重点工程档案的收集与管理体会

肖梦蝶

摘 要：在项目初期重点工程档案的征收管理工作中，根据项目建设情况和规律形成情况，实现重点工程项目档案的总体规划，及时收集和整理相关资料，实现归档信息安全托管，促进重点项目顺利实施。本文主要分析重点项目档案的收集和管理，希望为重点项目的实施提供依据。

关键词：重点工程；工程档案；收集管理

重点工程项目档案主要包括项目提出、立项、审批、设计、施工和监督过程中产生的材料、形式、声像等材料信息。收集档案是档案管理与利用的基本环节。 重点项目档案的收集和管理仍然存在一些缺陷，这项工作也面临新的挑战。在新时期，档案工作者需要跟上时代步伐，确保项目记录的真实性，实现重点工程项目管理提高质量。

1 重点工程档案收集的重要意义

对重点工程的相关档案进行收集与整理，能够确保工程资料信息的真实性，这样所收集管理的档案才具有实际的使用价值，工程档案的收集工作需要在工程项目施工之前就开始，对重点工程开展的各项工作和操作流程进行全面的记录，只有这样才能实现对工程施工过程的有效监督。工程建设中产生的一份图表、一张纸质材料或者一段视频都可能是重要的信息资料，是工程建设施工的一份重要凭证。对于重点工程项目中一些细节处也不应该忽略，工程的设计环节及施工环节都是不可忽视的档案管理关键点，做到对资料的全面、详细的收集与整理。如果对重点工程档案的相关信息资料收集的不够细致、全面，这会对工程质量的追溯性产生不良影响，不能成为工程质量及责任问题的有效依据，进而对施工单位的声誉和经济效益产生不良影响，严重的情况下还可能会涉及到土地赔偿等问题。由此可见，在重点工程施工建设中需要对档案的收集与管理工作有一个足够的重视。

2 重点工程档案的收集

以湛江市鉴江供水枢纽工程为例，在这一水利工程的建设中档案资料的收集主要有三方面的内容，一个就是建设单位的资料，主要包含有工程相关的批复文件、招投标文件、报建手续、施工承包合同、建管指令、会议记录等[1]。第二方面的内容是监理单位的资料，主要有监理工作中制定的制度规划资料，监理日志、会议纪要、监理工作总结、监理抽检原材料的试验报告、监理通知等。第三个方面就是设计施工单位的资料，主要有工程前期的测绘成果、地质勘察报告、环境影响报告、施工日志、混凝土试验报告及其他原材料试验报告、竣工结算资料等等。工程的建设及施工单位需要成立专门的小组负责对工程资料进行收集与整理，在竣工阶段业主单位需要联合施工单位对收集整理的档案资料进行系统的分类汇总，将档案目录、备考表等填写完整之后装订成册，根据档案号实行清点，将完整、真实、详细的档案资料交由档案管理部门审阅存放。

3 重点工程档案收集中应注意的问题

在工程档案的收集过程中，一方面将收集工作贯穿于工程施工的全过程，这样有利于实现档案管理的规范化发展，实现工程档案管理制度的不断完善[2]。在不同的施工现场都设置一位专职或者兼职档案管理人员，负责该工地的档案收集。加强对档案管理人员进行档案管理业务的培训，使其能够对工程档案业务了解的更加全面、深入，促进档案收集通道的畅通。另外，需要注意对工程设计施工中产生的变更档案进行收集，随着地下连续墙、垂直铺塑等新的施工技术的应用，为档案的收集也带来了新的挑战，在这类施工技术中产生的资料信息通常是比较零散的，又因为地质条件、土壤、施工工艺等的限制，施工过程中就经常会出现方案的修改问题，从内容变更到修改文件的批复，包含其中的资料是非常繁杂的，涉及到的建设单位及人员也比较多，很容易出现遗漏。要解决这一难题，施工单位就需要明确档案的收集方法，将施工现场的档案收集人员作为各项资料文件的第一经手人，要求档案管理人员能够对各种新技术的应用原理有一定的了解，对施工中的原始资料做到及时收集，并交给专人保管。

