都有自己的仓储部门，只不过设置仓储部门的方式不同，部分企业会在各个分部门内部设置单独的仓库，方便自己进行物资的领取和使用。但这种设置方式却不便于集中管理，资金的占有量过大。于是集中仓储的管理模式就轻松的取代了这些零碎的小仓库。而这种集中仓储的管理模式，不仅设置有物资验收区、理货区、储存区、配货区和办公和管理区，还可以达到所有物资的共享，使采购流程变得清晰且易于管理。仓储验收区可以对所采购的物资进行一一清点，而后分类再入库。而仓储理货区则可以根据物资的用途来进行分类存放。储存区则是物资摆放的地方，仓储部门的工作人员按照企业需要可以把整个仓储空间划分成不同的区域，并进行明确的标记，以便于物资领用的方便性和快捷性。配货区是企业各部门进行物资领用的区域，大家可以在配货区完成物资的领用工作。物资办公管理区是对整个仓储部门进行统一管理和控制的区域。比如说物资的退、换货，补货以及各种问题的处理和解决。进行集中仓储、集中管理的工作流程不仅便于物资的高效管理更缩短了物资采购及分配的过程，提高了物资流通的速度和效率。

3.集中配送。

改变传统的部门自行领料模式，改为由仓储部门的集中配送方式。仓储部门可以根据各部门所报送的用料计划，进行合理的分类和集中的配送。这种管理模式可以有效的管理各部门物资滥用的情况，为企业节约成本。

4.集中结算。

集中结算的放式就是对企业各部门的物资采购资金进行统一的核算和管理，这种结算方式，可以有效的控制企业在采购过程中所出现的人为控制价格现象，制止各种吃、拿、卡、要等不良现象的发生，而且还可以集中结算的方式建立合适的资金保障制度，促进物资采购集中管理工作的顺利进行。

三、物资采购集中管理中的财务核算分析

财务核算是物资采购集中管理过程中极为重要的一个环节，采购的各个流程都离不开财务的核算工作。通过严格的财务核算、审查和监督工作，可以有效地防止采购环节中出现贪污、受贿现象，保证采购过程的公平、公正和客观性，提高采购效率，降低企业的生产成本。

1.制定合理的物资采购计划。

企业的各个部门根据自己的实际要求来填写物资采购计划单，交给物资采购部门。而当部门提出这样的采购申请以后，采购部门就可以按照大家的物资申请需求，再结合物资的预算计划、库存数量、存量指标，来开具详细的物资采购明细单，明细单上一定要标注清楚物资的名称、规格、所需采购的数量以及使用的时间、注意事项等等，这样不仅便于采购，更有利于财务部门的审查，当物资采购计划完成以后，需要经过主管领导签字确认之后，才能再进行财务部门资金额度的审批。因此，财务核算工作是物资采购工作开始的关键。

2.做好采购前的准备工作。

当上级的采购审批下来之后，便可进行物资采购前的准备工作，比如说物资价格的查询、与供应商价格的商谈等等，这样在做好采购前的准备之后，才可以进行采购合同的拟定，财务部门负责对物资采购合同中的金额及付款方式进行严格的审核。另外，物资采购合同拟定好以后，有必要让法律事务部门进行会审，以保证合同条款符合法律条例，受法律保护，避免因为与法律法规相冲突，而引起不必要的法律纠纷，影响企业的声誉和效益。

3.对物资采购过程进行全面审核。

物资采购成功办理入库之后，所有的手续基本已经齐全，这时财务部门需要对其所收到的采购单据进行仔细的检查和核实，确保所采购的物资已经安全入库，保证采购物资及采购单据、凭证等等的齐全性。

4.物资的领用及盘查环节。

企业在进行物资领用时，必须要求出具领料单据，而且领料单上必须要有相关人员以及主管领导的签字，这样才能到仓储部门领取到相应的物资。并且这份领料单据至少要一式三联：一联留取存根、一联交到仓储部、一联送给财务部门。这样到了月底的时候仓储部门把采购数量及库有数量进行核对，并将数据报到财务部，财务部门就可以依据票据信息对仓储入库以及领料情况进行核查和盘点，直到对所有数据都确认无误之后，才能进行物资采购的成本核算，做到账实相符。

5.物资采购报销入账。

根据物资采购管理中所签订合同的规定，只要进行物资采购就需要由财务部门为其付款。也就是说采购部门进行物资采购供货之后，供应商必须给采购人员开具采购发票，而财务部门只有见到采购发票、购货计划以及入库单据之后才能进行核算、入账和付款。另外，各项单据需要由相关部门主管领导确认签字，方可生效，而财务部门需要严格把控的环节就是要保证所有单据的齐全性和规范性。