大数据背景下人事档案管理创新途径

2017-12-01刘芳

长江丛刊 2017年24期

关键词：纸质管理人员管理工作

刘芳

大数据背景下人事档案管理创新途径

刘芳

本文以大数据时代下事业单位人事档案管理存在的问题为研究视角，进一步介绍创新人事档案管理工作的建议，促使事业单位更好地挖掘和选用人才。

大数据事业单位人事档案创新管理

现代人事档案管理，主要管理内容包括本单位职工的人生经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现以及荣誉证明等文字材料，人事档案管理实际上是将档案资源进行分类、归纳，应用现代信息技术等多种手段，直接或间接满足人们档案信息需求的活动。在大数据时代，我国人事档案管理面临良好的发展基于，也存在巨大的挑战，大数据对现代人事管理工作带来巨大的变化，这一背景下，要抓住机遇，迎接挑战，不断增强档案管理意识，提高档案管理队伍的水平，使现代人事档案管理工作顺利开展。

一、人事档案管理中的不足之处

（一）管理者不够重视

大数据时代下，现代人事档案管理主要存在管理者不重视的问题。在档案管理上，部分领导对具体的档案管理工作不了解，或对档案信息管理平台的建设不重视，导致人事档案管理水平差，出现档案丢失、遗漏或杂乱无章等问题。此外，人事档案管理不重视还表现在管理人员的选择、管理手段以及管理制度的建设上，如：我国很多单位人事档案管理员选择门槛较低，人员专业素质不高，责任及服务意识不强等，在档案整理、分类、维护上不严格遵守相关管理标准，致使档案管理质量低下[1]。加之，大部分管理人员都是进行传统的纸质资料管理，计算机管理应用水平较差，由于缺少定期培训，对于更新换代的新型软件难以快速适应，导致人事档案管理工作出现各种问题。

（二）人事档案管理缺少充足的基础设施

大数据时代，人事档案管理信息化进程不断加快，但纵观当前的管理现状，发现现代人事档案管理仍旧存在基础配置差、管理形式单一的问题。目前，部分单位人事档案管理仍旧使用纸质统计方法，即使应用计算机进行档案记录、分类，但管理水平仍与发达国家存在较大差异，主要原因是计算机的硬件、软件配置较低，计算机在使用上容易出现各种故障，例如：存储受限、系统崩溃、维修难度增大等。而在防火墙等安全设施的安装上，软件安全性弱，容易受到病毒感染以及黑客攻击，档案的安全性有待提高。

二、大数据时代人事档案管理创新对策

（一）转变干传统的档案管理观念

事业单位进行人事档案管理时，管理人员要转变观念，认识到档案管理的重要性，提高重视意识、责任意识以及管理意识，全面提升人事档案管理的质量。具体做法如下：（1）要重视对管理人员进行培训，提高管理人员的专业素质。在培训中，可以聘任相关的专家以及计算机专家，定期对管理人员进行培训，一方面，培训管理人员计算机素质，让其能够快速应用现代各种计算机软件，同时，还要改变管理人员的固有观念，提高管理人员的信息安全意识，实现人事档案的信息化管理；另一方面，要重视培训管理人员档案管理的方法和知识，让其了解具体的管理流程，提高管理人员的基本素质。在培训指导时，注意开展多种形式的培训，将人工培训与网络学习结合起来，不仅能提高管理人员的学习兴趣，也可以节约培训时间，提高培训速度。（2）创新人事档案管理手段，要重视计算机的应用，针对机密档案可以应用纸质、计算机双备份的方式进行管理，避免计算机故障造成的档案丢失，管理人员针对档案管理中出现的问题进行收集整理、分析，研究最佳的管理方案，保障网络档案信息平台的长远发展。（3）在人事档案管理上，要想管理人员实现有法可依，就要建设相应的管理制度，让管理人员按照具体标准进行管理。同时，还要建设绩效考核制度，能够对管理人员的行为进行监管，做到赏罚分明，提高工作人员的工作热情。

（二）加强档案管理基础设施建设

事业单位人事档案管理上，要重视基础设施的建设。第一，开展档案管理工作时，主动建立网络管理平台，将档案信息存储在计算既中，如建设电子档案室等，为计算机配置高档软件和杀毒工具，改善软件、硬件设施，提高人事档案管理的环境；第二，加大资金支出，改建档案室，做好纸质档案的保存工作，避免出现潮湿情况损毁档案[2]。在纸质档案的管理上，要由专人服务，定时整理纸质档案，调整档案的位置，以便于进行档案管理。

在人事档案管理过程中，要重视信息安全化建设。首先，管理人员必须要强化安全意识，定时对计算机进行病毒清理，不了随意点击陌生链接；其次，加强计算机安全防护系统建设，构建多层防火墙，保护核心档案信息；最后，可以对机密档案信息建立秘钥，由管理队伍掌握秘钥，在档案调取上，要对人员的身份进行核实，最大程度的提高档案信息的安全性，从而提高人事档案管理质量。