信息时代档案管理现代化建设的思考

王超

摘 要：信息时代的档案管理现代化建设最主要的内容就是将原本的纸质档案向电子档案进行转化，并且合理利用电子档案进行档案的管理和应用工作。我国在电子档案的转化以及应用方面尚处在发展阶段，与大部分发达国家的档案管理方式而言我国的档案管理方式还较为落后，为了适应信息时代档案管理工作的要求对档案管理进行信息化建设是极为必要的。不过就目前来看我国的档案管理现代化建设还存在着诸多问题，无论是档案管理人员的素质还是对于信息化建设的认知亦或是硬件的配套都无法达到完全不如信息化时代的要求，本文将对信息时代档案管理现代化建设进行深入分析，从而找到解决我国目前档案管理现代化建设中存在问题的对策，从而助力我国档案管理的快速发展。

关键词：信息时代；档案管理；现代化；建设；思考

1 档案管理现代化建设的重要性

在信息化时代档案管理为了能够符合时代潮流进行现代化建设是极为必要的。首先，档案的介质有原本的纸质档案向电子档案转化在这种情况下为了能够提高电子档案的利用效率那么通过互联网技术对电子档案进行应用就成为了最佳的应用方式之一，其次电子档案的安全性必须由高素质的电子档案管理人员以及较为先进的网络安全技术进行保证而无论是高素质的电子档案管理人员还是先进的网络安全技术都需要依靠档案管理的现代化建设来完成。因此，对于档案管理而言只有其与时俱进进行现代化建设才能够在最大程度上緊跟时代潮流更好地人民与国家服务。

2 档案管理现代化建设存在的问题

2.1 缺少对档案现代化建设的认知

档案管理工作的重要性是不言而喻的，但是许多单位的领导并没有意识到档案工作的重要性，对于档案管理的现代化建设也没有深刻地认识，并没有将档案管理当做一项硬性工作任务，使得其并不重视档案管理的现代化建设，这些领导大部分都认为档案管理现代化建设工作只是一种辅助性的工作，没有必要投入大量的时间与经费来进行建设，因此导致很多单位在档案管理现代化建设过程中始终有着消极怠工或者是得过且过的思想，从而没有将档案管理的现代化建设工作落在实处。部分单位领导的这种对档案管理现代化建设认识的缺乏是导致目前档案管理现代化建设缺少物质基础以及人力资源的最重要原因之一，加上有些档案管理人员由于年龄较大对于新鲜事物的接受能力有限所以也本能地对现代化建设存在抵触情绪，并且认为档案工作就是简单的抄写和保管工作，对档案管理工作的认识与现代管理发展已经不相适应。

2.2 档案管理工作存在不规范现象

由于目前我国的档案管理工作正处在过渡时期，纸质档案与电子档案并存因此增加了档案管理的难度。档案管理人员要么是刚走出校园适应于电子档案管理的大学生要么就是已经从事多年纸质档案管理工作的档案管理者，他们很难适应于目前纸质档案与电子档案并存的档案管理模式。这就造成了他们在工作当中有着许多不规范现象，例如对于电子档案的建立较为生疏，不会使用计算机为档案建立目录索引、案卷整理的质量不高；关于案卷的目录或者文件目录的命名较为简单和概括的笼统不细致；档案内容不科学，出现重复、错误以及漏掉等问题；档案管理中使用的检索工具与格式不统一；一些档案内容的字迹模糊，而且尚未进行修复，也未进行技术处理；一些工作人员身兼数职，在工作中投入的精力不足，严重影响到档案管理的水平。

2.3 档案室中硬件基础较差

传统的纸质档案保管并不需要太多的专业电子设备，而电子档案管理则需要计算机以及计算机网络的配合，目前我国许多档案室的硬件基础较差很多档案室的电脑硬件落后且没有相关的网络安全防护，导致电子档案管理的安全性和效率性受到了严重影响。还有许多档案室较为狭小且潮湿对于档案保管影响较大。部分纸质档案 因为投入经费不足，管理设备不齐全，很容易导致档案材料在储藏过程中出现霉变、蛀虫等现象，严重影响到档案的美观性、整洁性以及完整性，环境设施的落后成为档案管理现代化建设的重要瓶颈问题。

3 解决目前档案管理现代建设中存在问题的对策

3.1 对档案管理现代化建设的重要性进行宣传

想要进行档案管理现代化建设首选就要让相关单位领导明白档案管理现代化的重要性，要让他们清楚地认识到档案管理的现代化是一件极为重要的工作而不是一向可有可无的鸡肋工作。只有相关领导明白了档案管理现代化建设的重要性才能够自觉引导和组织加强档案管理现代化的建设。增强责任感，更积极主动的投入精力和经费，加强档案管理现代化的建设。

3.2 档案管理现代化建设统一规划，实现全面协调发展

关于档案管理现代化建设，主要内容包括思想观念、管理手段、硬件配套、服务方式以及工作人员的综合素质能力等多方面的内容。因此在建设过程中，要统一规划，实现这些方面的协调发展。此外，实现档案管理现代化建设的目标，不仅需要各级单位领导的支持与重视，内部各个部门工作人员之间的紧密配合，而且还要以来同级党委与政府以及相关部门对工作的支持和帮助。因此，这项工作属于一个复杂和系统的大工程。因此，档案管理现代化建设一定要以本地区、本行业以及本单位的实际情况相结合，从全局现状统一规划制定发展战略，实现全面协调发展。

3.3 加强对档案管理现代化建设中标准与规范的要求

没有规矩不成方圆，对于档案管理现代化建设而言建立和规范管理流程以及管理方法是十分重要的，应当说拿出一套切实可行的现代化档案管理规范是实现档案管理现代化建设的重要条件之一。因此，在档案管理的过程中首先要规范现代化档案管理的各类行为，例如对电子档案管理时注意信息的安全不将外来U盘、硬盘直接与电子档案存储电脑连接、不轻易使用电子档案管理系统中的电脑进行非工作的浏览和下载等等。

4 结束语

档案管理现代化建设在已经到来的信息化时代中是有着重要意义的，档案管理单位应当充分重视档案管理现代化建设工作的开展，从而确保我国的档案管理工作能够与时俱进，为我国的发展发挥出更大的作用。

参考文献

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[2]秦爱华.当前我国档案管理问题及对策分析[J].淮南职业技术学院学报，2012（6）.

[3]王丽华.小议我国档案管理存在的普遍问题[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2010（10）.endprint