如何做好重点工程建设项目档案管理工作

夏进刚

（珠海市城市建设档案馆，广东 珠海 519000）

如何做好重点工程建设项目档案管理工作

夏进刚

（珠海市城市建设档案馆，广东 珠海 519000）

重点工程档案不仅是工程建设过程和建设成果的真实记录，是工程验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据，而且是国家和企业的宝贵资源。结合重点工程建设项目管理工作中存在的问题，对进一步加强项目档案管理工作提出了建议与对策。

工程档案；建设项目；档案管理；管理制度

随着社会经济的不断发展，我国的招商引资规模不断扩大。重点建设项目的不断出现促进了我国经济的快速发展。重点工程项目的档案工作是对建设过程和建设成果进行真实记录，并作为工程质量的评价依据，也是项目投产后进行后续工作的主要依据，还是项目在交付使用后的必备条件。因此，建设项目档案工作者应对档案工作的基本状况进行合理分析，并结合项目管理的新形势和新要求，从而促进项目档案管理工作的进一步提高。

1 存在的问题及解决对策

重点工程建设项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据。目前，由于某些建设单位城建档案意识较弱，存在重工程建设、疏档案管理的现象；着眼于眼前利益，忽视永久保存利用的长远利益；重视新闻媒体的宣传效应，缺乏存档意识；注重文字材料的形成，轻视声像档案的收集保管，致使一些珍贵的档案资料四处散存。

重点工程的档案管理是由临时组合的人员，是一个由发改委、建设局等多家协管的临时单位负责，机构和人员均具有极强的阶段性、临时性和流动性。临时的工程单位、工作人员导致项目文件材料收集不齐，整理不规范。因此，我们要解决临时性问题，选配办公人员时注重同时选配具有城建档案专业知识的工作人员，建立工程管理制度时注重建立档案管理制度，布置和检查工作时注重布置和检查档案工作。

重点工程临时拼凑了人员，忽视了项目档案管理人员的选配、培训。各施工单位的工程管理人员虽然十分注重工程技术人员的“高配”，在能用高级工程技术人员时，决不会用初、中级工程技术人员。选配专兼职档案员时，一般而言文化层次较高，很多是大专或本科学历的知识分子，但却没有一名是从事档案工作的人员，未经过培训或具有档案专业学历、专业知识和专业技术的。因此，一些工程单位对档案工作也倾注了很大的精力，一些档案员也很尽心尽力，但都在凭感觉工作，其工作成果也就很不专业，不符合规范要求。要搞好工程档案的管理，决不能用一些人“凑合”，一定要像配备其他工程技术人员一样来配备档案专业人员。

由于工程具有临时性，决定了它不可能对担负工程档案工作的档案员进行长时期的专业培养，因此，应以选用现成的档案专业人才作为解决问题的主要手段。然而，这并不排斥对档案人员的短期强化培训，凡是在没有专业档案人员的情况下，就要更加注重对档案人员进行这种培训。要及时派送档案人员到所属的档案行政管理部门进行专业学习，使他们能尽快地担负起工程档案的各项管理。

施工单位条件简陋，忽视了档案硬件的配置，保管条件差，导致档案受损。工程的临时性决定了它的住房和办公环境的临时性和简陋性。人们想方设法地降低非生产性投入，尤其是施工单位，一般情况下都住在简易的工棚里，在床头或膝盖上办公，档案也就被人们与简陋的环境一起进行了“简陋”处理。施工单位想方设法降低非生产性支出是对的。但档案不是非生产性支出，对档案的支出即对生产的投入。工棚可以简陋，可以投最少的钱，但档案却不是“临时工棚”。工程完工后，工棚可以拆除，但档案却不可以“拆除”。它要与工程同在，它甚至永久存在。因此，尽管工地条件简陋，档案却不可以因此而简陋。我们可以用一间茅草棚设置档案专用库房，配上铁皮档案柜、灭火器。我们可以再配上1个档案的整理室。在竣工验收时，档案管理人员移交的不仅仅是一套规范的档案资料，而是一个完整的档案管理体系。

