文书档案管理工作的创新策略

柳斐

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.30.130

摘 要：文书档案指的是机关、团体、企事业单位以及各种组织在行政管理活动中产生的收集整理档案的各类文件档案，比如命令、指示、公告、请示、通知、会议记录、工作计划以及工作总结等。文书档案管理对各单位以及企业的实际工作具有指导作用，也对提高工作质量以及工作单位的整体发展具有至关重要的作用。本文分析了文书档案管理存在的问题，并提出了相应的创新策略。

关键词：文书档案 管理 创新策略

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）10（c）-0130-02

文书档案记载着社会发展的历史进程，也记录着各项工作所取得的成果，客观反映出工作单位各类问题的处理过程、领导决策以及规范管理的实施和成果，为以后工作提供了可靠的依据。随着社会的不断发展，文书档案管理工作如何创新，以便为工作单位提供及时、准确、系统的档案信息，满足工作单位日常生产经营和未来发展各方面的需求，将是工作单位文书档案管理工作要面临的巨大挑战。

1 文书档案管理工作存在的问题

1.1 缺乏管理制度

我国目前虽已形成了一定的文书档案管理制度，但管理制度和现代化的发展需求还是难以相适应，导致在实际管理中出现很多问题。在文书档案管理中，往往着重整理及收集档案，卻忽视了其实际应用，造成档案的效果很难得到充分发挥。同时管理工作中重视档案的整理和保存，对文书档案管理工作的服务性就较为忽视，导致影响了工作的有效性。此外，管理制度的缺失还表现在案卷标题不规范、档号不规范以及组卷混乱等情况。

1.2 文书档案管理工作人员的素质较低

文书档案管理工作在很大一部分人看来，似乎人人都可胜任，其技术性也不强，其实不然。文书档案管理工作的专业性很强，且很繁杂，需要有关人员具备一定的管理能力，所以对文书档案管理人员的素质要求更高。但是实际工作中，管理人员大多年龄偏大，由于其工作枯燥，难以及时补充新鲜血液，再加上还是沿用老一套的文书档案管理方法及管理思路，导致工作效率低下，难以进行有序、科学管理，严重阻碍了档案管理工作创新。

1.3 重视度不够

单位及有关部门领导人员对文书档案管理工作的认识不够，未能及时认识到文书档案管理的重要性，并且抱着得过且过心态，未想过提升其管理技术及管理理念，导致文书档案管理工作存在严重的滞后性，有部分文书得在几个月后才能进入管理系统，使得有关部门难以及时运用文书档案开展活动。由于对文书档案管理工作的不重视，许多单位就会比较忽视工作方式及设备的更新，造成管理工作无法和现代社会相适应。比如资金不足导致未配置计算机管理设备，进而影响管理效率；单位文书档案管理理念等未及时更新，工作人员无法认识到其工作的重点，造成做了许多无用功，使文书档案管理工作的效率大大降低。

2 创新文书档案管理工作的策略

2.1 创新文书档案管理制度

要想使文书档案管理工作顺利开展的一个重要途径就是创新文书档案管理工作制度。创新制度应以工作单位的实际需求及发展的需求为基础，并在其原有的文书档案管理制度的基础上进行合理完善，以弥补原有制度中的不足之处。还可充分借鉴、吸纳一些当前国内外较为先进的文书档案管理策略和经验，从单位的实际出发建立一套符合自身实际情况的管理制度，并确保创新的制度能和单位的日常工作开展情况相统一及协调，确保创新的管理制度和目前现代社会的发展相适应，从而提升文书档案管理制度创新的科学性、完整性及有效性。在创新制度中应紧跟时代的发展步伐，取其精华并去其糟粕，对现有的管理制度进行改革创新，同时，确保文书档案管理制度和工作责任分配与工作单位领导体制能协调及适应，从而使质量监督体系得到不断完善，提高文书档案管理的效率和质量。