4 重点工程档案的管理完善策略

1、重点工程准备及建设阶段的档案管理策略

在工程建设的初期阶段需要按照档案管理的相关要求，制定与本工程建设相符合的档案管理实施规范，在规范中明确档案管理部门的具体职责，严格对材料归档、案卷质量等的管理[3]。使档案管理工作从工程建设的初期就能够走上规范化、标准化的道路，使得档案工作的开展能够有章可循、依法办事。在水利工程的建设阶段，档案管理人员需要对工程建设的具体规划、建设规模、性质、施工进度等进行了解掌握，与工程资料员保持联系，使档案的收集管理工作能够从立项开始与工程进展同步前进，对工程施工任务的下达以及对施工进度、质量的检查等工作都需要在档案中进行备案，在分部、单位工程与整体工程竣工验收之前需要先对相关的档案进行仔细验收。

在鑒江供水枢纽工程档案的管理中，广东水电二局股份有限公司的档案管理人员就经常进入到施工现场进行检查、指导，并对工程技术人员、管理人员进行档案管理重要作用的宣传，使施工人员能够主动确保相关资料信息的完整度，对存在残缺的资料，档案管理人员则需要及时的在现场找到相关负责人员进行核对，对资料进行补充。对档案管理中发现的问题需要及时的进行改正，提高档案整编的质量，方便后期的档案验收。

2、工程竣工验收阶段的档案管理

为完善鉴江供水枢纽工程档案管理工作，规范鉴江供水枢纽工程竣工资料的整编，湛江市鉴江水利枢纽管理处结合工程特点，制定了《湛江市鉴江供水枢纽工程档案资料管理规定》[4]、《湛江市鉴江供水枢纽工程档案整编有关要求（一）》、《湛江市鉴江供水枢纽工程档案整编有关要求（二）》。规定中对工程档案资料归档范围、数量、质量、完成时间、档案移交等事宜都进行明确的规定。按照市档案局的档案管理要求编制了《鉴江工程资料整理装订暂行细则》，实现了档案工作的进一步细化，统一了标准，提高了档案管理的工作效率。对工程档案的验收需要严格把关，保证档案质量符合要求，在档案的验收环节，需要重视的是对前期文件、竣工图的编制等进行检查，如果工程工期比较长则需要采取分段验收的方式，促进工程档案验收的规范化发展。

3、规范表格填写及档案保管

为了便于档案的统一管理，需要对工程中产生的各类表格进行规范化的填写，原始记录是施工单位在施工现场的检查记录，施工人员应仔细填写，确保内容的真实性。为了更好的服务于工程建设管理，施工中还编制了《鉴江工程档案分类大纲》，将所有的档案分类严格根据大纲要求进行，形成电子检索目录，方便以后的检索与借阅，这样能够大大提高档案资料的利用率。档案存放的库房也具备了防潮、防尘、防盗、防光照等功能，提高了档案保管的安全性。

5 结束语

现阶段我国的水利工程行业发展迅速，人们对于重点工程进行档案收集与管理也更加的重视，只有对工程档案进行科学有效的管理，才能实现对工程资料的循环利用，使得档案能够在工程建设中发挥出最佳的借鉴指导作用，对工程的具体运行及安全建设有着密切的影响，对施工前期及施工过程、竣工阶段的资料收集与管理是重点工程建设中不可缺少的一项工作，实现对档案的充分利用，为重点工程建设提供更加优良的管理服务。

参考文献

[1]陆猛.论水利工程档案的收集和管理[J].建材与装饰，2015，（50）：80-81.

[2]童敏，柳宁.新形势下水利工程档案管理工作的思考[J].江苏水利，2016，（03）：70-72.

[3]张明.浅析水利工程档案资料的收集与整理[J].农业与技术，2016，36（20）：248.

[4]刘明忠.水利工程档案收集及管理中的几个问题[J].现代农业，2015，（05）：110-111.endprint