2 提高重点建设项目档案管理水平

要确保重点工程档案的完整、准确，必须建立健全结构严谨、内部和谐、体制科学、协调发展的档案法规体系。加强对重点建设项目档案工作的监督与服务，加强与重点建设项目管理部门、项目主管部门的联系，相互合作、互相协调、齐抓共管，加大对重点建设项目档案工作的督促、指导力度。

2.1 摸清底数，全程跟踪

与规划局、建设局、发改委加强联系，确定我市重大建设项目的数量与类别，建立固定联系人制度，分解任务，做到全程跟踪管理。

2.2 提前介入，分类指导

根据各个项目的特点，采取灵活多样的服务方式，前期介入，分门别类地即时指导。抓住文件材料形成与工程进度同时性的特点，从工程建设的一开始就确定专人负责技术文件材料的收集和积累工作，做到档案管理同工程建设同步。

2.3 强化过程管理和服务

在项目开工前、开始施工后、竣工验收时等各个环节一一严格把关，实现过程与结果的统一。在重点工程开工建设前，把工程竣工档案的质量要求告知建设单位，在重点工程的建设过程中，又主动地深入施工现场对施工、监理等单位如何编制工程竣工档案进行业务指导。

2.4 加大档案信息资源开发力度

应搞好重点项目档案的宣传和培训工作，结合重点建设项目的特点，加强对建设、施工、监理单位档案管理人员的培训，培训内容针对性、可操作性应较强。既讲解工程的建设程序及科技文件的形成、积累要求，又讲解国家有关重点建设项目档案工作的法律、法规、规定、标准，并进行现场操作示范、现场答疑。

2.5 保证档案完整、准确、系统

大部分重点建设项目从立项到勘测、设计、施工、监理、竣工验收等建设全过程的档案应得到较好的控制，档案的完整性得到基本保证。同时，注重加强档案管理的硬件建设，配置必要的档案办公和各种保护设施，使重点建设项目档案得到安全保管。

2.6 同步归档

重点工程建设档案现代化和信息化正在逐步扩展，声像、电子档案也要同步进行、同步验收、同步归档。目前，大部分重点建设项目法人、施工单位、监理单位明确分管领导，设立档案管理机构，健全档案管理制度；加大了档案现代化和信息化建设的经费投入。

2.7 做好竣工图的积累和编制工作

竣工图是工程建设中图实相符的依据，具有法律效率和凭证作用。应督促检查施工单位严格按照国家规定编制竣工图。在竣工验收时，重点检查竣工图的质量，坚决杜绝不编制竣工图的现象出现。

随着重点建设项目建设的发展，在城市建设方面，实施了一大批城市供水、道路、桥梁、绿化、管网改造和垃圾污水处理项目，大幅度地提升了城市的功能和形象。一卷卷档案，一部部史册，它凝聚着各级党政领导的心血和成千上万建设者的聪明才智，档案工作在为重点项目建设与发展中发挥出的作用越来越被人们所关注，我们档案人应抓住机遇，顺势而上，坚持依法加强对重点建设项目档案工作的监管，确保重点建设项目档案工作与建设项目同步发展，使档案工作为重点项目建设与发展发挥出更大的作用。

3 结束语

综上所述，重点工程建设项目档案反映了工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务、替未来着想的工作。因此，需要加强档案管理的基础工作，对档案资料进行有效管理和开发利用，从而促进档案管理水平的提高，实现大型建设项目档案工作的自身价值，为发展企业提供依据。

［1］赵盼.浅析工程档案重要性及现实运用［J］.山东水利，2017（02）.

［2］杨阳.浅谈工程档案的整理保存与应用［J］.办公室业务，2017（05）.

〔编辑：张思楠〕

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10.15913/j.cnki.kjycx.2017.13.098

2095-6835（2017）13-0098-02