2.2 提高文书档案管理工作人员的素质

提升文书档案管理水平的一个有效保证就是文书档案管理工作人员，所以档案管理单位必须加强文书档案管理工作人员的素质提升工作，并对管理人员素质进行创新管理，使其具备较强的专业技能以及较高的综合素质水平。为此，首先，工作单位应对有关文书档案管理工作人员进行定期有关工作能力的测试，以便单位能有效针对每个员工的不足之处科学制定培训计划，从而大大提高其思想认识及工作能力，使管理人员的综合素质以及有关工作能力得到有效完善和提高。其次，单位必须不断更新文书档案管理思想和管理工作理念，并以先进的思想和理念对文书档案管理的相关工作人员进行指导，尤其是现代信息化发展加快，单位的文书档案管理工作急切需要更加专业的人才，他们具备文书档案管理相关的专业知识以及技能，还具备管理领导能力，这样才能大大提升文书档案管理工作的水平。最后，建立激励机制以及奖惩制度，将工作晋升、物质奖励等激励手段和文书档案管理工作挂钩，以此从根本上解决传统文书档案管理中存在的问题，充分激发工作人员的工作热情。同时，通过奖惩充分激发出员工的工作积极性与主动性，使他们最大限度地发挥出工作热情，学习有关知识，掌握相关专业技能，从而创新文书档案管理工作，提高管理水平。

2.3 重视文书档案管理工作

单位领导人员及部门有关人员应正确认识文书档案管理工作，并让所有员工充分认识到文书档案管理工作对单位平时工作及未来发展的重要性，从而进一步加大文书档案管理工作的重视度。现代信息技术及网络技术高速发展，现代电子化文书档案管理工作已是大势所趋，单位应对文书档案管理工作在创新技术方面提供有力的支持，搭建电子化档案管理平台，建立相应的电子化信息库，并对电子化管理提供安全保障。单位要实现这些，均需投入相关电子产品以及引进相关人才，这样才能进一步提升管理工作的技术水平，从而紧跟时代的发展步伐，加快建立以及完善完整的文书档案管理体系，使文书档案管理工作高效、稳定进行，为部门相关工作的及时有效开展提供活力并提供参考资料和数据，进而制定出科学的工作方案。同时，还应该做好电子化信息档案管理的后期维护以及运营工作，从而有效保证档案电子信息化管理数据的信息安全与完整。此外，一些有条件的单位也可利用网络技术以及信息技术，和单位其他部门或其他单位尽力加强文书档案工作的联系，实现有关信息数据的共享，加强各部门之间交流和合作，从而大大提高文书档案信息服务质量和效率，为单位的发展及决策提供重要又有力的支持。

2.4 创新文书档案管理工作效率

单位要创新文书档案管理工作效率，真正实现提升文书档案管理工作效率。首先，应加大对文书档案管理工作的宣传力度，对单位文书档案管理工作的目的进行进一步明确，通过这种方法，才能真正提高其工作效率。其次，在单位文书档案管理的实际工作过程中，必须对管理工作进行协调，在提升工作效率的同时，也应重视及认识到和其他各部门间工作的协调性和统一性，大家在思想上对此有了共同的认识，才能在实际工作中对文书档案管理工作进行互相指导与改进，从而最大限度地提升其工作效率。最后，单位应对文书档案管理相关工作人员的工作经验积累，并从中不断找到自己在实际工作中存在的不足之处，不断进行改进，这对提升文书档案管理的工作效率将起到重要的作用。

3 结语

总而言之，我国文书档案管理工作存在缺乏管理制度、文书档案管理工作人员的素质较低以及重视度不够等问题。在管理工作当中，应加强各部门之间的良好协作，做好创新文书档案管理制度、提高文书档案管理工作人员的素质、创新文书档案管理工作效率等方面创新工作，提高管理技术以及水平，提高单位文书档案的利用率，促进单位的建设与良好发展。

参考文献

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